- Правила зберігання та ведення трудових книжок
- Правила заповнення вкладишів і виписок з трудових книжок
- Співробітники, для яких ведення трудових книжок обов'язково
- Титульний аркуш трудової книжки: правила заповнення
- Порядок внесення записів до трудової книжки про прийняття, переведення, звільнення
- Оформлення трудової книжки сезонних працівників
- Правила оформлення трудових книжок при роботі за контрактом
- Оформлення трудової книжки про звільнення з фермерських господарств
Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. У трудовій книжці міститься інформація про стаж роботи та досягнення у професійній сфері власника трудової книжки. 48-я стаття КЗпП встановлює, що трудова книжка ведеться в обов'язковому порядку. 29 липня 1993 року Міністерства юстиції, соціального захисту і праці видали спільний наказ №58, яким затверджено Інструкцію, відповідно до якої правила ведення трудових книжок. Нижче будуть описані правила роботи при веденні трудових книжок на підприємстві.
Правила зберігання та ведення трудових книжок
27 квітня 1993 року уряд видав постанову №301, пункт 4 якого вказує, що за організацію зберігання, обліку та видачі трудових книжок відповідає глава підприємства. Іншими словами, глава підприємства видає наказ, в якому призначає конкретних людей, які відповідають за зберігання і ведення трудових книжок. Великі підприємства зазвичай використовують для цього інспектора з кадрів або ж цілий відділ кадрів. У дрібних фірмах ведення трудових книжок та особових справ співробітників зазвичай поєднується з веденням бухгалтерії або іншими організаційними обов'язками.
При влаштуванні на роботу людина зобов'язана надати трудову книжку, оформлення якої повинно відповідати законодавству. Якщо ж для працівника це перше в житті робоче місце, то трудову книжку йому повинні оформити на підприємстві. Тому кадровий співробітник повинен мати необхідні чисті бланки трудових книжок і вкладишів. Придбання цих документів здійснюється за кошти підприємства.
За статусом зберігання трудових книжок відповідають бланків суворої звітності. Тому для зберігання використовується сейф, ящик, зроблений з металу і закривається на ключ, і інші місця, обладнані особливим чином. В обов'язки співробітника, який відповідає за трудові книжки, входить ведення двох книг, в яких враховується:
- наявність бланків трудових книжок і вкладишів за типовою формою № П-9;
- рух трудових книжок і вкладишів за типовою формою № П-10.
27 жовтня 1995 року Міністерство статистики видало наказ №277, яким затверджені згадані вище типові форми щодо трудових книжок.
Не можна забувати, що, відповідно до Інструкції №58 (пункт 2.1), всі записи в трудових книжках і вкладишах повинні бути зроблені українською та російською мовами, для чого є відповідні розділи.
Правила заповнення вкладишів і виписок з трудових книжок
Вкладиш до трудової книжки. Документ надається в тому єдиному випадку, коли в необхідному розділі трудової книжки вже немає місця для записів. Відмітка про видачу вкладиша ставиться на титульну сторінку книжки, форма позначки - напис «виданий вкладиш» із зазначенням номера та серії вкладиша, а також штамп 10 на 25 міліметрів. Вкладиш слід пред'являти тільки разом з книжкою. При веденні вкладиша слід дотримуватися тих же правил, що і при веденні трудової книжки.
Виписки з трудових книжок. Часто співробітники, посилаючись на необхідність оформлення документів, звертаються до кадровикам з проханням про тимчасову видачу трудової книжки. Згідно з Інструкцією №58 трудова книжка може бути видана тільки в разі звільнення працівника, весь інший час її слід зберігати в відділі кадрів. Але зате співробітник може отримати завірену відділом кадрів виписку з цього документа. 3 липня 2008 року Міністерство труди і соціального захисту видало лист №2022, в якій роз'яснено правила видачі такого витягу.
Відповідно до цих роз'яснень, на титульному аркуші копії робиться напис «Виписка», і кожна з наступних сторінок забезпечена печаткою компанії, датою видачі та написом «З оригіналом звірено», підписаної керівником відділу кадрів, його заступником або іншою особою, що має на це повноваження .
Співробітники, для яких ведення трудових книжок обов'язково
Всі співробітники, що працюють за наймом не менше п'яти днів, повинні забезпечуватися трудовими книжками, які веде відділ кадрів, інспектор з кадрів або інша відповідальна особа. Це відноситься також до сезонних і тимчасових працівників.
Закон №973-IV, який регламентує ведення фермерського господарства (прийнятий 19 червня 2003 року), своє статті 3 (частина 1-а) вказує, що члени фермерського господарства, так само як і його голова, не зважають найманими працівниками. Проте, згідно із законом, трудова книжка повинна вестися і на них.
Не потрібно ведення трудових книжок в наступних випадках:
- якщо громадянин працює за цивільно-правовим договором;
- якщо мова йде про приватного підприємця, який одночасно є і роботодавцем, і працівником. Однак такі підприємці можуть поєднувати свою діяльність з роботою на будь-якому підприємстві за звичайним трудовим договором. В цьому випадку веденням трудової книжки повинно займатися підприємство;
- якщо громадянин працює за сумісництвом. Однак, якщо співробітник висловить таке побажання, в трудову книжку вноситься запис про сумісництво.
Титульний аркуш трудової книжки: правила заповнення
Дані, які повинні бути присутніми на титульному аркуші трудової книжки, такі:
- прізвище, ім'я, по батькові власника трудової книжки;
- день і рік народження співробітника;
- дата, коли була заповнена трудова книжка.
Також в трудовій книжці повинні бути присутніми підпис начальника відділу кадрів, або інспектора з кадрів, або іншого відповідальної особи, і підпис самого співробітника.
Іноді записи в трудовій книжці буває потрібно підправити. Один з таких випадків - зміна прізвища власника книжки. В цьому випадку Прізвище на титульному аркуші закреслюють, а нове прізвище вписують нижче. Ці зміни повинні бути описані на внутрішній стороні обкладинки трудової книжки, крім того наводиться посилання на документальне підтвердження внесених змін. Це вказівка підписується особою, яка відповідає за ведення трудових книжок і завіряється печаткою підприємства. Зразок подібної записи наводиться нижче.
Порядок внесення записів до трудової книжки про прийняття, переведення, звільнення
Ці записи вносяться до трудової книжки за такими основними правилами:
- Підставою кожного запису в трудовій книжці повинен бути наказ, номер якого і дата видання вносяться в четверту графу трудової книжки.
- Професія і посада співробітника в трудовій книжці повинна бути записана відповідно до наказу Держспоживстандарту №375 від 26 грудня 2005 року, який затвердив Класифікатор професій ДК 003: 2005.
- Відповідно до Інструкції №58 (пункт 2.4), запис про звільнення робиться в день звільнення. Що стосується записів про переведення та прийомі на роботу, вони повинні бути зроблені протягом тижня.
- Всі записи про переведення, звільнення і прийомі на роботу повинні бути пред'явлені співробітнику, що підтверджується його підписом в Особистою картці навпаки копії запису з трудової книжки. Особиста картка ведеться за типовою формою № П-2, яка була затверджена 25 грудня 2009 року наказом №495 / 656, який спільно випустили Міністерство оборони і Державний комітет по статистиці.
- Запис про звільнення з підприємства повинна бути підтверджена в трудовій книжці печаткою організації та підписом особи, яка відповідає за ведення трудових книжок.
Оформлення трудової книжки сезонних працівників
Для таких робіт використовуються трудові договори, укладені на певний термін. При цьому, як уже зазначалося, має здійснюватися ведення трудових книжок. Запис про прийом на роботу виконується за звичайними правилами, загальним з прийомом на постійну роботу. 29 травня 2007 року Міністерство праці та соціальної політики розповсюдило лист №126 / 13 / 133-07, в якому говорилося, що в трудову книжку не слід заносити згадки про те, що робота була тимчасовою. Проте, вказівка на тимчасовий характер роботи має бути внесено як в заяву про прийом на роботу, так і в наказі про такий прийом, а не в трудовій книжці. Закінчення терміну дії трудового договору, як це обумовлено в КЗпП (стаття 36, пункт другий), може бути вказана в наказі про звільнення як причина такого звільнення. При цьому в трудову книжку заноситься запис такої форми:
Правила оформлення трудових книжок при роботі за контрактом
Трудовий договір може бути укладений у формі контракту, де угодою сторін визначаються умови припинення дії договору, обов'язки, права і відповідальність сторін договору, а також термін дії угоди.
Законодавство (КЗпП, стаття 21) особливо обумовлює ті випадки, коли може бути укладений контракт. Як вказує Закон №973 в своїй статті 27, контракт, наприклад, може бути укладений при роботі в фермерському господарстві.
Зазвичай у контракту є чітко обумовлені часові рамки. При прийомі на роботу в трудову книжку вноситься звичайна запис, в якій нічого не говориться про часові рамки роботи. Як зазначено в КЗпП (стаття 36, пункт другий), термін закінчення дії контракту може бути підставою для звільнення співробітника.
Оформлення трудової книжки про звільнення з фермерських господарств
Якщо працівник виходить зі складу фермерського господарства, або якщо він звільняється з такого господарства, де працював за контрактом або трудовим договором, то в його трудовій книжці повинна з'явитися запис про припинення членства в господарстві або про звільнення відповідно. Для підтвердження запису в трудовій книжці має бути присутня, як це зазначено в Інструкції №58 (пункт 4.1), печатка органу, що представляє в цьому місці державну виконавчу владу, а також підпис особи, відповідальної за ведення трудової книжки.
ПравоЦентр
