Заробітна плата (оплата праці працівника) - винагорода за працю залежно від кваліфікації працівника, складності, кількості, якості та умов виконуваної роботи, а також компенсаційні і стимулюючі виплати.
В конфігурації "Бухгалтерія для України" редакція 2.0 виплата заробітної плати проводиться в два етапи:
- створення платіжних відомостей, якими фіксуються виплачуються кожному співробітнику суми зарплати і суми внесків / податків, утримань;
- оформлення платіжних документів з виплати зарплати співробітникам і перерахування внесків і податків із зарплати.
Нарахування заробітної плати
Для нарахування зарплати, ПДФО, внесків та утримань необхідно перейти в розділ "Зарплата і кадри / Нарахування зарплати" і скористатися кнопкою "Створити".
У відкритому документі "Нарахування зарплати" в шапці необхідно заповнити наступні поля:
- реквізит "Організація" - заповнюється автоматично;
- реквізит "Месяц начисления" - вказати місяць, за який необхідно виплатити заробітну плату співробітникам;
- реквізит "Дата" - автоматично заповнюється поточною датою;
- реквізит "Номер" - автоматично заповнюється після проведення документа;
- реквізит "Підрозділ" - заповнюється якщо необхідно нарахувати зарплату певного підрозділу організації.
У підвалі документа реквізит "Коментар" - при необхідності заповнюється коментарями до документа.
Табличні частини документа можна заповнювати автоматично за допомогою кнопок "Заповнити" (за даними кадрового обліку про місця роботи співробітників і їх планові нарахування) та "Підбір" (для підбору певних співробітників) або вручну. Автоматично документ заповнюється співробітниками всієї організації або зазначеного підрозділу. Разові нарахування, нарахування відпускних або лікарняних вводиться в документі вручну.
Після заповнення необхідно відкоригувати відпрацьований час для співробітників, які працювали не всі дні місяця. Потім необхідно провести перерахунок залежних нарахувань, податків і внесків за допомогою кнопки "Перерахувати".
При необхідності проводиться ручне коректування розрахованих в документі сум. Якщо відкориговані суми не слід перераховувати, то в подальшому необхідно зняти прапорець "авторозрахунок" у відповідних рядках нарахувань і утримань, або включити прапорці "Коригувати внески" і "Коригувати ПДФО" на відповідних закладках документа.
Підсумки по документу можна відобразити за допомогою натискання на гіперпосилання "Підсумки по документу". При натисканні кнопок із зображенням знаку питання підсумкові дані розшифровуються більш докладно.
Результати розрахунку по кожному співробітнику можна проаналізувати за допомогою розрахункового листка, скориставшись гіперпосиланням під табличній частиною "Детальніше див. Розрахунковий листок".
Розрахунок заробітної плати за першу половину місяця
Для розрахунку і подальшої виплати заробітної плати за першу половину місяця оформляється документ "Нарахування зарплати" з встановленим ознакою "Попередній розрахунок".
При заповненні такий документ враховує тільки основні нарахування співробітників (оклади) і відпрацьований час від початку місяця до дати формування документа.
Відзначимо, що документи такого виду служать тільки для попереднього розрахунку і не здійснюють розрахунок ЄСВ і ПДФО, не формують проводок при проведенні, а також ніяк не впливають на результати подальшого повного розрахунку заробітної плати.
Відображення зарплати в бухгалтерському обліку
Формування проводок з відображення зарплати в бухгалтерському обліку можливо в двох режимах:
- при проведенні документа "Нарахування зарплати" (проводки не можуть бути змінені або переглянуті в самому документі);
- окремим документів "Відображення зарплати в бухгалтерському обліку" в кінці періоду (результати розподілу сум по проводках можуть бути попередньо відкориговані).
Порядок відображення задається в настройках обліку заробітної плати.
Правило відображення будь-якого нарахування або утримання в бухгалтерському та податковому обліку задається спеціальним шаблоном - способом відображення. Всі використовувані способи відображення зберігаються в довіднику "Способи відображення зарплати в регламентованому обліку". Для переходу в довідник з документа "Відображення зарплати в бухгалтерському обліку" необхідно в реквізиті "Спосіб відображення", натиснути на кнопку "Вибрати зі списку" (стрілка вниз) і далі натиснути на гіперпосилання "Показати всі".
У довіднику, "Відображення зарплати в бухгалтерському обліку" щоб переглянути конкретний спосіб відображення необхідно його вибрати і за допомогою натискання правої клавіші миші на ньому, вибрати зі списку "Змінити".
Господарська операція складається з однієї проводки з бухгалтерського обліку та податкового призначення для податкового обліку.
Також для способів відображення нарахувань вказується порядок формування відображення внесків до фондів для таких нарахувань:
- відбивається тим же способом, що і нарахування;
- відбивається як основне нарахування співробітника;
- відбивається особливим способом (вказується, яким саме).
Розширені можливості пошуку для проводок по внесках визначається за даними регістра відомостей "Статті витрат за внесками ФОП" - тут кожному податку (виду внеску) і бухгалтерського рахунку витрат відповідно вказується своя стаття витрат.
Виплата та депонування зарплати
В конфігурації "Бухгалтерія для України" редакції 2.0 документ "Відомість на виплату зарплати" замінили на документи "Відомість в банк" для безготівкового розрахунку на зарплатні картки співробітників і "Відомість в касу" для видачі зарплати готівковими коштами.
Виплата зарплати через банк
Для виплати зарплати через банк необхідно перейти в розділ "Зарплата і кадри / Виплата зарплати / Відомість в банк" і скористатися кнопкою "Створити".
У відкритому документі "Відомість в банк" необхідно заповнити наступні поля:
- реквізит "Організація" - заповнюється автоматично;
- реквізит "Підрозділ" - заповнюється якщо виплачується зарплата певного підрозділу організації;
- реквізит "Зарплатний проект" - заповнюється якщо є угода між якимось банком і вашим підприємством про виплату заробітної плати, премій та інших платежів вашим співробітникам за допомогою міжнародних пластикових карт;
- реквізит "Виплачувати" - заповнюється видом виплат, який визначить правила і порядок заповнення документа;
- реквізит "Місяць виплати" - заповнюється місяцем за який виплачується зарплата.
Табличні частини документа заповнюються автоматично за допомогою кнопки "Заповнити".
Примітка: шапка документа була змінена для зручності користувача по кнопці "Ще / Змінити форму".
Щоб вибрати вид виплат для заповнення документа необхідно праворуч від реквізиту "Виплачувати" натиснути на кнопку "Вибрати зі списку" (стрілка вниз) і далі внизу списку натиснути на гіперпосилання "Показати всі".
У довіднику, "Види виплат" існують зумовлені види виплат:
- "Чергова виплата" і "Чергова виплата з погашенням боргів" - підготовка до виплати зарплати за місяць виплати або за всі попередні місяці;
- "Аванс" - оформлення авансових виплат в розмірі встановлених фіксованих сум кожному співробітнику. В даному виді виплати необхідно провести попередній розрахунок ПДФО та ЄСВ на суму виплат. За замовчуванням розрахунок проводиться за методом "від зворотного";
- "Аванс за попереднім розрахунком" - оформлення авансових виплат за попереднім розрахунком за першу половину місяця. В даному виді виплати необхідно провести попередній розрахунок ПДФО та ЄСВ на суму виплат;
- "Депоненти" - підготовка до виплати депонованих раніше сум;
- "Дивіденди" - підготовка до виплати дивідендів.
Крім перерахованих видів виплат користувач може самостійно створити в довіднику "Види виплат" виплати, які, умовно можна назвати міжрозрахунковий - це виплати по конкретним нарахуваннях (наприклад "Разова премія").
Для виплати зарплати через банк для співробітників повинні бути задані особові рахунки, на які перераховується зарплата. Ці рахунки вказуються в картці фізичної особи в підрозділі "Особові рахунки співробітників за зарплатними проектами". При цьому з одним банком може бути укладено кілька договорів.
При заповненні відомості в банк заповнення сумами виплат можливо, як за окремим зарплатним проектом, так і без урахування проекту (за всіма особовими рахунками співробітників).
На підставі такої відомості можна ввести документ "Списання з банківського рахунку" і зареєструвати виплату відразу по всім співробітникам документа.
Виплата зарплати через касу
Для виплати зарплати через касу необхідно перейти в розділ "Зарплата і кадри / Виплата зарплати / Відомість в касу" і скористатися кнопкою "Створити".
У відкритому документі "Відомість в касу" в шапці необхідно заповнити наступні поля:
- реквізит "Організація" - заповнюється автоматично;
- реквізит "Дата" - автоматично заповнюється поточною датою;
- реквізит "Номер" - автоматично заповнюється після проведення документа;
- реквізит "Підрозділ" - заповнюється якщо необхідно нарахувати зарплату певного підрозділу організації;
- реквізит "Виплачувати" - заповнюється видом виплат, який визначить правила і порядок заповнення документа;
- реквізит "Месяц начисления" - вказується місяць за який необхідно виплатити заробітну плату співробітникам.
У підвалі документа реквізит "Коментар" при необхідності заповнюється коментарями до документа.
Табличні частини документа заповнюються автоматично за допомогою кнопок "Заповнити".
На підставі такої відомості можна ввести документ "Видатковий касовий ордер" і зареєструвати виплату відразу по всім співробітникам документа.
Конфігурація дозволяє сформувати комплект витратних ордерів для виплати заробітної плати окремо по кожному співробітнику за допомогою обробки "Виплата зарплати видатковими ордерами". Щоб скористатися обробкою необхідно перейти в розділ "Зарплата і кадри / Сервіс / Виплата зарплати видатковими ордерами".
У формі обробки слід вказати платіжну відомість, заповнити статтю руху грошових коштів і дату формування касових ордерів. У табличній частині обробки слід зазначити співробітників, для яких будуть формуватися видаткові касові ордери. Комплект видаткових касових ордерів формується автоматично натисненням на кнопку "Створити документи". Для проведення цих касових ордерів слід натиснути на кнопку "Провести документи".
Депонування, виплата та списання депонента
Невиплачена вчасно заробітна плата може бути депонована. Для реєстрації цього факту призначений документ "Депонування зарплати". Щоб створити документ необхідно перейти в розділ "Зарплата і кадри / Виплата зарплати / Депонування" і скористатися кнопкою "Створити" або створити з документа "Відомість в касу" за допомогою кнопки "Створити на підставі".
Дані можуть бути заповнені автоматично по кнопці "Заповнити" по залишкам не виданої заробітної плати. Документ при проведенні також формує проводки по відображенню депонування в бухгалтерському обліку. З документа можна сформувати друковану форму реєстру депонованих сум.
При обліку депонованої заробітної плати слід дотримуватися такої схеми:
1. Спочатку вводиться документ "Відомість в касу".
2. Якщо виплата здійснюється окремими касовими ордерами, то формуються ордера по співробітниках, які отримали зарплату.
3. На підставі відомості вводиться документ "Депонування зарплати". У документі слід залишити тільки тих співробітників, які не отримали заробітну плату.
4. Після цього на підставі документа "Відомість в касу" можна ввести видатковий касовий ордер на виплату за відомістю.
Для виплати депонента оформляється документ "Відомість в касу" або "Відомість в банк" з видом виплати "Депоненти".
Суми прострочених виплат по депонентам списуються після закінчення терміну давності документом "Списання депонентів в доходи організацій".
Звіти по заробітній платі і податках
Конфігурація дозволяє сформувати в розділі "Зарплата і кадри / Зарплата / Звіти по зарплаті" наступні види звітів:
- "Розрахункові листки" - призначені для письмового повідомлення працівника про складові частини його нарахувань і утримань;
- "Розрахункова відомість" - зведений звіт про нарахування та утримання співробітників, в тому числі може бути формувати з угрупованням по підрозділах;
- "Типова форма П-6" - форма, що представляє собою звіт про нарахування та утримання працівника;
- "Типова форма П-7" - форма, що представляє собою зведений звіт про нарахування та утримання працівників;
- "Аналіз внесків до фондів по працівникам" - деталізований звіт ЄСВ і нарахований для них ЄСВ на ФОП;
- "Звіт по внесках до фондів" - форма, що представляє собою зведений звіт про нарахований ЄСВ;
- "Аналіз зарплати по підрозділам і співробітникам" - звіт для докладного аналізу сум нарахувань і утримань співробітників;
- "Аналіз витрат на оплату праці" - звіт призначений для отримання відомостей про витрати на оплату праці та відрахування на соціальні потреби. Звіт формується за даними бухгалтерського обліку обраної організації.
Також для аналізу даних бухгалтерського та податкового обліку можна використовувати стандартні звіти.
Облік заробітної плати у зовнішній програмі
У конфігурації передбачена можливість вести облік розрахунків з працівниками організації у зовнішній програмі.
Якщо організація веде облік у зовнішній програмі, то необхідно в налаштуваннях параметрів обліку встановити перемикач "Облік розрахунків по заробітній платі та кадровий облік ведеться" в значення "У зовнішній програмі".
У цьому випадку на закладці "Зарплата і кадри" будуть виведені тільки ті документи, які використовуються для обміну з зовнішньою програмою. Це універсальна платіжна відомість "Відомість на виплату зарплати" і документи перенесення проводок з зовнішніх програм (наприклад, "Зарплата і управління персоналом для України").
Також в цьому режимі доступні службові обробки завантаження / вивантаження даних в / із зовнішніх програм.
Матеріал наданий компанією 1С - Раруc Дніпропетровськ
