- Нормативного регулювання РОБОТИ АРХІВУ
- ЯКІ ДОКУМЕНТИ НЕОБХІДНО ОБРОБЛЯТИ?
- накази
- особисті картки
- Особисті справи
Розберемося, як дотримати мінімальні вимоги до зберігання документів з особового складу в умовах повної відсутності налагодженого архівної справи в організації. Системний підхід (підготовка номенклатури справ і вибір приміщення, експертиза цінності і закупівля стелажів) до створення архіву тут виключений: один секретар навряд чи «потягне» і роботу в приймальні, і повноцінний архів, та й ресурси, швидше за все, йому надані найскромніші. Отже, дано: документи відділу кадрів, більш-менш впорядковані; відсутня номенклатура справ. Потрібно: привести в порядок архів документів з особового складу.
Нормативного регулювання РОБОТИ АРХІВУ
В першу чергу секретарю знадобляться Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях [1] (Далі - Правила 2015). У них містяться форми документів, необхідних для формування справ.
Терміни зберігання визначаються за Переліком типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання [2] (Далі - Перелік 2010) і за ст. 22.1 Федерального закону від 22.10.2004 № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації» [3] (Далі - Федеральний закон № 125-ФЗ).
ЯКІ ДОКУМЕНТИ НЕОБХІДНО ОБРОБЛЯТИ?
Швидше за все, про порядок зберігання документів працівники відділу кадрів знають тільки приблизно. У кращому випадку вони можуть визначити, які документи зберігаються 50 років, а які - 5. Можливо, секретарю просто вкажуть на кілька десятків папок-реєстраторів з наказами та іншими документами за кілька років.
Документи по особовому складу - це архівні документи, що відображають трудові відносини працівника з роботодавцем [4] . Це не тільки накази. Крім них належить привести в порядок:
• особисті картки звільнених працівників;
• особисті справи звільнених працівників;
• трудові договори звільнених працівників та додаткові угоди до них (виділяються в окрему справу, якщо не ведуться особисті справи).
Всі перераховані документи зберігаються 50 років, якщо завершені діловодством після 01.01.2003, і 75 років, якщо закриті раніше [5] . Виняток - накази про дисциплінарні стягнення, щорічні оплачувані відпустки, відпустки у зв'язку з навчанням, чергуваннях, короткострокових внутрішньоросійських і зарубіжних відрядженнях, які зберігаються 5 років (ст. 19-б (2) Переліку 2010).
Наведення порядку в документах починається з поділу їх за видами. Накази необхідно помістити до наказів, так само окремо розташувати особисті картки, особисті справи і всі інші документи. Після цього документи всередині кожного виду поділяються по роках.
накази
Наказ по особовому складу - основний вид документа, який нам потрібно буде обробляти. Саме в наказах фіксуються рішення роботодавця щодо кожного працівника. Саме наказам при прийомі їх до державного архіву на зберігання приділяється особлива увага.
Ми вже відокремили накази від інших документів і розподілили їх по роках. Наступний крок - розділити їх за терміном зберігання.
Як ми встановили вище, більшість наказів по особовому складу зберігається 50 (75) років, і тільки деякі - 5 років.
Наступне поділ наказів - за категоріями. Оптимальним з точки зору архівного зберігання документів вважається наступний перелік справ з наказами по особовому складу:
• накази про прийом працівників;
• накази про переведення працівників;
• накази про звільнення працівників;
• накази по особовому складу (всі інші накази з терміном зберігання 50 (75) років);
• накази про дисциплінарні стягнення, щорічні оплачувані відпустки, відпустки у зв'язку з навчанням, чергуваннях, короткострокових внутрішньоросійських і зарубіжних відрядженнях (тобто всі накази з терміном зберігання 5 років).
Виділення наказів про прийняття, переведення і звільнення в окремі справи пояснюється тим, що це найбільш затребувані категорії наказів. Крім того, ці документи відображають найважливіші події в кар'єрі працівника.
Нарешті, перш ніж обробляти накази для архівного зберігання, слід видалити з справ службові записки і заяви працівників, тобто підстави до створення документа. Часто кадровики люблять прикріплювати їх прямо до наказів. Це, можливо, дуже зручно для пошуку, але підстави повинні зберігатися окремо. Якщо організація веде особисті справи працівників, то оригінали заяв поміщаються в них. Якщо особистих справ немає, доведеться заводити окрему справу «Підстави до наказів по особовому складу».
Накази поміщаються в справу в хронологічному порядку: від 1 січня до 31 грудня, відповідно до присвоєними номерами. Цілком можливо, що в номерах наказів через поділ їх у справах вийде безлад. В цьому випадку накази розташовуються в порядку зростання номерів за конкретний день.
Оскільки дата - один з найважливіших реквізитів документа по особовому складу (вона точно встановлює день, коли працівник був прийнятий, звільнений або відправився у відпустку), то і орієнтуватися слід на неї, а не на номер.
особисті картки
Особова картка працівника, створювана зазвичай за формою № Т-2, - обов'язковий документ.
Картка заводиться в день надходження працівника на роботу, а закривається в день його звільнення.
Справа «Особисті картки звільнених працівників» формується в організації щорічно - якщо, звичайно, за цей рік хтось звільнявся.
Якщо організація веде особисті справи, то до звільнення працівника його особова картка може лежати в його особовій справі.
Особисті картки зручно формувати в томи, а не зберігати окремо. У кожному томі особисті картки розміщуються за алфавітом прізвищ працівників.
Якщо організація велика і рух працівників об'ємне, то за один рік особистих карток звільнених працівників може накопичитися більше, ніж поміщається в один том (нагадаємо, що один том складається з 250 аркушів, при його товщині не більше 4 см). У цьому випадку поділ на томи відбувається теж за алфавітом, наприклад: «Особисті картки працівників. Том 1. А - М »,« Особисті картки працівників. Том 2. Н - Я ».
Особисті справи
Комерційні організації ведуть особисті справи добровільно. В обов'язковому порядку їх ведуть тільки на держслужбовців, а також якщо цей обов'язок покладено на організацію галузевим нормативно-правовим актом або вищестоящою організацією.
[1] Затв. наказом Мінкультури Росії від 31.03.2015 № 526.
[2] Затв. наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558, в ред. від 16.02.2016.
[3] В ред. від 28.12.2017.
[4] Пункт 3 ст. 3 Федерального закону № 125-ФЗ.
[5] Частина 1 ст. 22.1 Федерального закону № 125-ФЗ.
Е.Н. Кожанова, фахівець з ДОУ і кадрового діловодства
ЯКІ ДОКУМЕНТИ НЕОБХІДНО ОБРОБЛЯТИ?
