- Витоки проекту: Перша сучасна Дума Ростова-на-Дону було обрано 27 березня 1994 року, вона налічувала...
- Рішення:
- Хід проекту:
- Результати проекту:
- Фактори успіху проекту
- Плани розвитку:
Витоки проекту:
Перша сучасна Дума Ростова-на-Дону було обрано 27 березня 1994 року, вона налічувала 20 депутатів. Для забезпечення її діяльності був сформований апарат Думи. Зараз в Думі працюють 35 депутатів, 35 помічників депутатів і 25 співробітників апарату. На даний момент рівень ІТ забезпечення та застосування ІТ технологій в Ростовській-на-Дону міської Думи може служити зразком для багатьох міських дум в РФ. Шлях до цієї вершини почався в 2012 році, коли Валерій Танага, головний спеціаліст з інформаційних технологій, побачив презентацію Ігоря Неживих, в якій він розповів про можливості і функціонал модуля «Законотворчість / Нормотворчість», розробленого його командою.
завдання:
Необхідно було автоматизувати основні напрямки діяльності депутатів:
- Нормотворчість / Законотворчість;
- Безпаперовий документообіг;
- Мобільна робота з документами в будь-якому зручному місці, в будь-який зручний час;
- Звітність і контроль виконання доручень;
- Система підготовки і проведення засідань;
Рішення:
1. Інфраструктура:
- Локальна структурована кабельна система.
- Центр обробки даних знаходиться в окремому приміщенні і складається з сучасного серверного, мережевого, телефонного обладнання та системи безперебійного живлення.
- Всі співробітники апарату оснащені сучасною комп'ютерною та оргтехнікою.
2. Програмна частина:
- Платформа. Поштова система і сервер додатків IBM Lotus Notes / Domino;
- Продукт. Система електронного документообігу CompanyMedia 3.6;
- Додатковий модуль продукту. Нормотворчість - система автоматизації діяльності комісій, Депутатських слухань, Думи;
- Додатковий модуль продукту. Система супроводу засідань.
Хід проекту:
Етапи проекту по впровадженню системи автоматизації нормотворчих процесів і електронного документообігу:
- Поставка ліцензій і установка програмного забезпечення - серпень 2012
- Початок реєстрації вхідних, вихідних документів і звернень громадян - вересень 2012
- Початок роботи в безпаперовому документообігу - грудень 2012;
- Початок роботи в нормотворчості - листопад 2012;
- Початок роботи системи супроводу засідань - квітень 2014.
Результати проекту:
Створена високоякісна мережу, яка використовується і для телефонії, і для комп'ютерів, і для інтернету.
Реалізовано безпаперовий документообіг. Співробітники апарату Думи отримали наступні можливості в результаті впровадження СЕД:
- Автоматизовано діловодство;
- Накладення резолюцій і доручень усіма керівниками в СЕД;
- Формування виконань, проектів відповідних документів, внутрішніх і організаційно-розпорядчих документів виконавцями в СЕД;
- Узгодження проектів документів в СЕД;
- Підписання документів керівниками в СЕД;
- Контроль виконавської дисципліни (підготовка документів) за допомогою СЕД.
Запроваджено модуль "Нормотворчість", який дозволяє:
- готувати порядку, протоколи, виписки, рішення засідань постійних комісій, Депутатських слухань і Думи;
- віддалено працювати з документами, підготовленими для засідань постійних комісій, депутатських слухань, Думи.
Фактори успіху проекту
Будь-яке впровадження інформаційної системи саме по собі багато часу не займає, коли цим займаються фахівці. Технологія автоматизації документообігу починає працювати, але наявність інструменту не є єдиним чинником успіху, тому що потрібно, щоб самі користувачі вміли і могли з ним працювати. Саме опір інноваціям викликало найбільшу кількість запитань.
З точки зору керівника проекту з боку замовника Валерія Танага основними факторами успіху є:
- Підтримка керівництва. Це дуже важливо, оскільки без підтримки керівництва, практично будь-який впровадження приречене на провал. Куратором проекту був Заступник голови Думи.
- Грамотна професійна підтримка постачальника рішення при описі ділових процесів організації для їх подальшої автоматизації.
- Персональна робота з кожним співробітником з метою подолання опору інноваціям. За словами Валерія, дуже важливо було пояснити простою і доступною мовою всі переваги кожному активному користувачеві.
- Навчання співробітників і підготовка зрозумілих інструкцій з використання системи.
- Доопрацювання програмного забезпечення під потреби організації.
- І, звичайно, підготовлена технічна інфраструктура, яка забезпечує швидку, комфортну і безперебійну роботу всіх користувачів системи.
Плани розвитку:
ІТ-фахівці Ростовської-на-Дону міської Думи не планують зупинятися на досягнутому. Подальший розвиток буде реалізовуватися в наступних областях:
- Робота зі зверненнями громадян;
- Мобільні робочі місця:
- Використання планшетних комп'ютерів для роботи депутатів і запрошених на засідання;
- Використання віддалених робочих місць депутатами і помічниками для роботи в СЕД і модулі Нормотворчість;
- Доповнення системи супроводу засідань підсистемою голосування і записи виступів;
- Підключення СЕД Думи до системи МЕДО РВ.
Валерій Танага після реалізованого проекту спільно з фахівцями "Трініті" став справжнім експертом в сфері впровадження СЕД і в даний момент вже сам активно ділиться зі своїми колегами досвідом в рамках семінарів та круглих столів, які ми реалізуємо по всій Росії.
Завдяки зусиллям начальника програмного відділу "ТРрініті" у нас працює повноцінний демо-стенд, де ви можете самостійно попрацювати з усіма модулями, перерахованими в цій історії проекту.
