- В яких випадках складають доповідні та пояснювальні записки
- Коли і хто складає доповідні
- Хто і для чого складає пояснювальні
- Загальні правила оформлення доповідної і пояснювальної записки
Різного роду записки - істотна частина внутрішнього документообігу організації. Підкажемо, як без помилок скласти і оформити доповідну і пояснювальну записки. Скачайте готові зразки.
Скачайте 5 готових зразків:
В яких випадках складають доповідні та пояснювальні записки
Для оперативного обміну інформацією між підрозділами, окремими працівниками та зворотного зв'язку з керівництвом в організації складають різного роду записки. Доповідна записка, пояснювальна записка, службова записка - приклад внутрішніх документів, на основі яких приймають кадрові та виробничі рішення.
І, якщо службову записку складають, щоб вказати на наявні технологічні недоліки, що заважають якісному виконанню трудових обов'язків, то цілі, з якими складають доповідні та пояснювальні записки інші. Як правило, такого роду записки стосуються кадрових питань, випадків порушення трудової дисципліни або несумлінного ставлення до виконання трудової функції.
Зверніть увагу! Доповідні і пояснювальні записки є парними документами. У перших - фіксують факт події, по-друге - винуватці того, що сталося пояснюють причини, з яких це сталося.
Питання: Чи потрібно знайомити співробітника з докладним записками на нього?
Відповідь експерта «Системи кадри»: Роботодавець зобов'язаний ознайомити співробітника з локальними нормативними актами, які безпосередньо пов'язані з його трудовою діяльністю (ст. 22 ТК). Доповідні записки - це ненормативні акти, вони фіксують ...
Дивитися відповідь експерта
Коли і хто складає доповідні
Доповідну записку становить на ім'я вищестоящого керівника безпосередній начальник працівника, який допустив порушення трудової дисципліни. Таку записку складають і в разі форс мажорних обставин, аварії або нещасного випадку, коли винних у події ще необхідно виявити.
Те, як оперативно повинна бути складена і подана на розгляд керівника доповідна записка, залежить від того, що сталося. Так, доповідна записка про прогул повинна бути складена лише після того, як працівник не з'явився на своєму робочому місці протягом чотирьох годин поспіль. Якщо стався нещасний випадок або з вини працівника було допущено порушення технології, доповідна записка складається відразу ж після того, як потерпілому надана допомога і усунені допущені працівником порушення.
Доповідна записка про відсутність співробітника на робочому місці
завантажити зразок
У деяких випадках доповідну записку може скласти і працівник, який перебував у простої. Така записка містить інформацію про те, що трапилося просте із зазначенням причин, які унеможливлюють продовження роботи.
Доповідна записка співробітника про просте
Завантажити зразок документа
Доповідна записка обов'язково містить не тільки виклад фактів, а й висновки і пропозиції. Їх складають у ситуаціях, коли прийняття рішення по даному випадку є прерогативою вищого керівника.
Хто і для чого складає пояснювальні
Пояснювальну записку завжди становить працівник, винний в порушенні. У документі він повинен пояснити причини своїх дій або бездіяльності. Цей документ є обов'язковим, і роботодавець не має законного права приймати рішення про винесення покарання, що не зажадавши від працівника пояснень в письмовому вигляді.
Працівник може відмовитися від дачі пояснень, але в такому випадку і факт того, що пояснення з нього вимагались, і те, що він відмовився їх представити, повинні бути засвідчені актами. Але в більшості випадків написання пояснювальної записки в інтересах самого працівника. Це дає йому можливість частково, а іноді і повністю, зняти з себе провину за подію.
Пояснювальна записка про причини скоєння винних дій
завантажити зразок
Загальні правила оформлення доповідної і пояснювальної записки
Незважаючи на те, що доповідна записка, пояснювальна записка, службова записка відносяться до внутрішніх документів, до їх оформлення пред'являються загальні вимоги, встановлені ГОСТ Р 7.0.97-2016 . Виконання цих вимог, а також заповнення обов'язкових реквізитів робить записку юридично значущим документом, на підставі якого приймаються управлінські та кадрові рішення.
Підказка від журналу «Довідник секретаря». Розташування реквізитів на доповідній записці
завантажити зразок
При оформленні доповідних і пояснювальних записок, також, як і при оформленні інших внутрішніх документів, до обов'язкових відносять такі реквізити:
- найменування структурного підрозділу, в якому складена записка;
- найменування типу записки;
- дата складання документа і його реєстраційний номер;
- посада, прізвище та ініціали посадової особи-адресата записки;
- Тема повідомлення;
- текстова частина;
- відмітка про наявність додатків;
- віза;
- підпис автора записки із зазначенням посади.
Зміст текстової частини записки викладають коротко і по суті. Обов'язково вказувати дата і точний час того, що сталося, при цьому слід уникати будь-яких оцінок - тільки факти і підтверджують довідкові дані. Допускається використовувати звернення «Шановний ...», а також заключну етикетну фразу «З повагою ...». При цьому слід використовувати тільки одне - або звернення, або заключну фразу.
Віза на документі, що відноситься до внутрішнього документообігу, проставляє посадова особа, яка має право приймати або брати участь в ухваленні рішення з даного питання. Це може бути:
- головний бухгалтер;
- керівники структурних підрозділів;
- заступник керівника, який курирує даний напрямок діяльності компанії або структурний підрозділ;
- Керівник організації.
Доповідні і пояснювальні записки обов'язково реєструють, цей факт відображають в журналі реєстрації внутрішніх документів. Працівник має право вимагати, щоб на його екземплярі пояснювальної записки також був проставлений реєстраційний номер.
На багатосторінковому документі віза проставляється на звороті останнього аркуша, на односторінковому - під підписом автора. Після закінчення календарного року внутрішні документи підшиваються в справи. Термін їх зберігання становить 5 років.
Які документи входять до складу внутрішнього інформаційного обміну і як правильно оформити їх по новому Госту , Розповість експерт журналу «Довідник секретаря».
підсумок:
До складання та оформлення доповідних і пояснювальних записок пред'являють загальні вимоги, встановлені ГОСТ. Особлива увага при складанні слід приділити текстової частини, що містить факти, пропозиції, пояснення того, що сталося, оскільки на її основі будуть прийматися кадрові рішення.
