- Зі статті ви дізнаєтесь:
- Форма книги обліку
- Заповнення книги обліку руху трудових книжок зводиться до того, що в окремі графи вноситься наступна...
- Для чого потрібна книга обліку
- Хто відповідає за ведення книги обліку
- Вимоги до оформлення журналу обліку
- Правила встановлюють ряд вимог до ведення книги:
- особливості заповнення
Поки ведуться розмови про електронні трудових книжках, обов'язки роботодавця щодо забезпечення їх збереження і побоювання працівників за їх наявність ніхто не відміняв. Для фіксації місцезнаходження цього документа існують спеціальні журнали. Перевірте, чи правильно у вас в організації ведеться книга обліку руху трудових книжок.
Зі статті ви дізнаєтесь:
законодавчі основи
Закон наказує вести трудову книжку (ТК) на кожного працівника. Це основний документ, де міститься вся інформація про робочої діяльності та стаж співробітника (ст. 66 ТК РФ). 
Форма трудової книжки затверджено на законодавчому рівні - Постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р N 225. Порядок її заповнення, зберігання теж прописаний в нормативному акті - Правилах ведення і зберігання трудових книжок , Виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців, затверджених Постановою Уряду РФ від 16.04.2003 N 225 «Про трудові книжки».
Для працівника ТК - це документ, де воєдино зібрана вся інформація про його діяльності, професії, про його трудовий стаж, заохочення, перекладах. Цінність цієї інформації досить висока - адже саме на підставі цих відомостей працівнику буде нараховуватися пенсія та інші соціальні виплати після припинення трудової діяльності.
Роботодавцю ставиться в обов'язок забезпечити правильне заповнення всіх відомостей, а також забезпечити її схоронність (п. 45 Правил). У Правилах ведення і зберігання описані навіть вимоги, які пред'являються до місця зберігання даних документів. Втрата ТК - вельми неприємна обставина для обох сторін трудових відносин. Працівникові доведеться відновлювати всі наявні в ній записи, а над роботодавцем нависне загроза притягнення до адміністративної відповідальності по ст. 5.27 КоАП РФ з покладанням штрафу.
Роботодавець зобов'язаний призначити відповідального співробітника, в функціонал якого входить забезпечення збереження трудових книжок працівників. Призначення проводиться відповідним наказом.
При проведенні перевірки діяльності роботодавця в сфері трудових відносин в тому числі перевіряється і книга обліку руху трудових книжок , Правила ведення даного документа, використання встановленої форми та умови зберігання.
Форма книги обліку
Ведення обліку, відстеження місцезнаходження ТК працівників здійснюється за допомогою спеціального документа - книга обліку руху трудових книжок. Форма даного документа є Додатком N 3 до Постанови Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 р N 69. Іноді в побуті кадровики називають даний документ «журналом».
Довідка
Заповнення книги обліку руху трудових книжок зводиться до того, що в окремі графи вноситься наступна інформація:
- про дату заповнення;
- про власника,
- про номер та серію бланка книжки,
- про дату видання наказу про прийом на роботу співробітника,
- про посади і місце його роботи;
- розпис особи, відповідальної за її збереження і розпис власника.
Графи з підписами відповідального співробітника і власника трудової книжки, мабуть, найважливіші. Саме заради них і задумано ведення даної форми, оскільки саме власноручними підписами фіксується факт вибуття документа з ведення юридичної особи - роботодавця і передача його в руки власника. Підписи підтверджують даний факт.
У всіх поширених довідкових правових системах можна знайти форму даного документа за запитом «книга обліку руху трудових книжок», скачати бланк можна також тут
Ознайомитися, як проводиться заповнення книги обліку руху трудових книжок ,, а також побачити приклад оформлення можна тут
Слід врахувати, що оформлення книги обліку руху трудових книжок за іншою формою, відмінною від затвердженої, буде порушенням. Так само як і відсутність даного документа в організації. Книга обліку руху трудових книжок (бланк) може являти собою і друкарський документ.
Читайте також:
Для чого потрібна книга обліку
ТК постійно зберігаються у роботодавця. Але в двох випадках вони видаються на руки співробітникові:
при звільненні (ст. 84.1 ТК РФ зобов'язує компанію видати співробітникові його трудову в день звільнення);
при необхідності надати ТК в органи Пенсійного фонду для оформлення пенсії.
Саме дані фати і закріплює книга обліку руху трудових книжок (Зразок надамо нижче). Записи в книзі обліку руху трудових книжок підтверджують виконання обов'язки роботодавця видати трудову в перерахованих вище випадках і обов'язок працівника повернути її після отримання з Пенсійного фонду.
Порядок запиту у роботодавця ТК для надання в органи Пенсійного фонду досить простий (врегульовано в ст. 62 ТК РФ). Працівник пише письмову заяву на ім'я роботодавця з проханням видати йому на руки ТК з метою оформлення виплат по соціальному страхуванню (забезпечення). Законом закріплено обов'язок роботодавця її видати і навіть передбачений термін - не пізніше трьох робочих днів з дати звернення співробітника. При порушенні цього терміну працівник має право звернутися зі скаргою на порушення своїх прав.
Хто відповідає за ведення книги обліку
Ведення документації з обліку ТК, як правило, доручається співробітникам кадрової служби або того підрозділу, який займається прийомом і звільненням співробітників.
Цей функціонал повинен бути прописаний або в трудовому договорі з працівником, або в положенні про структурний підрозділ, або в посадовій інструкції, або в будь-якому іншому локальному нормативному акті.
Вимоги до оформлення журналу обліку
Довідка
Правила встановлюють ряд вимог до ведення книги:
- пронумеровані і прошнуровані наскрізь сторінки;
- завірення її підписом керівника компанії або індивідуального підприємця, який є роботодавцем;
- опломбування або скріплення печаткою з сургучу.
Можна помітити, що законодавство не вимагає проставлення печатки компанії, але багато хто все ж скріплюють підпис керівника печаткою. Це не буде помилкою. Зрозуміло, якщо компанія використовує печатку відповідно до своїх статутних документів.
Вид і форма пломби, її матеріал, написи, як прошити книгу обліку руху трудових книжок - ці питання чітко не врегульовані Правилами. Рішення їх віддано на розсуд організації самостійно. Виправлення в книзі обліку руху трудових книжок робляться за загальними правилами, з проставленням напису «виправленому вірити» і запевненням виправлення підписом відповідального співробітника.
Ще раз підкреслимо, що дотримання вищевказаних вимог до оформлення книги - предмет перевірки трудової інспекції.
особливості заповнення
Заповнюючи книгу обліку, важливо дотримуватися тих же правил, що і при заповненні самої трудової книжки:
всі дати прописуються в форматі чисел через точки, а рік пишеться повністю;
інформація про посаду співробітника повинна відповідати найменуванню посади в штатному розкладі компанії;
найменування підрозділу також вноситься відповідно до штатного розкладу.
Уважність і пунктуальність при заповненні даного документа - запорука відсутності претензій до компанії з боку перевіряючих органів.
Читайте також:
