- Робота на дому і в офісі. Телефон і e-mail: як використовувати? зміст: Таке благо цивілізації,...
- Запишіть основні моменти розмови
- Встановіть уявний таймер
- використовуйте гарнітуру
- Не дзвоніть людям, щоб дізнатися, чи отримали вони ваш електронний лист
- Призначте час для відповідних дзвінків
- Електронна пошта (e-mail)
- Вилікуєтеся від залежності від електронної пошти
- Вимкніть функцію повідомлення
- Чим менше ви відправляєте листів, тим менше будете отримувати
- Електронні листи повинні бути короткими
- Пам'ятайте про конфіденційність - вірніше, її відсутності
- спам
- "До вашого відома"
- "Можна відповісти негайно"
- "Обробити пізніше"
- Додаткові поради по роботі з електронною поштою
- Робота на дому і в офісі. Телефон і e-mail: як використовувати?
- Телефон
- Запишіть основні моменти розмови
- Встановіть уявний таймер
- використовуйте гарнітуру
- Не дзвоніть людям, щоб дізнатися, чи отримали вони ваш електронний лист
- Призначте час для відповідних дзвінків
- Електронна пошта (e-mail)
- Вилікуєтеся від залежності від електронної пошти
- Вимкніть функцію повідомлення
- Чим менше ви відправляєте листів, тим менше будете отримувати
- Електронні листи повинні бути короткими
- Пам'ятайте про конфіденційність - вірніше, її відсутності
- спам
- "До вашого відома"
- "Можна відповісти негайно"
- "Обробити пізніше"
- Додаткові поради по роботі з електронною поштою
- Робота на дому і в офісі. Телефон і e-mail: як використовувати?
- Телефон
- Запишіть основні моменти розмови
- Встановіть уявний таймер
- використовуйте гарнітуру
- Не дзвоніть людям, щоб дізнатися, чи отримали вони ваш електронний лист
- Призначте час для відповідних дзвінків
- Електронна пошта (e-mail)
- Вилікуєтеся від залежності від електронної пошти
- Вимкніть функцію повідомлення
- Чим менше ви відправляєте листів, тим менше будете отримувати
- Електронні листи повинні бути короткими
- Пам'ятайте про конфіденційність - вірніше, її відсутності
- спам
- "До вашого відома"
- "Можна відповісти негайно"
- "Обробити пізніше"
- Додаткові поради по роботі з електронною поштою
Робота на дому і в офісі. Телефон і e-mail: як використовувати?
зміст:
Таке благо цивілізації, як можливість постійно залишатися на зв'язку із зовнішнім світом, має і свої негативні сторони. Технології, зручні для вас, так само зручні і для настирливих ТЕЛЕМАРКЕТОЛОГ, спамерів і людей, які не поважають ваше право на відпочинок. Як розумно використовувати телефон і e-mail, щоб звести до мінімуму витрати цих коштів зв'язку?
До змісту
Телефон
Я намагаюся звести до мінімуму телефонні переговори, особливо в офісі. Якщо мені хтось телефонує і залишає повідомлення голосової пошти, я посилаю цій людині смс або електронного листа, в якому коротко викладаю зміст голосового послання і даю відповідь.
Брак спілкування по телефону полягає в тому, що не залишається записи. Вам нема на що послатися згодом, і ви не можете виконати пошук слів, ужитих під час розмови. Всі рішення або вказівки, що пролунали по телефону, можуть бути пропущені повз вуха. Це пристрій підходить для повідомлення делікатної інформації своїм знайомим, але не для передачі фактів або даних.
Але, незважаючи на сказане, повністю відмовитися від нього на роботі неможливо. Бувають складні ситуації, і щоб знайти з них вихід, часом без телефону просто не обійтися. Нижче наведені рекомендації по його розумному використанню в подібних випадках.
Запишіть основні моменти розмови
Перш ніж набрати номер, коротко перерахуйте на папері питання, які вам треба торкнутися в розмові. Це особливо важливо перед селекторним нарадою ( "конференцією по телефону"). Ніколи не дзвоніть, не визначившись, якої мети хочете домогтися в ході бесіди. Якщо ви не можете сформулювати її, відкладіть дзвінок.
Встановіть уявний таймер
Кожен раз, зателефонувавши людині, ви відриваєте його від справи, яким він був зайнятий в даний момент. Поважайте його час, намагайтеся, щоб ваш дзвінок був якомога коротше.
Коли ж дзвонять вам, то відразу ж повідомте співрозмовнику, скільки часу ви можете йому приділити. Більшість телефонних розмов повинні починатися наступним чином.
Ви: "Добрий день, це ім'ярек".
Той, хто телефонує: "Добрий день, це ім'ярек. Як ваші справи?"
Ви: "Все в порядку. У мене є X хвилин. Чим можу вам допомогти?"
Якщо людина на іншому кінці дроту розраховував на більше, то запропонуйте йому перенести розмову на інший час: "Ви не проти, якщо ми поговоримо сьогодні після обіду в три? Я якраз звільнюся".
використовуйте гарнітуру
Якщо протягом дня вам доводиться часто розмовляти по телефону, користуйтеся головний гарнітурою (навушники з мікрофоном). З ергономічної точки зору не рекомендується згинати шию протягом тривалого часу, що відбувається, коли ми притискаємо телефонну трубку головою до плеча. Також завдяки гарнітурі у вас будуть вільні руки, і в ході телефонної розмови ви зможете робити записи або якісь безглузді рухи на зразок складання паперів в стопку або перекладання канцелярського приладдя зі стола в шухляду.
Не дзвоніть людям, щоб дізнатися, чи отримали вони ваш електронний лист
Якщо ви переживаєте з приводу того, доставлено воно адресату, просто оперувати його повторно з приміткою і дублюванням попереднього тексту. Також попросіть підтвердити отримання, якщо боїтеся, що ваші електронні листи не доходять. Не всі люди перевіряють електронну поштову скриньку на вашу графіку, тому не відволікайте їх своїми телефонними дзвінками.
Призначте час для відповідних дзвінків
Мені подобається передзвонювати з 12:30 до 13:00, як раз після обіду, коли рівень бадьорості злегка знижується. Телефонні розмови заряджають мене енергією, і до того ж в США в цей час більшість людей знаходяться на роботі (коли на Східному узбережжі 12:30, то на Західному - 9:30, тобто робочий день вже теж почався).
До змісту
Електронна пошта (e-mail)
При правильному використанні електронна пошта підвищує продуктивність праці. На жаль, більшість з нас не справляються з нескінченним потоком електронних листів. За вісім годин робочого дня вам легко може прийти сотня повідомлень від колег і клієнтів. І якщо ви не зробите ряду кроків, щоб взяти ситуацію під контроль, то обробка цієї лавини кореспонденції здатна позбавити вас можливості займатися своєю прямими обов'язками.
Вилікуєтеся від залежності від електронної пошти
Перш за все, слід визнати, що більшість вхідних повідомлень не містять життєво важливої інформації. Я завжди чую такі виправдання: "У нас в офісі все по-іншому. Я повинна прочитувати листи відразу ж, як тільки вони приходять". Добре, може бути, у вас так і заведено, але кожна людина, у якого я була інструктором, в результаті визнавав, що його б не звільнили, навіть якби він переглядав електронну пошту всього двічі в годину. А більшість навіть називали більший інтервал: раз на годину, а то й рідше.
Вимкніть функцію повідомлення
Зайдіть в розділ налаштувань поштової програми і відключіть зорове і звукове повідомлення, щоб вони не спокушали вас відразу ж по приході читати нове повідомлення. А потім протягом робочого дня перевіряйте пошту за таким, наприклад, графіку: о 9:00, 11:00, 14:00, 17:00. Або встановіть для себе іншу періодичність.
Чим менше ви відправляєте листів, тим менше будете отримувати
Нам усім доводиться відсилати електронні листи, але це не означає, що ми повинні породжувати нескінченний вихідний потік. Знайдіть інші способи спілкування з клієнтами та колегами, наприклад, повідомляйте про нові комерційні пропозиції в корпоративному блозі або через соціальні мережі. Не покладайтеся на електронну пошту як єдиний спосіб спілкування з людьми.
Електронні листи повинні бути короткими
Фахівці з продуктивності праці рекомендують обмежувати повідомлення трьома-сімома пропозиціями. Замість того щоб підраховувати кількість придуманих вами фраз, краще згадайте, що люди зазвичай пишуть у відповідь лист в тому ж стилі, в якому було входить. Якщо ви відправите коротке повідомлення електронної пошти, то можете сподіватися на такий же короткий відповідь.
Пам'ятайте про конфіденційність - вірніше, її відсутності
Перш ніж послати будь-який електронний лист, подумайте, як би ви себе відчули, якби воно раптом опублікованими на першій сторінці загальнонаціональної газети. Не забувайте, що не існує такого поняття, як таємниця електронного листування. Хакери зламують приватні поштові скриньки, системний адміністратор у вас на роботі, ймовірно, теж їх переглядає. Натиснувши кнопку "Відправити", ви втрачаєте контроль над своїм повідомленням. Ви не знаєте, як з ним надійде одержувач. Тому ніколи не пишіть в листах про політику вашої компанії, не вмикайте в текст секретну корпоративну інформацію, не робіть їдких зауважень про клієнтів або колег. Як тільки у вашій вихідної кореспонденції стане менше "пікантних" відомостей, ви негайно помітите зменшення кількості входить - кому ж захочеться активно обмінюватися тільки прісної службовою інформацією?
Крім цих простих тактичних прийомів, які є фактично універсальними для всіх користувачів електронної пошти, в залежності від індивідуальних потреб застосовується ще й ряд інших. Усі вхідні повідомлення зазвичай ставляться до однієї з чотирьох категорій: спам, "Щоб ви знали", "Можна відповісти негайно" і "Обробити пізніше".
спам
Як тільки ви визначили, що дане електронне послання є спамом, позбавляйтеся від нього назавжди. А щоб якомога менше рекламного сміття приходило на вашу електронну адресу, встановіть потужний антиспам-фільтр.
"До вашого відома"
У повідомленнях такого типу міститься інформація, яку вам потрібно знати, але від вас при цьому не потрібно певних дій. Якщо повідомлення коротке, просто прочитайте його, і все. На довге ж, наприклад журнальну статтю або циркуляр, який розповсюджується по всій компанії, у вас в момент отримання може не бути часу. В такому випадку помістіть його в категорію "Обробити пізніше".
"Можна відповісти негайно"
На ці листи легко відповісти відразу ж. "На яку дату заплановано завершення проекту?" - "3 листопада". Щоб набрати і відправити відповідь, буде потрібно менше 15 секунд, і можна переходити до наступного повідомлення. Від таких листів у вашій електронній скриньці мотлох майже не накопичується.
"Обробити пізніше"
Ці листи в основному і є причиною більшості проблем управління електронною поштою. Вони вимагають відповідних дій, які зробити негайно просто неможливо. Якщо ви твердо мають намір взяти під контроль електронну пошту, то перш за все повинні вирішити, як чинити з посланнями даної категорії. Перегляньте свої старі електронні листи і проаналізуйте, яка відповідна реакція від вас зазвичай очікується. Вам потрібно призначити час зустрічі, або проконсультуватися з кимось з приводу певної інформації, або здійснити пошук в базі даних? Виявивши певну закономірність, ви зможете створити стандартну схему дій у відповідь.
У моїй поштовій програмі є ще три папки на додаток до "Вхідним". Найбільша - "Архів", куди я перемістити всі повідомлення після того, як розберуся з ними. У ній я зберігаю всі вхідні листи, щоб в майбутньому в разі виникнення будь-яких питань я могла б знайти оригінал. Друга папка - "Запитайте у борця з мотлохом". Читачі надсилають нам питання, і ми відповідаємо на них щоп'ятниці о колонці з аналогічною назвою. У цій папці я зберігаю всі електронні листи з питаннями читачів до тих пір, поки не відповім на них, після чого перемістити в папку "Архів".
Нарешті, третя папка називається "Прочитай мене". Сюди я складаю довгі листи, які потрібно прочитати, але у мене на них не знайшлося часу в момент отримання. Перед тим як помістити лист в цю папку, я переконуюся в тому, що воно не передбачає від мене якихось термінових дій. У своєму денному розпорядку я виділила 15 хвилин після пообідніх телефонних дзвінків на читання листів з цієї папки. Ознайомившись зі змістом повідомлень, я перемістити їх в "Архів".
Незалежно від того, яку систему застосовуєте ви, звертайтеся з електронними листами так само, як з проханнями реального людини, яка прийшла до вас в офіс. Адже ви не відправляєте такого відвідувача почекати кілька днів, поки надумаєте зайнятися його справою. Ні, ви негайно вносите його питання в свій діловий графік, після чого людина спокійно йде.
Додаткові поради по роботі з електронною поштою
- Якщо відправляєте по електронній пошті групі людей повідомлення, яке не є частиною поточного розмови, вводите список адрес в полі "Приховані копії", щоб випадково не вийшла ситуація "Відповісти всім".
- Створіть попередньо сформовані групи в розділі електронних адрес: рада директорів, начальники проектних груп, члени команди, члени комітетів, помічники керівників і т.п. В результаті замість того щоб вручну вводити адресу кожної людини, ризикуючи при цьому кого-небудь забути, досить просто набрати в адресному рядку назву групи, і всі адреси з неї введуть автоматично.
- Поважайте поле "Тема листа". Вона повинна бути інформативною, не міняйте її на всьому протязі електронного обговорення. А якщо вам потрібно в розмові підняти чергову тему, почніть нове обговорення і в першому ж електронному повідомленні вкажіть її. Таким чином ви розділите два розмови на різні теми. Це допоможе людям розсортувати вхідні листи і не втратити важливу інформацію, що загубилася десь в потоці повідомлень.
Коментувати можут "Робота на дому і в офісі. Телефон і e-mail: як використовувати?"
Робота на дому і в офісі. Телефон і e-mail: як використовувати?
зміст:
Таке благо цивілізації, як можливість постійно залишатися на зв'язку із зовнішнім світом, має і свої негативні сторони. Технології, зручні для вас, так само зручні і для настирливих ТЕЛЕМАРКЕТОЛОГ, спамерів і людей, які не поважають ваше право на відпочинок. Як розумно використовувати телефон і e-mail, щоб звести до мінімуму витрати цих коштів зв'язку?
До змісту
Телефон
Я намагаюся звести до мінімуму телефонні переговори, особливо в офісі. Якщо мені хтось телефонує і залишає повідомлення голосової пошти, я посилаю цій людині смс або електронного листа, в якому коротко викладаю зміст голосового послання і даю відповідь.
Брак спілкування по телефону полягає в тому, що не залишається записи. Вам нема на що послатися згодом, і ви не можете виконати пошук слів, ужитих під час розмови. Всі рішення або вказівки, що пролунали по телефону, можуть бути пропущені повз вуха. Це пристрій підходить для повідомлення делікатної інформації своїм знайомим, але не для передачі фактів або даних.
Але, незважаючи на сказане, повністю відмовитися від нього на роботі неможливо. Бувають складні ситуації, і щоб знайти з них вихід, часом без телефону просто не обійтися. Нижче наведені рекомендації по його розумному використанню в подібних випадках.
Запишіть основні моменти розмови
Перш ніж набрати номер, коротко перерахуйте на папері питання, які вам треба торкнутися в розмові. Це особливо важливо перед селекторним нарадою ( "конференцією по телефону"). Ніколи не дзвоніть, не визначившись, якої мети хочете домогтися в ході бесіди. Якщо ви не можете сформулювати її, відкладіть дзвінок.
Встановіть уявний таймер
Кожен раз, зателефонувавши людині, ви відриваєте його від справи, яким він був зайнятий в даний момент. Поважайте його час, намагайтеся, щоб ваш дзвінок був якомога коротше.
Коли ж дзвонять вам, то відразу ж повідомте співрозмовнику, скільки часу ви можете йому приділити. Більшість телефонних розмов повинні починатися наступним чином.
Ви: "Добрий день, це ім'ярек".
Той, хто телефонує: "Добрий день, це ім'ярек. Як ваші справи?"
Ви: "Все в порядку. У мене є X хвилин. Чим можу вам допомогти?"
Якщо людина на іншому кінці дроту розраховував на більше, то запропонуйте йому перенести розмову на інший час: "Ви не проти, якщо ми поговоримо сьогодні після обіду в три? Я якраз звільнюся".
використовуйте гарнітуру
Якщо протягом дня вам доводиться часто розмовляти по телефону, користуйтеся головний гарнітурою (навушники з мікрофоном). З ергономічної точки зору не рекомендується згинати шию протягом тривалого часу, що відбувається, коли ми притискаємо телефонну трубку головою до плеча. Також завдяки гарнітурі у вас будуть вільні руки, і в ході телефонної розмови ви зможете робити записи або якісь безглузді рухи на зразок складання паперів в стопку або перекладання канцелярського приладдя зі стола в шухляду.
Не дзвоніть людям, щоб дізнатися, чи отримали вони ваш електронний лист
Якщо ви переживаєте з приводу того, доставлено воно адресату, просто оперувати його повторно з приміткою і дублюванням попереднього тексту. Також попросіть підтвердити отримання, якщо боїтеся, що ваші електронні листи не доходять. Не всі люди перевіряють електронну поштову скриньку на вашу графіку, тому не відволікайте їх своїми телефонними дзвінками.
Призначте час для відповідних дзвінків
Мені подобається передзвонювати з 12:30 до 13:00, як раз після обіду, коли рівень бадьорості злегка знижується. Телефонні розмови заряджають мене енергією, і до того ж в США в цей час більшість людей знаходяться на роботі (коли на Східному узбережжі 12:30, то на Західному - 9:30, тобто робочий день вже теж почався).
До змісту
Електронна пошта (e-mail)
При правильному використанні електронна пошта підвищує продуктивність праці. На жаль, більшість з нас не справляються з нескінченним потоком електронних листів. За вісім годин робочого дня вам легко може прийти сотня повідомлень від колег і клієнтів. І якщо ви не зробите ряду кроків, щоб взяти ситуацію під контроль, то обробка цієї лавини кореспонденції здатна позбавити вас можливості займатися своєю прямими обов'язками.
Вилікуєтеся від залежності від електронної пошти
Перш за все, слід визнати, що більшість вхідних повідомлень не містять життєво важливої інформації. Я завжди чую такі виправдання: "У нас в офісі все по-іншому. Я повинна прочитувати листи відразу ж, як тільки вони приходять". Добре, може бути, у вас так і заведено, але кожна людина, у якого я була інструктором, в результаті визнавав, що його б не звільнили, навіть якби він переглядав електронну пошту всього двічі в годину. А більшість навіть називали більший інтервал: раз на годину, а то й рідше.
Вимкніть функцію повідомлення
Зайдіть в розділ налаштувань поштової програми і відключіть зорове і звукове повідомлення, щоб вони не спокушали вас відразу ж по приході читати нове повідомлення. А потім протягом робочого дня перевіряйте пошту за таким, наприклад, графіку: о 9:00, 11:00, 14:00, 17:00. Або встановіть для себе іншу періодичність.
Чим менше ви відправляєте листів, тим менше будете отримувати
Нам усім доводиться відсилати електронні листи, але це не означає, що ми повинні породжувати нескінченний вихідний потік. Знайдіть інші способи спілкування з клієнтами та колегами, наприклад, повідомляйте про нові комерційні пропозиції в корпоративному блозі або через соціальні мережі. Не покладайтеся на електронну пошту як єдиний спосіб спілкування з людьми.
Електронні листи повинні бути короткими
Фахівці з продуктивності праці рекомендують обмежувати повідомлення трьома-сімома пропозиціями. Замість того щоб підраховувати кількість придуманих вами фраз, краще згадайте, що люди зазвичай пишуть у відповідь лист в тому ж стилі, в якому було входить. Якщо ви відправите коротке повідомлення електронної пошти, то можете сподіватися на такий же короткий відповідь.
Пам'ятайте про конфіденційність - вірніше, її відсутності
Перш ніж послати будь-який електронний лист, подумайте, як би ви себе відчули, якби воно раптом опублікованими на першій сторінці загальнонаціональної газети. Не забувайте, що не існує такого поняття, як таємниця електронного листування. Хакери зламують приватні поштові скриньки, системний адміністратор у вас на роботі, ймовірно, теж їх переглядає. Натиснувши кнопку "Відправити", ви втрачаєте контроль над своїм повідомленням. Ви не знаєте, як з ним надійде одержувач. Тому ніколи не пишіть в листах про політику вашої компанії, не вмикайте в текст секретну корпоративну інформацію, не робіть їдких зауважень про клієнтів або колег. Як тільки у вашій вихідної кореспонденції стане менше "пікантних" відомостей, ви негайно помітите зменшення кількості входить - кому ж захочеться активно обмінюватися тільки прісної службовою інформацією?
Крім цих простих тактичних прийомів, які є фактично універсальними для всіх користувачів електронної пошти, в залежності від індивідуальних потреб застосовується ще й ряд інших. Усі вхідні повідомлення зазвичай ставляться до однієї з чотирьох категорій: спам, "Щоб ви знали", "Можна відповісти негайно" і "Обробити пізніше".
спам
Як тільки ви визначили, що дане електронне послання є спамом, позбавляйтеся від нього назавжди. А щоб якомога менше рекламного сміття приходило на вашу електронну адресу, встановіть потужний антиспам-фільтр.
"До вашого відома"
У повідомленнях такого типу міститься інформація, яку вам потрібно знати, але від вас при цьому не потрібно певних дій. Якщо повідомлення коротке, просто прочитайте його, і все. На довге ж, наприклад журнальну статтю або циркуляр, який розповсюджується по всій компанії, у вас в момент отримання може не бути часу. В такому випадку помістіть його в категорію "Обробити пізніше".
"Можна відповісти негайно"
На ці листи легко відповісти відразу ж. "На яку дату заплановано завершення проекту?" - "3 листопада". Щоб набрати і відправити відповідь, буде потрібно менше 15 секунд, і можна переходити до наступного повідомлення. Від таких листів у вашій електронній скриньці мотлох майже не накопичується.
"Обробити пізніше"
Ці листи в основному і є причиною більшості проблем управління електронною поштою. Вони вимагають відповідних дій, які зробити негайно просто неможливо. Якщо ви твердо мають намір взяти під контроль електронну пошту, то перш за все повинні вирішити, як чинити з посланнями даної категорії. Перегляньте свої старі електронні листи і проаналізуйте, яка відповідна реакція від вас зазвичай очікується. Вам потрібно призначити час зустрічі, або проконсультуватися з кимось з приводу певної інформації, або здійснити пошук в базі даних? Виявивши певну закономірність, ви зможете створити стандартну схему дій у відповідь.
У моїй поштовій програмі є ще три папки на додаток до "Вхідним". Найбільша - "Архів", куди я перемістити всі повідомлення після того, як розберуся з ними. У ній я зберігаю всі вхідні листи, щоб в майбутньому в разі виникнення будь-яких питань я могла б знайти оригінал. Друга папка - "Запитайте у борця з мотлохом". Читачі надсилають нам питання, і ми відповідаємо на них щоп'ятниці о колонці з аналогічною назвою. У цій папці я зберігаю всі електронні листи з питаннями читачів до тих пір, поки не відповім на них, після чого перемістити в папку "Архів".
Нарешті, третя папка називається "Прочитай мене". Сюди я складаю довгі листи, які потрібно прочитати, але у мене на них не знайшлося часу в момент отримання. Перед тим як помістити лист в цю папку, я переконуюся в тому, що воно не передбачає від мене якихось термінових дій. У своєму денному розпорядку я виділила 15 хвилин після пообідніх телефонних дзвінків на читання листів з цієї папки. Ознайомившись зі змістом повідомлень, я перемістити їх в "Архів".
Незалежно від того, яку систему застосовуєте ви, звертайтеся з електронними листами так само, як з проханнями реального людини, яка прийшла до вас в офіс. Адже ви не відправляєте такого відвідувача почекати кілька днів, поки надумаєте зайнятися його справою. Ні, ви негайно вносите його питання в свій діловий графік, після чого людина спокійно йде.
Додаткові поради по роботі з електронною поштою
- Якщо відправляєте по електронній пошті групі людей повідомлення, яке не є частиною поточного розмови, вводите список адрес в полі "Приховані копії", щоб випадково не вийшла ситуація "Відповісти всім".
- Створіть попередньо сформовані групи в розділі електронних адрес: рада директорів, начальники проектних груп, члени команди, члени комітетів, помічники керівників і т.п. В результаті замість того щоб вручну вводити адресу кожної людини, ризикуючи при цьому кого-небудь забути, досить просто набрати в адресному рядку назву групи, і всі адреси з неї введуть автоматично.
- Поважайте поле "Тема листа". Вона повинна бути інформативною, не міняйте її на всьому протязі електронного обговорення. А якщо вам потрібно в розмові підняти чергову тему, почніть нове обговорення і в першому ж електронному повідомленні вкажіть її. Таким чином ви розділите два розмови на різні теми. Це допоможе людям розсортувати вхідні листи і не втратити важливу інформацію, що загубилася десь в потоці повідомлень.
Коментувати можут "Робота на дому і в офісі. Телефон і e-mail: як використовувати?"
Робота на дому і в офісі. Телефон і e-mail: як використовувати?
зміст:
Таке благо цивілізації, як можливість постійно залишатися на зв'язку із зовнішнім світом, має і свої негативні сторони. Технології, зручні для вас, так само зручні і для настирливих ТЕЛЕМАРКЕТОЛОГ, спамерів і людей, які не поважають ваше право на відпочинок. Як розумно використовувати телефон і e-mail, щоб звести до мінімуму витрати цих коштів зв'язку?
До змісту
Телефон
Я намагаюся звести до мінімуму телефонні переговори, особливо в офісі. Якщо мені хтось телефонує і залишає повідомлення голосової пошти, я посилаю цій людині смс або електронного листа, в якому коротко викладаю зміст голосового послання і даю відповідь.
Брак спілкування по телефону полягає в тому, що не залишається записи. Вам нема на що послатися згодом, і ви не можете виконати пошук слів, ужитих під час розмови. Всі рішення або вказівки, що пролунали по телефону, можуть бути пропущені повз вуха. Це пристрій підходить для повідомлення делікатної інформації своїм знайомим, але не для передачі фактів або даних.
Але, незважаючи на сказане, повністю відмовитися від нього на роботі неможливо. Бувають складні ситуації, і щоб знайти з них вихід, часом без телефону просто не обійтися. Нижче наведені рекомендації по його розумному використанню в подібних випадках.
Запишіть основні моменти розмови
Перш ніж набрати номер, коротко перерахуйте на папері питання, які вам треба торкнутися в розмові. Це особливо важливо перед селекторним нарадою ( "конференцією по телефону"). Ніколи не дзвоніть, не визначившись, якої мети хочете домогтися в ході бесіди. Якщо ви не можете сформулювати її, відкладіть дзвінок.
Встановіть уявний таймер
Кожен раз, зателефонувавши людині, ви відриваєте його від справи, яким він був зайнятий в даний момент. Поважайте його час, намагайтеся, щоб ваш дзвінок був якомога коротше.
Коли ж дзвонять вам, то відразу ж повідомте співрозмовнику, скільки часу ви можете йому приділити. Більшість телефонних розмов повинні починатися наступним чином.
Ви: "Добрий день, це ім'ярек".
Той, хто телефонує: "Добрий день, це ім'ярек. Як ваші справи?"
Ви: "Все в порядку. У мене є X хвилин. Чим можу вам допомогти?"
Якщо людина на іншому кінці дроту розраховував на більше, то запропонуйте йому перенести розмову на інший час: "Ви не проти, якщо ми поговоримо сьогодні після обіду в три? Я якраз звільнюся".
використовуйте гарнітуру
Якщо протягом дня вам доводиться часто розмовляти по телефону, користуйтеся головний гарнітурою (навушники з мікрофоном). З ергономічної точки зору не рекомендується згинати шию протягом тривалого часу, що відбувається, коли ми притискаємо телефонну трубку головою до плеча. Також завдяки гарнітурі у вас будуть вільні руки, і в ході телефонної розмови ви зможете робити записи або якісь безглузді рухи на зразок складання паперів в стопку або перекладання канцелярського приладдя зі стола в шухляду.
Не дзвоніть людям, щоб дізнатися, чи отримали вони ваш електронний лист
Якщо ви переживаєте з приводу того, доставлено воно адресату, просто оперувати його повторно з приміткою і дублюванням попереднього тексту. Також попросіть підтвердити отримання, якщо боїтеся, що ваші електронні листи не доходять. Не всі люди перевіряють електронну поштову скриньку на вашу графіку, тому не відволікайте їх своїми телефонними дзвінками.
Призначте час для відповідних дзвінків
Мені подобається передзвонювати з 12:30 до 13:00, як раз після обіду, коли рівень бадьорості злегка знижується. Телефонні розмови заряджають мене енергією, і до того ж в США в цей час більшість людей знаходяться на роботі (коли на Східному узбережжі 12:30, то на Західному - 9:30, тобто робочий день вже теж почався).
До змісту
Електронна пошта (e-mail)
При правильному використанні електронна пошта підвищує продуктивність праці. На жаль, більшість з нас не справляються з нескінченним потоком електронних листів. За вісім годин робочого дня вам легко може прийти сотня повідомлень від колег і клієнтів. І якщо ви не зробите ряду кроків, щоб взяти ситуацію під контроль, то обробка цієї лавини кореспонденції здатна позбавити вас можливості займатися своєю прямими обов'язками.
Вилікуєтеся від залежності від електронної пошти
Перш за все, слід визнати, що більшість вхідних повідомлень не містять життєво важливої інформації. Я завжди чую такі виправдання: "У нас в офісі все по-іншому. Я повинна прочитувати листи відразу ж, як тільки вони приходять". Добре, може бути, у вас так і заведено, але кожна людина, у якого я була інструктором, в результаті визнавав, що його б не звільнили, навіть якби він переглядав електронну пошту всього двічі в годину. А більшість навіть називали більший інтервал: раз на годину, а то й рідше.
Вимкніть функцію повідомлення
Зайдіть в розділ налаштувань поштової програми і відключіть зорове і звукове повідомлення, щоб вони не спокушали вас відразу ж по приході читати нове повідомлення. А потім протягом робочого дня перевіряйте пошту за таким, наприклад, графіку: о 9:00, 11:00, 14:00, 17:00. Або встановіть для себе іншу періодичність.
Чим менше ви відправляєте листів, тим менше будете отримувати
Нам усім доводиться відсилати електронні листи, але це не означає, що ми повинні породжувати нескінченний вихідний потік. Знайдіть інші способи спілкування з клієнтами та колегами, наприклад, повідомляйте про нові комерційні пропозиції в корпоративному блозі або через соціальні мережі. Не покладайтеся на електронну пошту як єдиний спосіб спілкування з людьми.
Електронні листи повинні бути короткими
Фахівці з продуктивності праці рекомендують обмежувати повідомлення трьома-сімома пропозиціями. Замість того щоб підраховувати кількість придуманих вами фраз, краще згадайте, що люди зазвичай пишуть у відповідь лист в тому ж стилі, в якому було входить. Якщо ви відправите коротке повідомлення електронної пошти, то можете сподіватися на такий же короткий відповідь.
Пам'ятайте про конфіденційність - вірніше, її відсутності
Перш ніж послати будь-який електронний лист, подумайте, як би ви себе відчули, якби воно раптом опублікованими на першій сторінці загальнонаціональної газети. Не забувайте, що не існує такого поняття, як таємниця електронного листування. Хакери зламують приватні поштові скриньки, системний адміністратор у вас на роботі, ймовірно, теж їх переглядає. Натиснувши кнопку "Відправити", ви втрачаєте контроль над своїм повідомленням. Ви не знаєте, як з ним надійде одержувач. Тому ніколи не пишіть в листах про політику вашої компанії, не вмикайте в текст секретну корпоративну інформацію, не робіть їдких зауважень про клієнтів або колег. Як тільки у вашій вихідної кореспонденції стане менше "пікантних" відомостей, ви негайно помітите зменшення кількості входить - кому ж захочеться активно обмінюватися тільки прісної службовою інформацією?
Крім цих простих тактичних прийомів, які є фактично універсальними для всіх користувачів електронної пошти, в залежності від індивідуальних потреб застосовується ще й ряд інших. Усі вхідні повідомлення зазвичай ставляться до однієї з чотирьох категорій: спам, "Щоб ви знали", "Можна відповісти негайно" і "Обробити пізніше".
спам
Як тільки ви визначили, що дане електронне послання є спамом, позбавляйтеся від нього назавжди. А щоб якомога менше рекламного сміття приходило на вашу електронну адресу, встановіть потужний антиспам-фільтр.
"До вашого відома"
У повідомленнях такого типу міститься інформація, яку вам потрібно знати, але від вас при цьому не потрібно певних дій. Якщо повідомлення коротке, просто прочитайте його, і все. На довге ж, наприклад журнальну статтю або циркуляр, який розповсюджується по всій компанії, у вас в момент отримання може не бути часу. В такому випадку помістіть його в категорію "Обробити пізніше".
"Можна відповісти негайно"
На ці листи легко відповісти відразу ж. "На яку дату заплановано завершення проекту?" - "3 листопада". Щоб набрати і відправити відповідь, буде потрібно менше 15 секунд, і можна переходити до наступного повідомлення. Від таких листів у вашій електронній скриньці мотлох майже не накопичується.
"Обробити пізніше"
Ці листи в основному і є причиною більшості проблем управління електронною поштою. Вони вимагають відповідних дій, які зробити негайно просто неможливо. Якщо ви твердо мають намір взяти під контроль електронну пошту, то перш за все повинні вирішити, як чинити з посланнями даної категорії. Перегляньте свої старі електронні листи і проаналізуйте, яка відповідна реакція від вас зазвичай очікується. Вам потрібно призначити час зустрічі, або проконсультуватися з кимось з приводу певної інформації, або здійснити пошук в базі даних? Виявивши певну закономірність, ви зможете створити стандартну схему дій у відповідь.
У моїй поштовій програмі є ще три папки на додаток до "Вхідним". Найбільша - "Архів", куди я перемістити всі повідомлення після того, як розберуся з ними. У ній я зберігаю всі вхідні листи, щоб в майбутньому в разі виникнення будь-яких питань я могла б знайти оригінал. Друга папка - "Запитайте у борця з мотлохом". Читачі надсилають нам питання, і ми відповідаємо на них щоп'ятниці о колонці з аналогічною назвою. У цій папці я зберігаю всі електронні листи з питаннями читачів до тих пір, поки не відповім на них, після чого перемістити в папку "Архів".
Нарешті, третя папка називається "Прочитай мене". Сюди я складаю довгі листи, які потрібно прочитати, але у мене на них не знайшлося часу в момент отримання. Перед тим як помістити лист в цю папку, я переконуюся в тому, що воно не передбачає від мене якихось термінових дій. У своєму денному розпорядку я виділила 15 хвилин після пообідніх телефонних дзвінків на читання листів з цієї папки. Ознайомившись зі змістом повідомлень, я перемістити їх в "Архів".
Незалежно від того, яку систему застосовуєте ви, звертайтеся з електронними листами так само, як з проханнями реального людини, яка прийшла до вас в офіс. Адже ви не відправляєте такого відвідувача почекати кілька днів, поки надумаєте зайнятися його справою. Ні, ви негайно вносите його питання в свій діловий графік, після чого людина спокійно йде.
Додаткові поради по роботі з електронною поштою
- Якщо відправляєте по електронній пошті групі людей повідомлення, яке не є частиною поточного розмови, вводите список адрес в полі "Приховані копії", щоб випадково не вийшла ситуація "Відповісти всім".
- Створіть попередньо сформовані групи в розділі електронних адрес: рада директорів, начальники проектних груп, члени команди, члени комітетів, помічники керівників і т.п. В результаті замість того щоб вручну вводити адресу кожної людини, ризикуючи при цьому кого-небудь забути, досить просто набрати в адресному рядку назву групи, і всі адреси з неї введуть автоматично.
- Поважайте поле "Тема листа". Вона повинна бути інформативною, не міняйте її на всьому протязі електронного обговорення. А якщо вам потрібно в розмові підняти чергову тему, почніть нове обговорення і в першому ж електронному повідомленні вкажіть її. Таким чином ви розділите два розмови на різні теми. Це допоможе людям розсортувати вхідні листи і не втратити важливу інформацію, що загубилася десь в потоці повідомлень.
Коментувати можут "Робота на дому і в офісі. Телефон і e-mail: як використовувати?"
Телефон і e-mail: як використовувати?Телефон і e-mail: як використовувати?
Телефон і e-mail: як використовувати?
Телефон і e-mail: як використовувати?
Як розумно використовувати телефон і e-mail, щоб звести до мінімуму витрати цих коштів зв'язку?
Як ваші справи?
Чим можу вам допомогти?
Якщо людина на іншому кінці дроту розраховував на більше, то запропонуйте йому перенести розмову на інший час: "Ви не проти, якщо ми поговоримо сьогодні після обіду в три?
На яку дату заплановано завершення проекту?
