Проводимо аудит з військового обліку

1. Визначимося з цілями
2. Хто може проводити аудит?
3. цитуємо закон
4. Перевірка по Порядку
5. Перевіряємо повноваження співробітника, відповідального за військовий облік
6. Документи, на які потрібно звернути увагу
7. Перевіряємо особисті картки
8. про помилки
9. Як можуть покарати?
10. А як у вас?

Журнал «Кадрове справа» № 2 лютий 2010

Геннадій Кремс, керівник ТОВ «Адвайзерская Група" воєнком "»

Хочете дізнатися, чи правильно у вашій компанії організований військовий облік співробітників [1]? Проведіть для цього спеціальний аудит. І тоді у військового комісара до вас не претензій. У цій статті ми звернемо увагу на окремі моменти, які допоможуть вам успішно впоратися з вказаною процедурою. Також розповімо про помилки, які допускають кадровики при проведенні військового обліку, і про те, як їх уникнути. Нагадаємо про відповідальність за невиконання вимог військкомату.

Визначимося з цілями

Почнемо з того, що цілі і завдання, з якими компанія проводить аудит військового обліку працівників, можуть бути абсолютно різними. По-перше, визначити, наскільки відповідає процедура ведення такого обліку законодавчим правилам і нормам. По-друге, виявити, чи ефективно організована робота військово-облікового столу [2]. По-третє, зрозуміти, чи є проблеми, помилки, зловживання при проведенні заходів, оцінити роботу співробітника, відповідального за ведення військового обліку.

Хто може проводити аудит?

До вибору аудитора (аудиторів) варто підійти дуже відповідально. Перш за все ці фахівці повинні бути «в темі». Тобто добре розбиратися в предметі і цілі перевірки. Для проведення «інспекції» можна запросити як фахівців з боку, так і обійтися власними силами. З огляду на, що в даний момент фінансове становище більшості компаній досить складне, зайвих грошей немає, доцільніше провести аудит самим. Якщо таке рішення прийнято, слід створити комісію, що складається, наприклад, з юриста організації, секретаря і начальника відділу кадрів. Однак необхідно пам'ятати, що внутрішнім аудиторам належить працювати з персональними даними співробітників, і вони в своїй діяльності повинні керуватися нормами законодавства, що регулюють використання та обробку персональних даних працівників (ст. 86-88 ТК РФ). Захист персональних даних працівників від їх неправомірного використання або втрати повинна бути проведена за рахунок коштів роботодавця.

цитуємо закон

Основними цілями і завданнями військового обліку є:

• забезпечення в періоди мобілізації, військового стану та воєнного часу потреб органів державної влади, органів місцевого самоврядування та організацій в трудових ресурсах шляхом закріплення (бронювання) за ними необхідної кількості керівників і фахівців з числа громадян, які перебувають в запасі, які працюють в цих органах і організаціях;
• забезпечення виконання громадянами військового обов'язку, встановленої законодавством Російської Федерації; документальне оформлення відомостей військового обліку про громадян, які перебувають на військовому обліку.

Пункт 3 Методичних рекомендацій щодо
ведення військового обліку в організаціях

Перевірка по Порядку

Ведення військового обліку в організації передбачає створення спеціальної системи реєстрації осіб призовного віку і перебувають в запасі, збір і аналіз відомостей про їх кількість в організації, також облік змін персональних даних військовозобов'язаних осіб. Таким чином, в ході перевірки головне упевнитися, що збір, зберігання, оновлення та передача в військкомат відомостей про військовозобов'язаних працівників проходять в суворій відповідності з встановленим порядком. А порядок ведення військового обліку визначено в Положенні про військовий облік, а також в Методичних рекомендаціях щодо ведення військового обліку в організаціях [3]. Про всі переміщення і звільнення співробітників, що займаються облікової роботою, необхідно повідомляти до військкомату за місцем знаходження організації (п. 22 Методичних рекомендацій).

Хто підлягає військового обліку

Військового обліку підлягають громадяни чоловічої статі у віці від 18 до 27 років, зобов'язані перебувати на військовому обліку і не перебувають в запасі. А також громадяни чоловічої статі, які перебувають у запасі. Наприклад, звільнені з військової служби з зарахуванням в запас або які пройшли навчання за програмою підготовки офіцерів запасу на військових кафедрах. До числа осіб, що підлягають обліку, також відносяться жінки, які мають військово-облікові спеціальності (наприклад, лікар, зв'язківець).

Перевіряємо повноваження співробітника, відповідального за військовий облік

Як правило, військовим урахуванням в організації займається співробітник (або кілька співробітників) відділу кадрів. Але чи вправі він займатися цією роботою? Щоб відповісти на це питання, в ході перевірки потрібно подивитися, чи належним чином оформлені його повноваження. Тобто відображена зазначена функції в його трудовому договорі і в посадовій інструкції. Якщо в паперах нічого подібного немає, потрібно обов'язково виправити ситуацію, оформивши доповнення до трудового договору або прийнявши посадову інструкцію в новій редакції.

Природно, що працівник, відповідальний за ведення військового обліку (як і будь-який інший співробітник компанії) може якийсь час бути відсутнім на роботі. Причин тому безліч: чергову відпустку, лікарняний відрядження. Відповідно до пункту 22 Методичних рекомендацій на цей період керівник зобов'язаний забезпечити йому заміну і тимчасово призначити наказом працівника, відповідального за військовий облік [4].

В ході перевірки також обов'язково потрібно перевірити, чи правильно оформлялася тимчасова заміна.

Документи, на які потрібно звернути увагу

Тепер про документи, які складають предмет перевірки. Перш за все на наказ про організацію військового обліку та бронювання громадян, які перебувають в запасі, і картотеку особових карток (форми № Т-2) [5] на співробітників, які перебувають в запасі або які підлягають призову на військову службу.

Подивіться, щоб в наказі про організацію військового обліку бути визначені склад і обов'язки працівників з ведення обліку і бронювання громадян. Крім того, необхідно переконатися, чи правильно розроблений і затверджений План роботи з ведення військового обліку на поточний рік. Врахуйте, цей документ необхідно було узгодити з військовим комісаріатом за місцем знаходження компанії, для того щоб взаємодія з військкоматом відбувалося без ускладнень [6]. Такий документ повинен охоплювати всі заходи із зазначенням точних термінів їх проведення [7].

Також в компанії повинен бути журнал перевірок стану військового обліку та бронювання військовозобов'язаних співробітників, які перебувають в запасі. Слід перевірити і наявність розписки в прийомі документів військового обліку, положення (інструкції) про службовому діловодстві з питань ведення військового обліку і бронювання громадян, які перебувають в запасі (цей документ повинен бути розроблений в кожній організації) [5].

Перевіряємо особисті картки

На кожного нового співробітника у відділі кадрів заводиться особова картка (форма № Т-2). У спеціальному розділі цього документа, відведеному для військового обліку (розділ II), вказують вік, освіту і військове звання військовозобов'язаного співробітника, що знаходиться в запасі, а також вік і освіту співробітника-призовника. Подивіться, чи заповнений цей розділ. Зверніть увагу на вимоги Генштабу [8] щодо оформлення даного розділу особової картки. Він не повинен містити помарок і невстановлених скорочень, заповнювати його слід чітким і розбірливим почерком. Записи роблять чорнилом або кульковою ручкою чорного або синього кольору.

про помилки

Якщо в процесі проведення аудиту були виявлені які-небудь порушення або недоліки, їх слід негайно усунути, але до цього потрібно скласти спеціальний акт, в якому зафіксувати всі знайдені порушення, такий акт убезпечить вас при перевірці контролюючими органами. Після того як акт складений, приступайте до ліквідації порушень - оформляйте відсутні документи і уявляйте в військкомат всі необхідні відомості.

Слід зазначити, що на практиці часто виявляються порушення, що не відносяться строго до ведення обліку. Наприклад, деякі компанії відмовляють у прийомі на роботу фахівцям призовного віку або приймають їх на роботу за умовами цивільно-правового договору. Відмовити в прийомі на роботу тільки у цій підставі не можна (ст. 64 ТК РФ)!

Також досить часто роботодавці намагаються «зберегти» співробітників, покликаних в армію, і не розривають з ними трудові відносини. Врахуйте, що якщо співробітника вашої організації закликали на військову службу, то ви зобов'язані розірвати з ним трудові відносини за правилами, передбаченими статтею 83 Трудового кодексу. При цьому місце роботи за ним не повинно зберігатися.

Як можуть покарати?

Військові комісаріати і органи місцевого самоврядування можуть перевірити ведення військового обліку в організаціях з чисельністю понад 500 співробітників раз на рік, а в інших компаніях - не рідше одного разу на три роки. Таким чином, якщо вчасно не підготуватися до перевірки, то компанія може бути притягнута до адміністративної відповідальності. Так, за неоповещеніе працівника про виклик за повісткою військового комісаріату, а також за незабезпечення можливості своєчасної явки за викликом накладається штраф у розмірі від 500 до 1000 рублів, за неповідомлення відомостей про прийнятих або звільнених працівників, які перебувають на військовому обліку, - в розмірі від 300 до 1000 рублів [9] за кожного працівника. Підставою до наказу про звільнення співробітника є надана їм повістка про призов на військову службу.

А як у вас?

Ми звернулися до роботодавців з питанням:

Як у вашій організації йдуть справи з військовим обліком?

Наталія Вікторівна,
менеджер по персоналу, комерційний банк (м Воронеж):

- Пару місяців тому за рішенням правління банку проводився повний аудит всієї кадрової документації, в тому числі і ведення військового обліку. Запрошували фахівців з аудиторської компанії, але вони ніяких порушень і неточностей не виявили. У нас все чітко!

Марія Миколаївна,
начальник відділу кадрів конструкторського бюро (м Чита):

- Всі вимоги законодавства ми намагаємося виконувати бездоганно. Але один момент все ж упустили. При зміні працівника, відповідального за ведення обліку, самі провели перевірку і виявилося, що план роботи з ведення військового обліку є, але не погоджений ні з керівництвом бюро, ні з військкоматом. Добре хоч вчасно самі виявили та виправили!

Аріна,
інспектор з кадрів центру соціологічних досліджень (м.Москва):

- Так склалося, що в нашій компанії на постійній основі працювали завжди тільки жінки, молоді люди наймалися в основному на разові акції за цивільними договорами. Тому про ведення військового обліку ми не замислювалися. Але моя колега мені підказала, що потрібно перевірити, яке у наших співробітниць освіту, може бути їх теж треба на військовий облік ставити.

[1] Про те, як слід організувати військовий облік співробітників, читайте в № 2 2009 .

[2] При наявності в організаціях двох і більше працівників, які здійснюють військовий облік, вони об'єднуються в окремий підрозділ - військово-обліковий стіл (в рамках кадрової служби компанії) (п. 19 постанови Уряду РФ від 27 листопада 2006 № 719 «Про затвердження положення про військовий облік »(далі - положення про військовий облік)).

[3] Затверджено Генштабом Збройних сил РФ (далі - Методичні рекомендації).

[4] Така заміна може бути оформлена, наприклад, як суміщення професій або як тимчасове переведення на іншу роботу за правилами ст. 602 або ст. 722 ТК РФ.

[5] Пункт 39 Методичних рекомендацій.

[6] Пункт 37 Методичних рекомендацій.

[7] При перевірці плану робіт ви можете використовувати виробничий календар на 2010 рік , Який ви отримали з № 1, 2010 року.

[8] Критерії оцінки повноти та достовірності відомостей, що містяться в особових картках з числа призовників і громадян, які перебувають в запасі, см. В п. 6 додатка № 1 до Методичних рекомендацій.

[9] Статті 21.1, 21.2 і 21.4 КоАП РФ.