Працівник підприємства загубив трудову книжку: як оформити дублікат

Під час прийняття на роботу особа повідомила, що його трудова книжка загублена на попередньому місці роботи. Дане підприємство ліквідовано. Як бути? Чи можна відновити трудову книжку працівника?

ВІДПОВІДЬ: В описаному випадку нинішній роботодавець зобов'язаний оформити працівнику дублікат трудової книжки згідно з правилами, встановленими р. 5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін'юсту, Мінсоцзахисту населення України від 29.07.1993 р № 58 (далі - Інструкція № 58).

Відповідно до п. 5.1 Інструкції № 58, особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов'язана негайно заявити про це власнику або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після заяви, а в разі ускладнення - в інші строки, власник або уповноважений ним орган видає працівнику іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом «Дублікат» у правому верхньому кутку першої сторінки.

Як оформляється дублікат трудової книжки?

Дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюється за загальними правилами. У розділі «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» при заповненні дубліката вносяться записи про роботу, а також про нагородження і заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).

У разі якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки в розділі «Відомості про роботу» в графу 3 спочатку вноситься запис про загальний стаж роботи до працевлаштування на це підприємство, підтвердженому документами (п.п. 5.2- 5.3 Інструкції № 58).

...

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки (див. Рис.).

Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записується по окремих періодах роботи в такому порядку:

• у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу;

• у графі 3 пишеться найменування підприємства, де працював працівник, а також цех (відділ) і посада (робота), на яку було прийнято працівника;

• в графі 4 прописуються найменування, дата і номер документа, на підставі якого проведено відповідні записи в дублікаті.

Важливо!

Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний сприяти працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передує працевлаштування на підприємство. Коли документи повністю не містять вищевказаних відомостей про роботу в минулому, в дублікат трудової книжки вносяться лише ті дані, які є в документах.

(П. 5.3 Інструкції № 58)

На підставі яких документів нинішній роботодавець має право зробити запис в дублікаті трудової книжки?

Для підтвердження стажу роботи працівника на попередніх місцях роботи йому доведеться звернутися до своїх попередніх роботодавцям для отримання документів, які підтвердять такий стаж. До останніх відносяться: вилучення з наказів, копії наказів про прийом і звільнення з роботи, копії особистих карток і т.п. Такі документи повинні бути підписані посадовими особами підприємств, на яких працював власник втраченої трудової книжки, і завірені печаткою (за наявності).

Як бути, якщо підприємство - попереднє місце роботи - ліквідовано і більше не функціонує?

Оскільки в описаному випадку підприємство - попереднє місце роботи працівника - більше не функціонує, за відповідною довідкою слід звертатися в місцеве державної архівної установи. Керуючись п. 1 р. ІІІ Порядку виконання архівними установами запитів юридичних і фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів), затвердженого наказом Мін'юсту від 02.03.2015 р № 295/5, архівні довідки про підтвердження трудового стажу оформляються тільки за той період роботи , відомості про який є в документах архіву. При цьому вказуються точна назва посади, яку займав фізична особа, і період роботи на даній посаді. Відомості про роботу в різних установах надаються в одній довідці.

Підставою для оформлення архівної довідки про підтвердження трудового стажу є накази (при відсутності наказів по особовому складу можуть бути використані накази по основній діяльності), особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять позначки про періоди роботи.

На закінчення наведемо фрагмент оформленого дубліката трудової книжки.

Публікується мовою оригіналу

Мал. Фрагмент дубліката трудової книжки

Євген ПАНЧИШИН,

бухгалтер-експерт
газети «Інтерактивна бухгалтерія»