Робота на касі на увазі дотримання касової дисципліни - правил, що стосуються поводження з грошима і звітності по касі. Основні правила касової дисципліни наведені нижче:
• будь-який рух грошей по касі підтверджується в документах. Внесення розмінною готівки, інкасація (вилучення грошей), розрахунок з клієнтом, витратні платежі викликають друк чека, формування документів і відображення сум у звітах. За документами, звітами і журналам дій користувача можна здійснювати перевірки і тим самим контролювати касирів;
• здійснюючи розрахунки по касі, необхідно щоб касир перевіряв себе самостійно. Це також дозволить уникнути недостачі і надлишків. Основні причини неправильного обліку це помилки касира: неправильно порахований при отриманні розмін, помилка в підрахунку грошей, прийнятих від клієнта, помилка при видачі здачі, помилка при перерахунку грошей, переданих менеджеру при інкасації. Звіряють гроші за формулою: Залишок в касі = Виручка + Залишок на початок дня + Сума отриманого розміну - Сума інкасації - Сума витратних платежів;
Сума залишку в касовому ящику не повинна перевищувати встановлений ліміт. Якщо грошей більше, необхідно інкасувати надлишки.
1) Перш ніж почати працювати слід перевірити встановлені для Заклади настройки програми:
в режиму касового дня (без касових змін) відповідає убраний прапорець на панелі адміністрування: Налаштування \ Заклади \ Ручне закриття Касових змін або в додатку на планшеті SmartTouch POS: Головне меню \ Налаштування \ Налаштування \ Ручне закриття Касових змін
режиму касових змін відповідає встановлений прапорець в Панелі адміністрування: Налаштування \ Заклади \ Ручне закриття Касових змін або в додатку на планшеті SmartTouch POS: Головне меню \ Налаштування \ Налаштування \ Ручне закриття Касових змін
режим касового дня - все касові операції фіксуються в розрізі облікового періоду - календарного дня від 00 до 24 годин автоматично. Зміна дня означає його закриття (недопущення внесення документів і коригувань) після 24 години 00 хвилин поточного дня.
режим касових змін - допускає роботу декількох змін протягом дня (доби). Зміни можна закривати в будь-який час. Касові операції фіксуються в розрізі змін. Момент закриття поточної зміни і відкриття нової, визначає часові межі облікового періоду. Після моменту закриття зміни не допускається проведення будь-яких операцій в закритій зміні.
Перевірте відповідність каса - заклад в поле Панелі адміністрування: Налаштування \ Заклади \ Основна \ Каса за замовчуванням для виручки з продажів
2) Перед початком роботи для перевірки фіскального реєстратора надрукуйте нульовий чек - натисніть кнопку Нульовий чек
Друк чека підтверджує працездатність і готовність до роботи фіскального реєстратора. У разі, якщо принтер не підключений до робочого місця або не включений, буде відповідне повідомлення про помилку.
У момент друку нульового чека (точніше безпосередньо перед його печаткою) система перевіряє час на фіскальному реєстраторі і поточний системний час (на планшеті), в разі його розбіжності буде відповідне повідомлення.
Якщо чек не надрукували, необхідно перевірити настройки підключення фіскального принтера
3) На початку робочого дня закладу, перед початком продажів необхідно внести в касу розмінну готівку.
Для цього необхідно виконати операцію Службове внесення:
- на планшеті в розділі Каса натиснути кнопку «Внесення готівки«
- підтвердити намір внести готівки - відповісти Так в діалозі «Ви дійсно хочете внести готівку»
- у вікні Сума внеску в поле Платіж вказати суму внесеної розмінною готівки, наприклад 1000. В поле Коментар можна зробити запис «Внесена розмінна готівку»
- натиснути зелену кнопку «V» для підтвердження
в результаті виконання операції на фіскальному принтері роздрукується чек із сумою внесення.
Сума внесення відіб'ється:
на планшеті в звітах:
- х-звіті в розділі Службове внесення
- Звіти \ По чеках
- Звіти \ Лог дій
- закриті замовлення
Приклад службового внесення на 1000грн. в закритих замовленнях
в Панелі адміністрування:
- \ Замовлення \ Колонка «Сума»
- \ Звіти \ Касовий звіт або \ Фінанси \ Касовий звіт
У разі нестачі розмінних грошей, протягом робочого дня, можете повторити Службове внесення
Приклад відображення службового внесення на 1000 грн. в Панелі адміністрування \ Замовлення
4) При продажу товару автоматично друкується чек, дані про продажі фіксуються в звітах і замовленнях.
Причиною припинення друку чеків може бути:
- закінчилася або зам'ялася папір у фіскальному реєстраторі - необхідно візуально перевірити наявність і правильність заправки двох рулонів
- фіскальний реєстратор не підключений чи ні зв'язку з ним - спробувати роздрукувати нульовий чек
5) При поверненні товару, покупцеві повертаються гроші, при цьому автоматично друкується чек і сума повернення відображаються в звітах і замовленнях.
Операція повернення виконується на планшеті в вікні «Закриті замовлення». Для повернення необхідно встановити покажчик на замовлення і натиснути кнопку Повернення. Підтвердити повернення в діалозі «Повернути це замовлення».
Результат повернення відобразиться в звітах або у вигляді замовлення з негативною сумою в розділі закриті замовлення на планшеті.
6) При витратному платежі.
Для виконання операції видатковий платіж необхідно на планшеті в розділі Каса
- натиснути кнопку Витратний платіж
- Вказати суму і найменування статті (при необхідності)
- При оплаті готівкою за поставлений на точку продажу товар автоматично друкується чек і дані про расходном платежі відображаються в звітах.
7) Службове вилучення або інкасація. Здійснюється:
- в разі перевищення встановленого ліміту готівки в касі
- в кінці касового дня (або зміни)
Для виконання операції службового вилучення необхідно на планшеті в розділі Каса
- натиснути кнопку Вилучення готівки
- в діалозі «Ви дійсно хочете вилучити готівку» відповісти Так
- в поле платіж внести значення вилучається суми
- в поле коментар внести текст пояснень, наприклад «перевищення ліміту»
- підтвердити операцію - натиснути зелену кнопку
- в разі перевищення вилучається суми сумі залишку грошових коштів з'явиться попередження - «Сума більше ніж в сейфі»
8) Для контролю роботи каси і недопущення недостачі або надлишків, періодична протягом дня перевіряйте залишки грошових коштів:
звіряйте фактичні залишки в грошовому ящику з показниками X- звіту. Х- звіт це аналог Z- звіту, тільки не виробляє закриття касового дня з обнуленням показників. Тому Х-звіт можна виконувати кілька разів протягом касового дня (зміни).
9) Коригування залишків грошових коштів виконується в разі невідповідності залишку грошових коштів в Мобільному Додатку вікно »Каса» X-звіт розділ Готівкові і залишку відображуваного в Панелі адміністрування Звіти \ Касовий звіт \ Колонка «Залишок на кінець»
Для вирівнювання залишків:
- в Мобільному Додатку вікно »Каса» натиснути кнопку «Внесення готівки», внести суму відповідну сумі фактично знаходяться в касі грошей
- в Панелі адміністрування: Замовлення \ Коригування каси встановити значення рівне різниці суми фактично знаходяться в касі грошей і суми зазначеної в Панелі адміністрування Звіти \ Касовий звіт \ Колонка «Залишок на кінець»
10) У кінці касового (робочого дня) необхідно:
- звірити залишки коштів в касі з показниками звітів (Для перевірки можна сформувати Х-звіт та Касовий звіт)
- при необхідності провести інкасацію (операцію вилучення готівки)
- сформувати Z-звіт
Z-звіт (звіт з гасінням) - це підсумковий звіт по поточному касовому дні. Формуванням Z-звіту Ви завершуєте поточний касовий день.
Після натискання «Z - звіт» програма перевіряє наявність фіскального реєстратора, підключеного до даного планшету (-якій точці продажу).
Якщо на даному планшеті Програма не виявляє підключений фіскальний принтер, необхідно спробувати надрукувати нульовий чек см. П1).
Після зняття Z - звіту, касир інкасує готівку з касового ящика. Дані з Z- звіту заносяться в касовий журнал:
- номер Z - звіту
- накопичення на початок робочого дня (Зміни)
- накопичення на кінець робочого дня (Зміни)
- виручка за Зміну
- дата зняття звіту
- повернення
- безготівкові платежі
