У попередньому номері журналу ми розглянули варіанти організації роботодавцем кадрової служби. Сьогодні зупинимося на питанні, яким часто задаються як перед роботодавцем, які приймають на роботу нового кадровика, так і перед працівником, які прийшли на нове місце роботи і отримують «у спадок» кадрову документацію. Як передати справи працівника, який звільняється, на що слід звернути увагу при прийомі справ і як поступати в тому випадку, якщо в процесі роботи буде виявлено відсутність необхідних кадрових документів або вони будуть невірно заповнені?
Читайте також:
Процедура прийому-передачі справ не регламентована законодавством, і перед роботодавцем досить часто постає проблема організації передачі зберігаються в кадровій службі справ і знаходяться в роботі документів новому працівнику, який буде прийнятий на цю посаду. Ідеальним варіантом був би прийом на роботу нового працівника (приймає справи) до звільнення колишнього працівника (який передає справи). Однак, як правило, новий працівник замінює «старого» і повинен надійти на вже звільнилося місце, інакше роботодавець порушить штатно-фінансової дисципліни.
Оформляти зі звільненим працівником з метою прийому-передачі справ договір цивільно-правового характеру, наприклад по наданню послуг з передачі справ, неможливо, оскільки, по-перше, робота повинна проводитися в рамках робочого часу, по-друге, кадрова документація містить персональні дані працівників організації з обмеженим доступом, а також з інших причин.
Не всі роботодавці мають можливість ввести в штатний розклад додаткову штатну одиницю, щоб забезпечити одночасну роботу протягом певного проміжку часу двох працівників по одній посаді. Хоча така рекомендація законна і їй користуються ті роботодавці, які вільно можуть вносити зміни до штатного розпису без фінансових наслідків.
Найчастіше прийом-передача справ здійснюється через «третю особу». Наприклад, фахівець з кадрів перед звільненням передає справи начальнику відділу кадрів, а той, у свою чергу, вводить в курс справи знову прийнятого фахівця.
Незалежно від обраного роботодавцем способу прийому-передачі справ у кадровій службі, працівник, прийнятий на роботу, може прийняти справи з дотриманням певної процедури і оформленням акту прийому-передачі справ або без дотримання процедур і оформлення спеціальних документів.
У разі коли процес прийому-передачі справ у кадровій службі закінчується оформленням спеціального акта, працівникові, який приймає справи, радимо не ставитися до цієї процедури формально. Для прийнятих за актом документів повинні бути встановлені:
- комплектність;
- відповідність їх змісту і форми вимогам нормативних актів;
- дотримання правил обліку і зберігання.
Приклад оформлення акту прийому-передачі кадрової документації
збільшити зображення
Всі виявлені недоліки повинні бути закріплені в акті прийому-передачі справ.
Якщо працівник кадрової служби не приймав свою ділянку роботи з дотриманням певної процедури, не мав достатнього часу для перевірки кадрових документів та не підписував акт прийому-передачі кадрової документації, це не означає, що він не буде нести відповідальності при виявленні в майбутньому саме ті документів або помилок , допущених його попередником. У цій ситуації прийнятий на роботу працівник повинен провести аудит кадрової документації та роботу по виправленню помилок свого попередника.
У разі виявлення недоліків у веденні кадрового діловодства рекомендуємо звернутися до роботодавця з доповідною запискою, в якій будуть відображені основні результати аудиту кадрової документації. Посадова записка повинна також містити прохання про створення спеціальної комісії з перевірки стану роботи з кадровою документацією.
Приклад оформлення доповідної записки про недоліки у веденні кадрової документації
збільшити зображення
Комісія повинна бути створена наказом керівника організації. У наказі слід визначити не тільки склад комісії, а й цілі, і терміни її діяльності.
Приклад оформлення наказу про створення комісії з перевірки стану роботи з кадровою документацією
збільшити зображення
Результати роботи комісії оформляються відповідним актом. Матеріали цього акту повинні містити всі відомості про втрачені і не оформлених своєчасно документах, а також про документи, що підлягають відновленню, додаткового оформлення чи виправленню.
Приклад оформлення акта перевірки стану роботи з кадровою документацією
збільшити зображення
