Філософія СЕД - кроки до досягнення мети (практичні поради)

У статті описані практичні ситуації і рекомендації щодо вибору та встановлення СЕД від імені однієї з російських страхових компаній, яка впровадила систему документообігу. Також свою думку висловили екпертів в різних областях: головний бухгалтер, фахівець з бізнес-процесів, аналітик з документообігу, експерт в сфері діловодства та електронного документообігу.

До 2012 року в нашій компанії велося паперове діловодство. Така ситуація значно ускладнювала роботу: збільшувався час пошуку потрібних документів, страждала організація контролю виконавської дисципліни - словом, затягувала все бізнес-процеси компанії. Досить прості завдання ставали неймовірно складними і трудомісткими, адже документи не сканувалися, реєстраційний номер присвоювався в журналах вхідних, вихідних або внутрішніх документів. Чи не представлялося можливим оперативно підготувати матеріали по питаннях, що цікавлять, т. Е. Доводилося запитувати оригінали у виконавців або шукати в папках на паперових носіях.

Оскільки наша компанія невелика і досить консервативна (вік співробітників і керівництва доводиться на цифри між 40-55), то до процесу підготовки впровадження СЕД довелося підходити поетапно. Прекрасно розуміючи, що для покупки СЕД необхідні матеріальні витрати і схвалення керівництва, було вирішено максимально оптимізувати процес руху документів, створити єдину електронну базу документального фонду компанії, таким чином підготувавши фундамент для впровадження СЕД.Вот кілька практичних кроків, які я рекомендую зробити перед тим, як ваша організація прийме рішення перейти на електронний документообіг. Це свого роду створення базису і надбудови для майбутнього успішного функціонування організму СЕД, де базис - матеріальна частина, тіло цього організму, що представляє собою електронний фонд документів організації, а надбудова - духовна частина, бажання і позитивний настрій керівництва і співробітників, які хочуть і будуть працювати в цій системі. Можна образно сказати, що це - філософія СЕД. Створення матеріальної частини майбутньої СЕД мені довелося взяти на себе, а в питанні формування позитивної філософії і пропаганди цього «нововведення» мені дуже допоміг ІТ директор нашої компанії.

Практичні кроки з підготовки до покупки і впровадження СЕД:

Крок I - створення бази

Перше, що необхідно було зробити, - замінити паперові журнали реєстрації документів електронними. В результаті час пошуку потрібної інформації скоротилося в рази. Стало простіше і зручніше створювати різні звіти для керівництва, наприклад, швидко фільтрувати інформацію по контрагентах, по виконавцям, по темі і т. Д. Це завдання було успішно вирішена в програмі Excel. При цьому я намагалася обов'язково демонструвати керівництву і колегам, наскільки стало швидше і зручніше працювати.

Друге - почати створення електронного архіву компанії шляхом сканування документів і «прив'язки» образів документів до електронних журналів. Це завдання також була успішно вирішена в програмі Excel. Таким чином, реалізувався один з основних принципів організації діловодства - кожен документ на своєму місці.

Третє - організувати відстеження термінів виконання документів, налагодивши контроль виконавської дисципліни, що дало можливість швидкої генерації звітів, як по окремим співробітникам, так і по компанії в цілому.

Крок II - вибір СЕД

Процес вибору був складним і трудомістким. На ринку програмного забезпечення зараз представлено дуже багато продуктів, які забезпечують організацію електронного документообігу на підприємствах. Практично кожна компанія може знайти собі програмний продукт, що відповідає її вимогам і відповідний бізнес-процесів, що протікають в ній. Я активно відвідувала бізнес-заходи, організовані компаніями ТОВ «Форт-Росс» і «ІнтерТраст», а також проектом DOCFLOW. Хочеться сказати їм величезне спасибі за надану допомогу і підтримку. Було проведено безліч зустрічей з компаніями - розробниками програмних продуктів СЕД, на яких було озвучено низку ключових тенденцій в області електронного документообігу, продемонстровані нові ідеї та тренди СЕД, пропоновані в якості інструментів менеджерів, показані можливості інтеграції функцій автоматизації адміністративних процесів (BPM) і традиційних завдань управління документами в організаціях. Було показано безліч горизонтальних і галузевих вертикальних рішень на базі корпоративних СЕД / ECM. На цих заходах колеги з інших компаній ділилися своїм досвідом вибору і подальшого впровадження СЕД, своїми помилками і досягненнями.

Крок III - збір комерційних пропозицій СЕД

За підсумками зустрічей з компаніями-розробниками ми відібрали кілька найбільш цікавих на наш погляд програмних продуктів, організували зустрічі-презентації в офісі компанії з залученням представників керівництва і запросили комерційні пропозиції. Ось основні критерії, яким ми йшли при відборі можливих систем документообігу:

функції системи при реєстрації документів (опис, простота інтерфейсу); можливість імпорту / експорту даних з інших систем, що функціонують в компанії (наприклад, можливість перенесення даних з Excel і «1С»); можливість настройки управління завданнями без підключення програмістів (в деяких СЕД, в яких мені доводилося працювати, раніше дана функція передбачалася, але не працювала, і потрібно було вдаватися до допомоги програмістів для «дописування» бажаних функцій); можливість навчання користувачів без відриву від виробництва і в стислі терміни. З огляду на специфіку нашої компанії, це повинно було відбуватися віддалено, так як не було фізичної можливості організувати комп'ютерні класи для навчання. Також ми не могли по ряду причин проводити навчання співробітників на робочих місцях; і останнє, але досить вагоме умова - це прийнятна ціна даного продукту.

Отже, переглянувши безліч програмних продуктів СЕД і визначивши завдання, які підходяща нам система повинна вирішувати, ми зупинили свій вибір на системі з управління документами і завданнями «ТЕЗА» самарських розробників - фірми HAULMOUNT. Програма відображала всі потреби компанії, була проста в експлуатації і не вимагала додаткових інвестицій в покупку нового обладнання. Можна сказати, що це прийнятне рішення по оптимізації документообігу для невеликих компаній. На думку керівництва нашої компанії, система електронного документообігу повинна забезпечувати наступне:

швидкість пошуку потрібного документа (принцип «кожен документ на своєму місці»);
відображення зв'язків документа з іншими документами ( «історія листування»);
відображення резолюцій документа ( «дерево резолюцій»);
можливість електронного узгодження документів і договорів;
відображення завдань, поставлених керівництвом, в СЕД і можливість в онлайн-режимі знайомитися зі станом виконавської дисципліни (використання мобільної версії для iPhone);
можливість активно керувати бізнес-процесами, як на робочому місці, так і у віддаленому режимі ( «віддалений офіс»); створення електронного архіву компанії.

Таким чином, підійшов до фіналу етап підготовки і вибору системи електронного документообігу. Далі ми розповімо про особливості впровадження СЕД в компанії, способах залучення співробітників в активне користування СЕД, системі мотивації користувачів СЕД і основні труднощі, з якими нам довелося зіткнутися.

впровадження СЕД

Зробивши вибір, ми перейшли до наступного етапу - впровадження СЕД. Перш за все потрібно було визначити ролі учасників бізнес-процесу. Хочу сказати, що призначення ролей в системі - це відображення структури управління, прийнятої в компанії. У нашій компанії це вертикальна структура. Вертикальна структура пов'язує діяльність вищих організаційних ланок із середніми і нижніми рівнями для досягнення загальних цілей організації. Рух документів здійснюється як зверху вниз - це більшість вхідних документів і внутрішні організаційно-розпорядчі документи (накази, розпорядження), так і від низу до верху - це внутрішні документи (службові та доповідні записки) і більшість вихідних документів.

Розглянемо ці процеси поетапно. Як і в більшості організацій, у нас входять документи проходять первинну реєстрацію в системі електронного документообігу. У «Тезах» це відбувається в меню КАНЦЕЛЯРИЯ. Заводиться реєстраційна картка документа, яка включає в себе заповнення обов'язкових інформаційних полів. Для вхідних документів це:

Дата реєстрації.
Короткий зміст документа.
Вихідний номер документа і дата реєстрації.
Вид документу.
Відсканована копія документа (меню вкладення).
Відсканована копія документа (меню вкладення).
Реєстраційний вхідний номер.

Далі документ (оригінал на паперовому носії) передається для накладення резолюції генеральному директору. У «Тезах» це кнопка РЕЗОЛЮЦІЯ. Після накладення резолюції документ надходить на виконання співробітникам, відповідальним за даний напрямок діяльності. У нашій компанії це заступники генерального директора, які, в свою чергу, і визначають безпосереднього виконавця. Далі документ повертається до канцелярії, текст резолюції вноситься в СЕД, а сам документ направляється для подальшої роботи. Хочу відзначити, що з переходом на СЕД процес роботи з документами прискорився, став набагато прозоріше і час «доставки» документів виконавцям скоротилося в рази. Якщо раніше «паперовий» документ міг довго лежати у виконавця «в столі», то тепер посилання на нього миттєво приходить як в особистий кабінет користувача в СЕД, так і на його електронну пошту, а в журналі дій завжди відбивається дата і час передачі документа. Крім того, в системі передбачена функція Ознайомлення, тому зареєстрований документ направляється потенційним виконавцям ще до накладення резолюції керівництва, що теж прискорює бізнес-процеси. Таким чином, в потоці вхідних документів СЕД передбачає ролі накладення РЕЗОЛЮЦІЇ, ОЗНАЙОМЛЕННЯ і ПОГОДЖЕННЯ.

Не можу сказати, що дані функції СЕД були позитивно сприйняті всіма співробітниками компанії. Така організація роботи виключала будь-яку можливість щось «не помітити», «не одержати» або «отримати пізно», а у керівництва з'явився інструмент, що дозволяє в будь-який момент бути в курсі стану роботи по даному документу, крім того, керівник тепер міг безпосередньо в системі письмово викласти свої вимоги, поставити конкретні терміни, висловити своє бачення цього питання і залишити коментарі. Для цього в «Тезах» є функція Обговорення. Також, переглянувши поле ПОВ'ЯЗАНІ ДОКУМЕНТИ, керівник міг бачити підготовлену відповідь (або його проект), спосіб і дату його відправки, не витрачаючи часу на дзвінки і з'ясування стану справ. Не менш цікаво було з розподілом ролей при русі внутрішніх та вихідних документів. Цей процес включає в себе:

Підготовку проекту документа.
Узгодження документа.
Затвердження документа.

При підготовці проекту документа ІНІЦІАТОР (виконавець) надсилає його на ПОГОДЖЕННЯ. Тепер це можливо зробити в СЕД, так як є функція електронного узгодження документів. Система також передбачає встановлення черговості і строків узгодження, додавання зауважень і коментарів. Ця функція знижує тимчасові витрати, дозволяє чітко відстежувати терміни, бачити внесені зміни. Після завершення процесу узгодження документ направляється на ЗАТВЕРДЖЕННЯ генеральному директору і далі на РЕЄСТРАЦІЮ в канцелярію. Все відбувається в онлайн-режимі, процес повністю автоматизований. Зрозуміло, що для відправлення вихідного листи необхідна «жива» підпис керівника на паперовому оригіналі документа. Система дозволяє досить просто вирішити і це питання. Після того як документ узгоджений і направлений на затвердження, його паперова версія і лист погодження з системи передаються на підпис керівнику. Після підписання документ проходить реєстрацію і заноситься в систему як вкладення. Цю функцію здійснює помічник керівника в режимі заміщення СЕД.

Таким чином, можна говорити про наступні ролях в процесі створення документа: ІНІЦІАТОР - СОГЛАСУЮЩИЙ - УТВЕРДЖУЄ.

СЕД як ефективний інструмент бізнес-процесів

Саме наявність функції ПОГОДЖЕННЯ отримало велику підтримку і розуміння у співробітників нашої компанії. Відпала необхідність особисто приносити паперовий документ на узгодження, чекати, поки узгоджувальний нарешті «добереться» до документа, з'явилася можливість направляти документ на узгодження одночасно відразу декільком співробітникам. У паперовому варіанті цей процес розтягувався на НЕ поділи, так як доводилося чекати, коли документ повернеться від одного узгоджувального, потім його передавали наступним і т. Д. Особливо критично складалася ситуація для договорів, де були встановлені певні терміни.

Функція електронного узгодження стала переломним моментом у ставленні до СЕД. Співробітники оцінили зручність «ТЕЗИ», бізнес-процеси стали проходити набагато ефективніше, а погодження документів перестало бути довгим і трудомістким. Ось позитивні моменти, які відзначили як представники керівництва, так і рядові співробітники організації:

Швидкість (на узгодження відразу всім одночасно!).
Надійність (документ не загубиться!).
Менша трудомісткість (не треба витрачати час на ходіння по кабінетах!).
Чітка прив'язка до термінів (в системі визначаються терміни узгодження документа).

Співробітники компанії стали активно користуватися системою, що дозволило збільшити продуктивність праці і підвищити особисту ефективність. Крім того, в особистому кабінеті кожного співробітника можна було легко знайти документи, автором яких він був, виконані документи, накази і розпорядження, спрямовані на ознайомлення. Кількість папок з «паперовими» документами скоротилося, все стало зберігатися в електронному вигляді. Заробив основний принцип СЕД - кожен документ на своєму місці! Компанія всіляко намагалася заохочувати співробітників, які активно включилися в роботу в СЕД. На першій нараді, присвяченій початку експлуатації СЕД, керівництво компанії оголосило подяку найактивнішим користувачам. Хочеться звернути увагу на розуміння керівництвом необхідності удосконалення та підтримки служби документаційного забезпечення нашої компанії, виділення достатнього фінансування на придбання даного програмного продукту. Інвестиції в СЕД дозволяють забезпечити простоту і прозорість роботи з документами, надати додатковий потужний інструмент для організації та впорядкування процесів роботи з документами, контролю виконавської дисципліни та координації бізнес-процесів, створити електронний документаційного фонд і надійну швидку пошукову систему. Можна сказати, що інвестиції в СЕД - це інвестиції в успішне перспективне майбутнє організації.

Автор статті: Н.В. Коршакова, директор дирекції документаційного забезпечення ТОВ «ОВК».

Стаття опублікована в журналі "Сучасні технології діловодства і документообігу" №5 // 2014

Завантажити в pdf