«Кадрова азбука». Трудова книжка: приймаємо, заповнюємо

оформлення працівника, сумісники, підприємці-роботодавці

Трудова книжка - це основний документ про трудову діяльність працівника. Їх ведуть роботодавці (підприємства, установи, організації всіх форм власності, а також фізичні особи-підприємці) на всіх працівників, які трудяться у них понад 5 днів ( ст. 48 КЗпП , п. 1.1 Інструкції № 58 *).

При цьому є нюанс по працівникам-сумісникам.

Якщо ваш працівник є зовнішнім сумісником (його основне місце роботи - в іншого роботодавця), записи в його трудову книжку ви не вносите. Чому? В силу прямої норми з все того ж п. 1.1 Інструкції № 58 .

Якщо працівник-сумісник захоче, запис про його роботу за сумісництвом повинен буде внести в його книжку окремим рядком основний роботодавець. Для цього вам необхідно буде видати працівникові довідку про роботу за сумісництвом (форма довільна).

Логічно, щоб таку довідку (виписки з наказів) неосновної роботодавець видав працівникові в момент звільнення з роботи за сумісництвом **.

Далі невеликий сеанс «бліц-відповідей» на ваші питання по трудовій книжці.

питання

відповідь

У працівника трудова книжка старого зразка. Чи потрібно її замінювати на нову?

Діючі на сьогоднішній день форми трудової книжки і вкладиша до неї затверджені постановою КМУ від 27.04.93 р № 301 . Однак багато працівників (старшого покоління) мають трудові книжки раніше встановленого (до вступу в силу зазначеної постанови) зразка (1938 або 1974 року).

Однак можете не турбуватися: відкриті раніше трудові книжки старого зразка дійсні і обміну не підлягають

Чи можна заповнювати трудову книжку на одній мові?

Ми вважаємо, що так, якщо ця мова українська.

Тобто, якщо ви зробите запис українською мовою і в російськомовній частині трудової книжки або взагалі проігноруєте російськомовну частину, це, на нашу думку, не буде порушенням.

Тим більше Мінсоцполітики в листі від 29.06.2016 р № 3475/0 / 10-16 / 06, пославшись на ст. 13 Закону № 5029 ***, підкреслило, що заповнення трудової книжки на іншій мові, крім української, може здійснюватися на основі особистої заяви особи, якій належить трудова книжка

Чи може фізособа-підприємець завести трудову книжку працівнику?

Так. Це підтверджує Мінсоцполітики в листі від 03.12.2015 р № 492/06 / 186-15. Причому зауважте: якщо підприємець не має печатки, всі записи в трудовій книжці він запевняє тільки своїм підписом.

І ще одна фішка. Підприємець трудові книжки найманих працівників у себе не зберігає. В цьому випадку трудові книжки зберігаються у самих працівників ****

Працівник підприємства просить на час видати йому на руки трудову книжку. Як це оформити?

Намотайте на вус: підприємства зберігають у себе трудові книжки і видавати їх на руки працівникам до моменту звільнення не має права.

У такій ситуації ви повинні видати працівникові завірені виписки з трудової книжки.

Свою трудову книжку на руки працівник отримає тільки в день звільнення після того, як розпишеться в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них ( п. 4.1 Інструкції № 58 )

У працівника в трудовій книжці закінчилися сторінки для записів про прийом / звільнення. Що робити?

Відповідь проста: заводити вкладиш до трудової книжки. Причому якщо сама трудова книжка старого зразка, вкладиш до неї повинен мати нову форму.

Вкладиш вшивають в трудову книжку, заповнюють і ведуть в такому ж порядку, що і трудову книжку. Про кожний виданий вкладиш на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки зверху проставляють штамп розміром 10 х 25 мм з написом «Видання вкладиш». Тут же вказують серію і номер вкладиша.

Майте на увазі: вкладиш без трудової книжки недійсний.

Коли вносять відомості до відповідного розділу вкладиша, продовжують порядкову нумерацію записів трудової книжки

З загальними питаннями розібралися. Пора переходити до заповнення трудової книжки новоприйнятого працівника. А почнемо з «допріемних» записів . Так-так, є і такі! Дивіться самі.

«Допріемние» записи

При працевлаштуванні деяких категорій працівників роботодавець повинен враховувати певні особливості заповнення розділу «Відомості про роботу» трудової книжки.

Йдеться, наприклад, про військовослужбовців, які повернулися з військової служби, випускників вузів, громадян, які доглядали за інвалідом I групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років.

Перед тим як внести в розділ «Відомості про роботу» запис про прийом на роботу таких працівників, ви окремим рядком з посиланням на дату, номер і найменування відповідних документів (якщо вони, звичайно, будуть надані) повинні внести дані про:

- час служби у складі Збройних Сил України та інших військах, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби;

- час догляду за інвалідом I групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду;

- час навчання у професійних навчально-виховних закладах та інших закладах у навчально-курсових комбінатах (центрі, пункті тощо. П.);

- час навчання у вищих навчальних закладах та про час перебування в аспірантурі і клінічній ординатурі.

Окремо зупинимося на внесення до трудової книжки запису про час навчання. Якщо до вас на роботу завітав, наприклад, випускник ПТНЗ або вузу, у якого ніколи не було трудової книжки, то ви як перший роботодавець повинні в розділ «Відомості про роботу» трудової книжки цього працівника насамперед внести запис про період його навчання в навчальному закладі . І вже потім зробити запис про прийом на роботу.

Підстава для «навчальної» записи - диплом випускника.

А як щодо студентів, учнів, які вже мали трудові книжки до вступу до навчального закладу? Тоді запис про період навчання в трудову внесе навчальний заклад ( п. 2.16 Інструкції № 58 ).

А якщо студент навчався і паралельно працював і його трудова книжка на момент закінчення навчання знаходиться на підприємстві? У цьому випадку, на наш погляд, запис про період навчання може бути внесена в його трудову книжку після запису про звільнення з даного місця роботи майбутнім роботодавцем перед записом про прийом на роботу.

Вносимо запис про прийом на роботу

Запис про прийом працівника на роботу вносять в розділ трудової книжки «Відомості про роботу». Як саме це роблять?

У графі 3 у вигляді заголовка (т. Е. Окремим рядком) записують повне найменування підприємства (підприємця), в тому числі назву його організаційно-правової форми.

Потім рядком нижче (під заголовком) вказують:

- в графі 1 - порядковий номер запису. Зауважте: нумерація записів по всьому «приймально-звільнену» розділу наскрізна! Цифри арабські;

- в графі 2 - дату прийому на роботу відповідно до наказу;

- в графі 3 - інформацію про те, в який цех, відділ, підрозділ, ділянку, виробництво, а також на яку роботу, професію або посаду приймають працівника. Врахуйте: записи про найменування роботи, професії або посади, на яку прийнято працівника, вносять в точній відповідності з найменуванням, наведеним у Класифікаторі професій ДК 003: 2010;

- в графі 4 - назва, дату і номер документа, на підставі якого вносять запис. Увага! Назва документа, на підставі якого ви вносите запис, пишіть повністю - «Наказ», а не «Нак.», «Розпорядження», а не «розпис».

Тепер «пройдемося» щодо можливих варіантів оформлення трудових відносин.

Безстроковий трудовий договір. Запис про прийом на роботу в трудовій книжці повинна точно відповідати тексту наказу (розпорядження) керівника підприємства-роботодавця і може виглядати, наприклад, так: «Прийнято на посаду менеджера зі збуту у відділ збуту». Інформацію про те, що трудовий договір безстроковий, в трудовій книжці не призводять.

А як бути, якщо працівника приймають на роботу на певний строк?

Строковий договір. Термін дії трудового договору прописують тільки в наказі про прийом на роботу (див. Лист Мінпраці від 29.05.2007 р № 126/13 / 133-07). Відомості про те, що трудовий договір в даному випадку строковий, до трудової книжки не вносять ( ст. 23 КЗпП ).

Коли ж настане момент розставання зі «терміновим» працівником, то і в наказі, і в трудовій книжці просто зроблять запис про звільнення з формулюванням: «У зв'язку із закінченням терміну дії трудового договору, п. 2 ч. 1 ст. 36 КЗпП ».

Сезонні і тимчасові роботи. Відомості про характер роботи (сезонна / тимчасова) в трудову книжку не вносяться (див. Лист Мінпраці від 29.05.2007 р № 126/13 / 133-07).

Неповний робочий час. При прийомі працівника на роботу на умовах неповного робочого часу інформацію про режим його роботи вказують тільки в наказі про прийом на роботу.

Випробувальний термін. Коли працівника приймають на роботу з випробувальним терміном, таку умову обумовлюють тільки в наказі «Прийнято на посаду менеджера зі збуту у відділ збуту з випробувальним терміном три місяці».

У трудову книжку умова про випробувальний термін не вносять, а роблять стандартну запис: «Прийнято на посаду менеджера зі збуту у відділ збуту».

Робота на умовах контракту. Контракт є особливою формою трудового договору. Умова про укладення контракту вказують в трудовій книжці.

Зауважте: при продовженні терміну дії контракту трудові відносини між працівником і роботодавцем тривають (не припиняються). Додаткову запис про це в трудову книжку не вносять.

Але якщо після закінчення дії попереднього контракту з працівником відразу укладають новий контракт на новий термін, то працівника звільняють і знову приймають на роботу.

Переклад з іншого підприємства. Запис у трудовій книжці працівника, прийнятого на роботу в порядку переведення з іншого підприємства, повинна містити вказівку на факт прийому з перекладу, а також найменування підприємства, з якого переведений працівник.

Що ж, пора переходити до прикладів внесення в трудову книжку записів про прийом на роботу.

Порядок заповнення трудової книжки при прийомі працівника на роботу