Документи по особовому складу

1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Документи по особовому складу: класифікація
3. Документи по особовому складу: види і особливості
4. Терміни зберігання документів з особового складу
5. З 2016 терміни зберігання документів з особового складу змінилися - з набранням чинності 13 березня...
6. Зберігання документів з особового складу <

Будь-які правовідносини між роботодавцем і працівником оформляються документально. І паперів складається чимало. Це документи з особового складу. До них пред'являються особливі вимоги - до складання, зберігання, архівування. А у вашій організації як йдуть справи з такими документами?

Зі статті ви дізнаєтесь:

Які документи відносяться до документів з особового складу

Федеральний закон від 22.10.2004 № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації» дає таке визначення: документи з особового складу - це архівні документи , Що відображають трудові відносини працівника з роботодавцем.

З визначення видно, що до документів з особового складу відносяться досить різноманітні види паперів - стосуються виникнення трудових відносин, їх розвитку і закінчення.

Назва цієї групи можуть бути різними - документація по кадрам, по персоналу, по кадровому діловодству, по особовому складу. Всі ці поняття ідентичні, тому що відображають однакову сутність даної групи паперів.

Документи по особовому складу: класифікація

До них відносяться:

1. оформлення прийому на роботу:

• заяви про прийом на роботу;
• накази про прийом;
• особова картка;
• трудові договори;

2. трудові відносини:

• накази про зміну посадових окладів;
• накази про переміщеннях, відпустки, заохочення, стягнення, про зміну особистих (персональних) даних, відрядженнях;

3. припинення трудових відносин:

• заяви про звільнення;
• угоди про розірвання трудового договору;
• накази про звільнення;
• пов'язані зі звільненням за скороченням і з інших підстав з ініціативи роботодавця.

Вся ця маса - документи з особового складу, класифікація їх може бути і інший, в законодавстві чіткого поділу на групи відбито. Вони можуть бути класифіковані за іншими підставами - по обліку кадрів і в яких облік не є основною функцією, за видами працівників, за наявністю для документів обов'язкових вимог для оформлення (уніфікованої форми), по термінами зберігання та ін.

Читайте також:

Документи по особовому складу: види і особливості

Для всіх кадрових паперів існує одна дуже важлива особливість. Так як вони містять особисту інформацію працівників - фізичних осіб - при роботі з ними важливо дотримуватися вимог федерального законодавства в сфері захисту персональних даних. Крім того, дані з кадрової документації часто вносяться в спеціалізовані програмні засоби з обліку кадрів. Тоді необхідно враховувати і захист такої інформації згідно з Федеральним законом від 27.07.2006 № 149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації».

Дані особливості необхідно враховувати при роботі з усіма видами кадрової документації.

Крім того, архівні документи з особового складу (деякі з них) повинні оформлятися за уніфікованими формами. Хоча форми, затверджені Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати», і не є обов'язковими (з січня 2013 р), деякі вимоги, засновані на інших законах і підзаконних актах , продовжують діяти, наприклад, правила оформлення трудових книжок.

Ще однією особливістю кадрового документообігу є те, що юридична особа-роботодавець має право регламентувати ці питання локальними нормативними актами. У них можна передбачити перелік документів з особового складу із зазначенням термінів зберігання, форми для документів (якщо на законодавчому рівні немає вимог до дотримання обов'язкових форм), порядок складання, за ким із співробітників закріплюється обов'язок зі зберігання, яких чином здійснюється зберігання . При складанні таких локальних актів слід враховувати, що вони не повинні суперечити вимогам, встановленим законодавчо.

Терміни зберігання документів з особового складу

Документи по особовому складу відносяться до групи архівних, з досить тривалим терміном зберігання.

Довідка

З 2016 терміни зберігання документів з особового складу змінилися - з набранням чинності 13 березня 2016 року Федерального закону від 02.03.2016 № 43-ФЗ. Тепер цей закон (ст. 22.1) встановлює такі терміни для документів, які створені до 2003 року:

1. в держорганах, органах місцевого самоврядування та організаціях, які передають документи в держ. і муніципальні архіви - 75 років від дня створення;

2. в архівах, куди надходять документи від ліквідованих держорганів, органів місцевого самоврядування - з дати надходження і до закінчення 75 років з дня створення;

3. в інших організаціях - 75 років від дня створення (не менше).

Для створених після 2003 року передбачається термін зберігання в 50 років. При цьому по деяких видах паперів проводиться експертиза цінності відповідно до Методичних рекомендацій «Експертиза цінності і відбір до складу Архівного фонду Російської Федерації документів з особового складу». Документи по особовому складу щодо державних службовців (за винятком державної цивільної служби) зберігається 75 років, тобто для цієї категорії встановлено окрему норму права - п. 3 ст. 22.1 Федерального закону № 43-ФЗ.

Раніше терміни зберігання документів з особового складу в організації становили 75 років. Тепер вони різні в залежності від того, створені до 2003 року або після.

При визначенні термінів зберігання слід також керуватися наступним чинним нормативним актом - наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558. Відповідно до даного акту, наприклад, терміни зберігання документації, яка не входить до складу особистих справ (а це характеристики, листування, резюме, рекомендації і т . Д.) встановлені в 5 років.

На сьогоднішній день терміни зберігання документів з особового складу 2017 визначаються відповідно до вищезазначених норм.

Довідка

Зберігання документів з особового складу <

Оскільки для такого роду документації встановлені тривалі терміни зберігання, зрозуміло, таке зберігання необхідно забезпечити. Порядок зберігання відрізняється в залежності від форми власності юридичної особи. Для державних і муніципальних організацій такий порядок більш регламентований, наприклад, щодо паперів міністерств, відомств та інших установ передбачається окремий порядок і терміни зберігання. Документи по особовому складу зберігаються в нотаріальних конторах також відповідно до спеціальних актами.

У будь-якому випадку для початку паперу сортують і групують за категоріями. Керуються при цьому часто номенклатурою справ, якщо складення її передбачається в юридичну особу. Порядок зберігання відрізняється в залежності від того, чи є воно поточним або архівним. Тобто паперу стосовно працівників, у яких діє трудовий договір в даний час, зберігаються безпосередньо в організації. Стара документація полежить зберіганню в архіві (де встановлюються свої порядки на підставі окремих нормативних актів).

Так як роботодавець зобов'язаний забезпечити зберігання документів з особового складу, то слід подбати про обмеження доступу третіх осіб до такого роду паперів (закриваються шафи, сейфи, приміщення з обмеженим доступом, закріплення в локальних актах функціоналу про відповідальність за збереження і т.д.).

Для чого їх зберігати? Так як саме кадровою документацією підтверджується стаж роботи співробітника у конкретного роботодавця, а стаж впливає на пенсійне та інше соціальне забезпечення (право на яке виникає через досить тривалий час роботи), то може виникнути ймовірність необхідності підтвердження даного стажу чи інших питань, пов'язаних з роботою громадянина .

Таким чином, організація документів з особового складу - питання роботодавця. Але дотримання ним обов'язкових вимог щодо складання, зберігання, роботі з ними і передачі в архіви обов'язково.

Рекомендуємо матеріали по темі: