- Матеріально-відповідальні особи
- Кому не можна довіряти
- З яких приводів відбувається зміна матеріально-відповідальних працівників
- форма документа
- Оформлення наказу про зміну матеріально-відповідальної особи
- Хто повинен підписати
- Облік і реєстрація наказу про зміну матеріально-відповідальної особи
- Правила та терміни зберігання
- Зразок наказу про зміну матеріально-відповідальної особи
Формування наказу про зміну матеріально-відповідальної особи необхідно в тих випадках, коли в організації виникає потреба перекласти фінансову відповідальність за майно підприємства з одного працівника на іншого.
ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк наказу про зміну матеріально-відповідальної особи .doc Завантажити зразок наказу про зміну матеріально-відповідальної особи .doc
Матеріально-відповідальні особи
Матеріально-відповідальними можуть бути співробітники компанії, що займають зовсім різні позиції штатного розкладу. До них відносяться:
- бухгалтери;
- завгоспи;
- водії;
- комірники і т.д.
Іншими словами, всі ті, хто працює з фінансовими потоками підприємства, має в своєму розпорядженні і користується в роботі товарно-матеріальними цінностями, які є власністю організації, стають матеріально-відповідальними особами.
Матеріальна відповідальність на працівників не переходить автоматично: для її покладання, рівно як і для передачі її від одного працівника іншому видаються відповідні розпорядження.
Кому не можна довіряти
Відповідальним з фінансової точки зору особою може бути призначений будь-який співробітник підприємства, за винятком тих, хто раніше був судимий за злочини, пов'язані з пограбуваннями, крадіжками, розкраданнями і службовими зловживаннями.
З яких приводів відбувається зміна матеріально-відповідальних працівників
Приводом для зміни матеріально-відповідальної особи можуть стати самі різні обставини:
- звільнення;
- догляд працівника на тривалий лікарняний;
- від'їзд у відрядження чи відпустку;
- неналежна експлуатація довіреним майном, його псування, пошкодження, передчасний знос;
- інші несприятливі фактори.
форма документа
Стандартна форма наказу про зміну матеріально-відповідального співробітника на сьогоднішній день на законодавчому рівні не встановлена.
Тобто працівники підприємств можуть писати документ, виходячи з власних уявлень про нього і керуючись потребами організації. Єдине, що важливо врахувати - щоб структура, склад і стиль наказу відповідали нормам розпорядчої документації.
Крім того, якщо всередині компанії є свій шаблон документа, розроблений і затверджений керівництвом, то орієнтуватися при формуванні всіх інших наказів потрібно саме на нього.
Оформлення наказу про зміну матеріально-відповідальної особи
Що стосується оформлення, то тут укладачі наказу також вільні вибирати: робити його в рукописному варіанті або друкованому. Тільки в другому випадку наказ треба роздрукувати. Для роздруківки підійде як простий аркуш паперу, так і бланк з нанесеними на нього реквізитами і логотипом фірми.
Наказ робиться в одному примірнику. При необхідності він ксерокопіруют і всі додаткові копії завіряються належним чином і передаються за місцем призначення (наприклад, начальникам структурних підрозділів підприємства).
Хто повинен підписати
Все що видаються всередині організації накази завжди йдуть від імені вищої посадової особи - директора (або працівника, тимчасово виконуючого його функції). Тому перший підпис, яка повинна стояти в документі - його, без цього автографа документ просто-напросто не буде дійсним. Крім того, в бланку розпорядження повинні розписатися всі зазначені в ньому співробітники, в тому числі ті, кого документ стосується безпосередньо і ті, хто несе відповідальність за його виконання.
Друк в наказі потрібна тільки тоді, коли керівництво вимагає її наявності - в законі вказівок на те, щоб візувати такі розпорядження за допомогою штемпельних виробів на сьогодні немає.
Облік і реєстрація наказу про зміну матеріально-відповідальної особи
Випускаються на підприємствах розпорядчі акти, до яких відноситься і наказ про зміну матеріально-відповідальної особи, підлягають обов'язковому обліку.
Для цього інформацію про їх видання необхідно фіксувати в спеціальному документі - журналі (як правило, лежить він або у секретаря або в іншого відповідального працівника). Сюди досить внести назву і номер наказу, дату його випуску. У разі потреби ці дані допоможуть не тільки довести факт створення розпорядження, а й оперативно і без проблем його відшукати
Правила та терміни зберігання
Оригінал документа, підписаний усіма зацікавленими особами, повинен зберігатися з дотриманням певних норм. Після ознайомлення з ним всіх співробітників, бланк підшивається в папку до інших таким же паперів та зберігається там протягом терміну, зазначеного в російському законодавстві або прописаного в локальних актах компанії, в надрах якої він був сформований.
Після того, як термін зберігання розпорядження закінчиться, його можна або передати в архів організації, або знищити (також з дотриманням встановленого регламенту).
Зразок наказу про зміну матеріально-відповідальної особи
Детальний опис наказу про зміну матеріально-відповідальної особи не буде повним без прикладу, ознайомившись з яким ви без праці сформуєте власне розпорядження.
На самому початку бланка, посередині рядка, напишіть:
- назва документу;
- його номер, дату і місце (населений пункт) створення.
Після цього переходите до формулювання основної частини. Сюди впишіть:
- обгрунтування, тобто вкажіть причину, по якій доводиться проводити зміну матеріально-відповідальних працівників;
- посилання на документ, відповідно до якого проводиться ця процедура (це буде підстава для написання наказу);
- посада та ПІБ працівника, на якому раніше лежала матеріальна відповідальність;
- відомості про те, до кого вона переходить (аналогічним чином);
- дату, з якої нове матеріально-відповідальна особа приймає на себе фінансові зобов'язання;
- вказівка на передачу товарно-матеріальних цінностей, а також фіксацію цього заходу у відповідному документі - акті прийому-передачі;
- доручення відділу кадрів про укладення з новим матеріально-відповідальним працівником додаткової угоди до трудового договору;
- прізвище співробітника, який повинен буде стежити за виконанням даного наказу.
На закінчення зібрати необхідні автографи.
