Будь-який документ має ряд обов'язкових реквізитів, які залежать від найменування документації. Бувають ситуації, в яких співробітники забувають правила оформлення того чи іншого документа, тим самим позбавляючи його юридичної сили. Тому, щоб оформлення документів у вашій організації завжди було правильним, рекомендуємо почати використовувати бланки документів в 2017 році.
З даної статті ви дізнаєтеся:
- що представляють собою бланки документів в 2017 році;
- які бувають різновиди бланків;
- умови зберігання бланків документів в 2017 році.
Бланк документа - це заготовка для майбутнього документа. Використання бланків в організації значно спрощує процес оформлення документації, так як, як правило, бланки містять необхідні реквізити, а значить відпадає необхідність в їхньому постійному заповненні.
Бланки документів у 2017 році
Бланк документа - аркуш паперу або електронний шаблон, який використовується в якості основи для створення наказу, акту, листи, розпорядження і т.д. і ідентифікує його автора.
При розробці шаблону бланка організації спочатку необхідно вибрати формат. Вони можуть бути виготовлені на форматі паперу А3, А4, А5 і А6. Формат А3 застосовується для оформлення документів, що містять таблиці (наприклад, бухгалтерські та фінансові звіти, плани). Бланки формату А6 можуть використовуватися як особливий різновид для складання службових резолюцій (доручень, вказівок).
Інструкція з діловодства. Оформляємо документи правильно
Папір для бланків повинна бути світлих тонів. Вибираючи колір, враховуйте, що чим він темніший, тим проблематичніше буде прочитання тексту. Також ділові папери, призначені для тривалого зберігання, найкраще виконувати на білому папері вищої якості.
Також існує строгий регламент щодо полів документа. На будь-якому вікні праве поле повинно бути не менше 10 мм, всі інші - не менше 20 мм.
Бланки можуть виконуватися в друкарнях або безпосередньо в організації на комп'ютері. Виключно друкарським способом повинні виготовлятися бланки із зображенням Державного герба РФ або гербів суб'єктів РФ, так як вони є поліграфічною продукцією суворої звітності.
Види бланків документів
Перш ніж звернути увагу на те, якими будуть бланки документів в 2017 році, давайте згадаємо всі їхні різновиди. Як правило, найчастіше в організаціях використовується два види бланків: загальний і для письма.
Як скласти лист-пропозицію?
З назви зрозуміло, що загальний бланк є основою під будь-який документ (крім листа) і містить необхідний набір реквізитів. На загальному бланку повинні бути такі реквізити, як найменування організації, код організації за ЄДРПОУ, товарний знак компанії або її емблема, місце для найменування документа і для тексту. Також не варто забувати і про наявність обмежувальних позначок: дата документа, відмітка про виконання, місце для підпису і для реєстраційного номера документа. Загальний бланк документа є найпоширенішим, так як може стати основою для всіх внутрішніх документів організації (за винятком 
листів, бухгалтерської та податкової звітності).
Бланк листа має ті ж реквізити, що і загальний бланк. Також до них додаються контакти компанії, код організації, КПП / ІПН, ОГРН. Контакти організації заповнюються на розсуд керівника: це може бути тільки адреса компанії або всі контакти, включаючи номери телефонів, електронну пошту і т.д. Відзначимо, що за останній рік багато організацій активно використовують різні мобільні додатки для оперативного зв'язку з клієнтами або з метою реклами. Саме тому на бланку листа в 2017 році в контактах організації все частіше будуть зустрічатися логіни з різних мобільних додатків і соціальних мереж.
Також слід згадати про бланк, використовуваному під конкретний вид документа. Подібні форми створюються і розробляються самими співробітниками організації з урахуванням всіх ГОСТів і Правил діловодства. Дана міра дуже ефективна, якщо в організації досить часто доводиться мати справу з конкретними видами документації, а на її оформлення йде багато часу. У такому випадку використання бланка для конкретного виду документа не тільки заощадить час, який перш йшло на оформлення, а й мінімізує помилки, що виникають в ході складання документа.
Зберігання бланків документів
Вимоги по роботі з бланками документів в 2017 році необхідно обов'язково включити в інструкцію з діловодства. Бланки організацій повинні підлягати обліку та суворої звітності, особливо форми з використанням Державного герба РФ і гербів суб'єктів РФ. Облік бланків зручно здійснювати за допомогою спеціального журналу, форма якого довільна і розробляється самостійно компанією.
Документальний і архівний фонди організації
Контроль над виготовленням, застосуванням і зберіганням необхідно покласти на підрозділи, відповідальні за діловодство в компанії, а в невеликих фірмах на обличчя, відповідальні за діловодство. Для їх призначення видаються спеціальні розпорядчі документи.
Як скласти лист-пропозицію?
