Опис документів: зразок, правила оформлення і використання

1. Що таке опис і якими законодавчими нормами вона регулюється?
2. Застосування і призначення опису
3. У діловодстві
4. В архіві
5. Правила складання
6. Особливості оформлення в різних ситуаціях
7. При передачі документів до податкової, суд, іншу організацію
8. Внутрішній опис для особової справи
9. для пошти
10. Для передачі в архів
11. на знищення
12. вилучених документів

Ні для кого не секрет, що підприємства і державні органи зобов'язані законодавством зберігати протягом певного періоду документи щодо їх діяльності.

Але такі документи не дозволяється просто так зберігати в архіві. Перед відправкою обов'язково виконується їх опис.

Що таке опис і якими законодавчими нормами вона регулюється?

Згідно із законодавством опис документів є завершальним етапом обробки документів. Опис складається в спеціальному довіднику, форма якого затверджена урядом.

В описі перераховуються індивідуальні номери, їх склад і зміст всіх справ, які необхідно відправити в архів.

Процедура опису документів виконується на підставі норм наступних інструкцій:

• Методичні рекомендації з діловодства, які 23.12.2009 р затвердив Росархів;
• Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення (або просто норми ГОСТу Р51141);
• Наказ Міністерства культури, який стверджує інструкцію діловодства;
• Роз'яснення щодо порядку заповнення певних форм документів;
• Інструкція ЦБ РФ, де прописані головні правила ведення діловодства в Центральному банку.

Всі документи кожного описуваного документа повинні бути правильно систематизовані. Спочатку йдуть накази і розпорядження від вищестоящих органів, а далі інші накази , Протоколи, плани, кошторису , Звіти, доповіді і листування.

Застосування і призначення опису

Обов'язковою опису підлягають бухгалтерські та кадрові документи. Вони описуються, а потім зшиваються і передаються на перевірку до відповідного державного органу або відразу в архів.

Опису підлягають також документи, які протягом року не використовуються в діловодстві . Після цієї процедури вони зберігаються в архіві підприємства.

правда, термін їх зберігання залежить від різновиду. Так, нотаріальні записи, документи про персонал, а також господарські книги зберігаються протягом 75 років, конструкторська документація - 20 років, а фотодокументи - 5 років.

Описувати та здавати в архів свою документацію повинні не тільки державні організації, але також приватні підприємства. Для цього необхідно підписати договір між таким підприємством і Федеральної архівної служби.

У діловодстві

У діловодстві повинна виконуватися опис тільки документів, що вимагають тимчасового або постійного зберігання. Мова йде про особистих , Судових або слідчих справах.

Можна проводити опис документів, втрата яких загрожує службової неприємністю. Наприклад, це стосується наказів.

Така опис спрощує пошук документів, адже кожному окремому документу присвоюється індивідуальний номер.

В архіві

Якщо документи передаються в архів, то їх опис проводиться за затвердженим урядом бланку. Таку процедуру можуть ще називати здавальної описом.

Співробітник, який займається описом, заповнює 2 бланка - один необхідно зберігати у відділі, а інший - в архіві. При заповненні форми використовуються дані з обкладинок справ.

Правила складання

Перед початком опису співробітник повинен:

• перевірити правильність заголовків;
• переконатися, що не були порушені правила оформлення справ та документів всередині їх.

Виконуючи опис, необхідно дотримуватися таких правил:

• привласнювати індивідуальний номер кожної справи або того документів;
• присвоєний номер не повинен відрізнятися від номера номенклатурного справи;
• в бланку не повинні бути присутніми помилки;
• в разі, коли ідентичний заголовок був привласнений для кількох справ, то перший запис опису містить весь заголовок, а наступні слова «Те ж»;
• навіть якщо на попередніх сторінках заголовках вже зустрічався, на новій сторінці форми його необхідно вказувати повністю;
• показник фізичного стану кожної справи вписується в графі «примітка»;
• в описі вказується дата заведення справи, а не перераховуються всі дати створення кожного документа;
• максимальним числом, яке дозволяється використовувати при нумерації, є 9999;
• Судом встановлено систематизувати за хронологією;
• завершений бланк отримує свій номер на підставі номера реєстру описів і листа фонду;
• якщо складається документальна опис в установі, то оформляється:
  • для окремого підрозділу - 2 бланка;
  • для річної опису - 4 бланка;
  • для документів, які не можна знищувати понад 20 років - 2 бланка;
  • для справ співробітників - 3 бланка.
• при описі важлива правильна послідовність документів:
• справи співробітників потрібно сортувати за алфавітом, а в описі вписувати по році, коли співробітник був звільнений;
• кожен вид опису (наприклад, довгострокова і постійна) зберігається окремо.

В опис входить:

Після завершення виконання опису співробітник, який її складав, оформляє і підписує лист-засвідчувач.

Особливості оформлення в різних ситуаціях

Опис документів складається не тільки для їх передачі в архів. Без опису не обійтися також, якщо документи передаються до суду, податкову або іншу організацію на вимогу. Крім того, бланк опису заповнюється, коли документи відправляються на знищення.

Кожен з вище згаданих випадків має деякі особливості складання опису. Розглянемо їх більш детально.

При передачі документів до податкової, суд, іншу організацію

Якщо ви подаєте в позов до суду , То складати опис документів не потрібно. Ви як позивач подаєте позов, в якому в кінці перераховується список наданих документів. Але якщо таких документів дуже багато, то опис все ж краще зробити.

У разі, коли податкова або інша організація ставить вимогу відправити будь-які документи, то опис складати обов'язково.

Документ містить таку інформацію:

• вгорі вказується назва організації, її адреса і реквізити;
• вихідний номер;
• заголовок;
• перелік документів із зазначенням їх кінцевої дати та номера;
• внизу вказується загальна кількість документів.

Така опис обов'язково завіряється печаткою і підписується керівником організації. Якщо ви особисто будете приносити документи в організацію, то не буде зайвим вимагати розпис, яка підтверджує факт отримання документів.

Внутрішній опис для особової справи

Займатися цим документом повинен співробітник, який оформляє самі особисті справи. Бланк опису вкладається в папку з особистими справами і заповнюється після надходження кожного нового документа.

Опис містить інформацію про:

• номерах документів;
• найменуванні;
• кількості аркушів.

У разі здачі справ в архів необхідно скласти підсумкову запис. У ній містяться дані про загальну кількість справ і кількості їх сторінок.

для пошти

Щоб скласти опис відправлення, застосовується форма 107.

Опис вкладень містить характеристики вартості відправлення і складається в таких випадках відправки:

• цінних листів;
• бандеролі;
• посилки.

Відправник зобов'язаний заповнити дві форми опису вкладення.

Зразок опису документів для пошти

У кожному з примірників вказується:

• ПІБ (або назва організації) одержувача;
• приблизну вартість відправлення;
• кількість відправлених предметів.

Коли відправник завершить заповнювати форму опису, працівник пошти повинен поставити на них свій підпис і календарний штемпель. Один примірник бланка вкладається в поштове відправлення, а другий - вручають відправнику.

Правила складання даних документів викладені в наступному відеоматеріалі:

Для передачі в архів

Опис документів для архіву складається в 2-х примірниках, один з яких залишається в організації, а другий примірник - в архіві.

Всі томи документів, які планують передати в архів, заносяться до бланку здавальної опису. У цьому бланку вказується індивідуальний номер кожного тому, число листів і їх крайні дати.

Така опис має кілька розділів:

• зміст;
• передмову;
• основна частина;
• скорочення.

Опис постійного зберігання складається, як правило, в 4 примірниках, але досить і 1-2 примірників. Кожен річний розділ такого опису підлягає затвердженню.

Таке твердження складається з наступних етапів:

1. опис повинен підписати співробітник, що відповідає за архів і співробітник, який заповнював бланк;
2. далі проводиться розгляд експертною комісією;
3. опис аналізує експертна комісія архівного органу в разі, коли організація є джерелом комплектування такого органу;
4. документ обов'язково повинен бути затверджений керівником організації.

Якщо опис незавершена, її не можна підшивати, а необхідно зберігати в папці із зав'язками. Коли опис закінчена, складається підсумковий запис.

Опис є закінченою, якщо число записів досягла числа «9999». Складається також зміст, перелік скорочень і передмову.

Обов'язковим елементом завершеною опису вважається титульний аркуш, де вказується:

• повне найменування архіву;
• назва фонду і його номер;
• номер та найменування опису;
• крайні дати описаних справ.

Завершена опис прошивається в тверду обкладинку.

на знищення

В опис на знищення включаються всі документи, які більше не несуть цінності для організації та термін зберігання яких уже завершився.

Якщо до опису вносяться дані про справи якогось певного підрозділу, то вгорі бланка опису необхідно написати найменування цього підрозділу.

У разі, коли кілька справ мають однаковий заголовок, то в бланку такі справи заносяться під одним загальним заголовком із зазначенням загальної кількості таких справ. У форму опису заносять дані з обкладинок справ, які хочуть знищити.

Коли в бланк занесені всі справи, його підписує співробітник, який займався експертизою. Далі його аналізує експертна комісія організації. Обов'язково складається протокол засідання цієї комісії.

Після цього бланк опису та документи можуть бути знищені. Якщо знищенням паперів займається організація, то факт знищення фіксується з акту в довільній формі. У разі, коли документи передаються на утилізацію, то оформляється акт прийому-здачі, в якому вказується дата його складання, кількість справ, а також їх вага.

вилучених документів

Для опису вилучених документів використовується форма № ММ-3-06 / 338, яка була затверджена урядом 31.03.2007 р

У верхній частині бланка вказується найменування організації (або ПІБ фізичної особи), її ІПН / КПП .

Далі йде список вилучених документів. У списку вказується:

• найменування документів;
• кількість;
• індивідуальний ознака - оригінал або копія;
• вартість, якщо це можливо.

В кінці вказується загальна кількість аркушів документів. Опис підписується посадовою особою, що проводив вилучення та іншими особами, які були присутні при цій процедурі.

Опис вилучення складається в 2-х примірниках. Один екземпляр отримує організація або особа, у якого було вилучено документи, а другий залишається в співробітників поліції, податкової або іншого органу, який проводив вилучення. Якщо під час процедури вилучення використовувалися будь-які способи фіксації, то до опису додаються фото- або відеоматеріали.

Понятими при вилученні документів не можуть виступати співробітники поліції і суду.

Як правильно оформити опис для податкової в 1С розказано в даному відео уроці: