- призначення
- Зразок документа 2019 р
- Інструкція щодо заповнення
- приклад заповнення
- Які відомості відображаються
- Як ведуться картки
Проведення обліку матеріалів з фіксуванням відповідних даних проводиться в спеціальній картці форми М-17. Затверджений бланк, а також інструкцію з оформлення цього документа ви знайдете нижче.
Бланк за формою М-17 (word)
Зразок заповнення картки обліку матеріалів (word)
призначення
Основне призначення документа полягає в тому, що за допомогою форми М-17 здійснюють облік матеріалів, тобто в ній зазначають будь-які переміщення цінностей:
- при надходженні з іншого територіального підрозділу;
- при надходженні від постачальника;
- при обміні;
- в разі списання у зв'язку із закінченням терміну придатності, псування та інших причин.
Таким чином, основне призначення форми полягає в тому, щоб компанія могла вчасно відстежити реальні залишки товару на складі, а також їх надходження і відпустку.
Документ відноситься до первинного обліку, а відомості з нього заносяться з інших бланків:
- прибуткових ордерів;
- накладних;
- рахунків-фактури.
Ведення форми М-17 обов'язково. Облік дозволяє відстежити актуальні залишки, побачити рух всіх цінностей, а також підстави для такого руху. Тому правильний облік дозволяє вирішити відразу кілька завдань:
- коректно відзвітувати перед перевіряючими посадовими особами;
- здійснити аналіз ефективності використання складських приміщень;
- оптимізувати логістичні потоки (це особливо актуально для великих складських приміщень);
- побачити сумарний обсяг надходжень товарів і обсяг відпущених цінностей за певний період (день, місяць, квартал, рік).
У випадку з карткою обліку матеріалів М-17 організація має право розробити і свій власну форму, проте в більшості випадків зручніше користуватися затвердженим, єдиним шаблоном, бланк якого представлений далі.
Картки заповнюються працівником складу - найчастіше його завідувачем. Допускається також заповнення іншим співробітником (наприклад, оператором складу), проте в цих випадках має бути відповідне розпорядження адміністрації.
Зразок документа 2019 р
Допускається розробка шаблону власного виду, відповідно до особливостей обліку ТМЦ в конкретній компанії. Облік завжди проводиться за відмітними ознаками цінностей:
- унікальне найменування;
- унікальний код або артикул - комбінація цифр і / або букв відповідно до номенклатурної системою підприємства;
- марка;
- габарити;
- сорт і інші.
Зразок, розроблений всередині компанії, повинен містити всі розділи, які наведені в уніфікованому шаблоні.
Інструкція щодо заповнення
Картка складається з шапки трьох табличних частин:
- У шапці зазначаються відомості про організацію:
- повна офіційна назва (наприклад, Товариство з обмеженою відповідальністю «Вінтаж»), однак допускається і скорочення ТОВ;
- код діяльності по ОКПО;
- дата - вона повинна точно відповідати фактом (тобто саме в день проведення відповідних прибуткових або видаткових операцій).
- Інформація про склад як структурний підрозділ компанії, а також про самих ТМЦ:
- офіційне найменування (відповідно до прийнятої системи номенклатури);
- назва структурного підрозділу (зазвичай «Склад»);
- параметри матеріальної цінності - марка, сорт, габарити, номер за номенклатурою, терміни придатності та інші; в разі відсутності опису по даному параметру проставляється прочерк.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. За дорогоцінним матеріалам, а також виробів з них заповнюється окрема таблиця, в якій поряд зі звичайними параметрами вказуються дані супровідного паспорта.
- Нарешті, основна частина форми присвячена операціям, які були проведені в цей день (прихід чи витрата). У заключній таблиці містяться відомості:
- про одержувача або особі, відпустили його;
- про кількість витрати або приходу;
- про залишок в результаті кожної прибуткової або витратної операції.
приклад заповнення
Зразок заповнення, на який можна орієнтуватися при оформленні такого документа, представлений нижче.
Які відомості відображаються
Таким чином, незалежно від зразка (уніфікований чи власний) в ньому повинні відображатися такі відомості:
- найменування складу і його власника (тобто ТОВ, ІП та т.п.);
- точні параметри, що описують розміщення продукції на складі;
- ПІБ співробітника, матеріально відповідальна за прихід і відпуск матеріалів, його підпис;
- ключові характеристики, за якими його можна безпомилково визначити серед безлічі інших товарів і матеріалів (артикул, сорт, марка і т.п.);
- особи, відпустили і прийняли товар;
- відомості про документ, на основі якого були зафіксовані записи в картці обліку (назва, номер і дата складання документа).
Як ведуться картки
Облік, а також зберігання документів здійснюється за такими правилами:
- Всі записи по пересуванню цінностей проводяться тільки в день фактичного здійснення операцій.
- Співробітник складу фіксує актуальні залишки кожен день.
- Щомісяця співробітник складу здає підсумковий звіт, в якому зазначаються актуальні залишки, а також всі прибуткові і всі витратні операції. Форма цього звіту довільна, вона розробляється всередині підприємства.
- В кінці календарного року складається річний (підсумковий) звіт, всі актуальні залишки переносяться на дату 1 січня. Всі заповнені форми, підшиваються і переходять в архів.
- Діє принцип, згідно з яким кожному номеру (по внутрішній номенклатурі підприємства) повинна відповідати 1 картка.
- Всі картки підлягають обов'язковому обліку - працівники бухгалтерії заводять спеціальний реєстр, де фіксують документи по мірі їх надходження.
- Перед передачею документа співробітникові складу на ньому обов'язково ставиться унікальний номер (в хронологічному порядку), а також ставиться віза головного бухгалтера або заміщає його співробітника.
- Ведення карток проводиться щороку починаючи з 1 січня. Нумерація ведеться по роках, тобто з кожного нового року ставляться нові номери.
- Співробітник складу обов'язково вказує в документі вичерпні відомості про місце, де зберігається товар або інша матеріальна цінність. Зазвичай на кожному підприємстві передбачена власна система позначень, яка являє собою комбінацію букв і цифр. Відображаються номер ряду, сторона (парна / непарна), номер стелажа і відмітка про конкретне місце на полиці.
- Кожен вид переміщення товару прописується окремо - тобто окремо прихід і відпустку.
- Якщо ж відбувається кілька однакових пересувань, допустимо зафіксувати їх у вигляді єдиної записи, але важливо, щоб всі ці переміщення відбувалися протягом 1 робочого дня.
- Нарешті, в документі не допускаються помарки, нечитаний текст, надриви і т.п. Однак якщо зроблено акуратне виправлення, яке можна прочитати, воно повинно бути завізована головним бухгалтером або заміщає його особою. Виправлений запис повинна бути чіткою і розташовуватися поруч з тією, в якій була допущена помилка або неточність.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. У випадку з невеликими підприємствами, коли немає необхідності створювати окрему систему обліку пересування матеріалів, допустимо користуватися звичайними книгами складського обліку, а також складати щомісячні звіти в довільній формі і направляти їх в бухгалтерію.
