- Особливості організації архіву в установі культури
- Які вимоги до архівосховищ
- Як правильно обладнати архівне приміщення
- Правила передачі документів до архіву
Якщо вийшли з діловодства документи будуть знищені раніше терміну, встановленого наказом Мінкультури РФ, то це вважається порушенням, за яке передбачено стягнення у вигляді штрафу
Будь-яке установа культури, незалежно від його статусу і напрямки діяльності, веде масу різних документів.
Вони стосуються державних закупівель, бухгалтерії, кадрових та інших питань.
Відповідно до норм законодавства деякі документи повинні зберігатися в установі певний час.
З цією метою варто створити архів організації. Рекомендації, що стосуються його створення і термінів зберігання, представлені в цій статті.
Особливості організації архіву в установі культури
Створення архіву не є обов'язковим. Однак установа може відчувати деякі труднощі щодо зберігання документації. Особливо це стосується тих випадків, коли паперу потрібно зберігати тривалий час.
Тому найкращий вихід з цієї ситуації полягає саме в створенні архіву. Адже саме тут можна зберігати документи, незалежно від тривалості терміну зберігання.
Починати роботу по організації архіву слід з оформлення Положення. У ньому вказується, які види документів будуть сюди переведені. Що стосується термінів зберігання, то вони закріплені в Переліку Мінкультури РФ та інших нормативних документах.
Трапляється, що в різних актах для одного і того ж документа передбачені різні терміни. Оптимальним варіантом є той, який довше. Дотримуватися цих термінів потрібно в обов'язковому порядку.
В іншому випадку під час перевірок з боку податкової або трудової інспекції потрібних паперів може не виявитися, як результат, на установа будуть накладені штрафні санкції.
Штрафи, передбачені за знищення документів раніше зазначеного терміну, представлені в таблиці нижче
Після розробки Положення про архів установи культури потрібно підібрати приміщення. Найкраще, якщо воно буде знаходитися в окремій будівлі. Якщо така можливість відсутня, то розмістити його можна і в окремих кімнатах.
Номенклатура справ організації
подивитися / завантажити >>
Правилами передбачено норми, згідно з якими, архів повинен складатися з декількох кімнат, одну з яких слід відвести безпосередньо під архівосховище.
Також тут повинна бути обладнана кімната для прийому і тимчасового зберігання документів. Наступне приміщення буде виконувати роль читального залу з ділянкою для видачі документів.
У ньому необхідно розмістити каталоги або комп'ютерні пристрої, які б змогли прискорити пошук потрібних документів. Крім усього іншого, слід обладнати кімнату, де зможуть працювати співробітники.
Якщо мова йде про таких установах культури, як музеї і бібліотеки, то тут в обов'язковому порядку повинна бути присутньою кілька інших приміщень.
Вони використовуються для таких робіт, як:
- дезінфекція та дезінсекція паперів ;
- їх переплетення і реставрація;
- копіювання документів, проведення технічного контролю відео- та аудіофайлів;
- збереження облікової документації.
Також ці культурні організації повинні виділити кімнати для розміщення науково-довідкової бібліотеки і методкабінету. Крім цього, одне з приміщень необхідно задіяти в якості виставкового залу.
Які вимоги до архівосховищ
У Правилах, закріплених Мінкультури РФ, представлені вимоги, які необхідно виконувати при організації архівної установи культури. В першу чергу вони стосуються розміщення архіву. Розглянемо цей момент більш докладно.
Згідно зі встановленими нормами, архів не можна розміщувати на горищі або в підвальному приміщенні. Всі кімнати мають бути подалі від лабораторій, побутових і виробничих приміщень. Вони не можуть бути з'єднані навіть вентиляційними каналами.
Особливу увагу слід приділити приміщенню, яке відводиться під архівосховище.
Воно повинно відповідати наступним вимогам:
- мати вогнетривкі стіни і перекриття;
- бути обладнаними природною і штучною вентиляцією;
- забезпечувати вільний доступ до сходових майданчиків і ліфтів;
- в них мають бути відсутні каналізаційні та водопровідні труби;
- мати міцні двері, оснащені замком підвищеної секретності і так далі.
Щоб документи залишалися в цілості й схоронності протягом всього терміну зберігання, в архівосховище слід забезпечити правильний мікроклімат. Не варто зберігати документи в кімнатах, де присутня яскраве освітлення.
Найкраще, якщо вони будуть знаходитися в темній кімнаті і зберігатися в коробках, папках і палітурках. Якщо в приміщенні є вікна, то їх необхідно завісити шторами або жалюзі. Можна використовувати і спеціально захисне покриття.
Особливу увагу варто приділити забезпеченню контролю за температурним режимом і вологістю повітря .
У таблиці представлені норми, що діють для різних документів
Якщо документам повинна бути забезпечена різна температура і вологість, то вони зберігаються в різних приміщеннях. Забезпечити оптимальний мікроклімат можна за допомогою кондиціонерів, які бажано встановити в кожній кімнаті.
Велике значення має і питання чистоти. Для цього працівникам архіву установи культури слід регулярно проводити вологе прибирання. Коробки з документами, стелажі і шафи потрібно протирати від пилу як мінімум один раз на рік.
Якщо в приміщенні з'явилася цвіль або комахи, то в терміновому порядку потрібно провести дезінфекцію та дезінсекцію. Це можна зробити як самостійно, так і за допомогою спеціальних служб.
Як правильно обладнати архівне приміщення
Одним з найбільш важливих моментів в організації архіву є забезпечення архіву необхідним обладнанням: металевими шафами, стелажами або контейнерами. Вони необхідні для того, щоб забезпечити документам оптимальні умови зберігання.
Спочатку розглянемо вимоги, яким повинні відповідати стаціонарні або пересувні стелажі. Перш за все вони стосуються правильного розташування даного обладнання.
Відповідно до Правил стелажі забороняється ставити уздовж стін з вікнами, а також підсуває їх впритул до батарей або зовнішніх стін. Якщо, крім стіни з вікном, немає інших варіантів для установки, то виходом стане розміщення стелажів перпендикулярно стіні.
Між обладнанням повинні дотримуватися нормативні відстані . Наприклад, ряди шаф і стелажів повинні розташовуватися в 120 сантиметрах. Відстань між окремими предметами меблів має бути не менше 75 сантиметрів. Інші норми представлені в таблиці:
Визначити кількість шаф або стелажів для архіву можна за допомогою розрахунків, які виконуються за такою формулою: Кт / (Д / Ш × Кп)
Кт - кількість томів, папок, які плануєте розмістити;
Д - довжина полиці стелажа;
Ш - середня ширина корінця однієї архівної папки;
Кп - кількість полиць в одному стелажі
Наприклад, працівники планують розмістити 1000 томів архівних справ. Стелажі, підібрані для архіву, обладнані чотирма полками довжиною один метр.
Середня ширина корінця папки становить 8 сантиметрів. Виконавши розрахунки за вказаною вище формулою, одержимо наступний результат:
1000: (100: 8 х 5) = 25
Згідно з розрахунками, для архівосховища необхідно придбати 25 стелажів.
Всі кімнати, а також розташовані в них контейнери, шафи, полиці повинні бути пронумеровані. Все обладнання нумерується зліва направо від входу в приміщення. На полицях стелажів номери проставляються не тільки зліва направо, а й зверху вниз. У приміщенні в обов'язковому порядку повинна бути присутнім охоронна і пожежна сигналізація.
Папки з архівними справами можуть укладатися як вертикально, так і горизонтально. Це, як правило, залежить від якості палітурки. Головне, щоб коробки і папки не виступали за межі полиць.
Правила передачі документів до архіву
Як відомо, в архівосховище відправляються ті документи, які не потрібні для роботи.
Однак існують певні правила, згідно з якими папери можна здавати на зберігання:
- відправляти документи в архів можна тільки по витікання одного року після їх виходу з діловодства.
- Перед їх здачею необхідно провести експертизу цінності.
- для проведення експертизи слід створити експертну комісію, а також розробити і затвердити Положення.
- За результатами експертизи слід скласти акт про виділення документів, які не підлягають зберіганню.
Призначення комісії є компетенцією керівника установи. До її складу комісії входить мінімум три людини. Це можуть бути фахівці кадрового, бухгалтерського та інших відділів.
Варто включити також працівника, який відповідає за архів. Головою, як правило, ставати директор. Але ця роль може бути відведена одному з його заступників.
Під час експертизи комісія визначає документи, у яких закінчився термін зберігання. Такі папери підлягають знищенню.
