Штатний розклад - зразок 2019, що це, форма Т-3 скачати безкоштовно, наказ про внесення змін

1. Що це за документ?
2. Нормативна база
3. Для чого потрібно?
4. Обов'язково чи ні?
5. Підстави для складання
6. Відмінність від штатної розстановки
7. Штатний розклад в 2019 році
8. Форма, розділи і зміст
9. Правила і покроковий алгоритм заповнення
10. порядок затвердження
11. Хто підписує?
12. Ставиться печатка?
13. зразок документа
14. для ІП
15. Для бюджетних установ
16. Терміни зберігання в організації
17. Штрафи та відповідальність за помилки при оформленні
18. Внесення змін
19. Причини і підстави
20. перейменування посади
21. зміна окладу
22. У зв'язку з оптимізацією
23. Введення нової посади
24. Скасування (скорочення) ставки
25. зміна МРОТ
26. Як внести поправки?
27. Коли необхідно складання нового документа?
28. Виписка з документа
29. Кому і в яких випадках потрібно?
30. Як Скласти?
31. нюанси
32. Як відновити, якщо було втрачено або зіпсовано?
33. Як часто можна змінювати?
34. Як відобразити погодинну оплату?
35. Як відобразити в документі півставки?
36. Чи потрібна для відокремленого підрозділу організації?
37. Чи потрібно оформляти, якщо немає співробітників, один директор?
38. Як відобразити надбавки?

Штатний розклад - нормативний документ, в якому зазначаються дані про структурний складі, кількості вакансій, переліку посад, необхідної кваліфікації співробітників, розмірі окладів, надбавки за особливі умови праці та інші відомості про штаті організації.

Необхідно для нормального формування штату співробітників і чисельності компанії.

Що це за документ?

Це нормативний текст, на підставі якого формується структура, підрозділи, затверджується чисельний склад компанії, норматив заробітної плати, залежить від займаної посади.

Таблицю для складання можна розробити самостійно, виходячи із потреб компанії, або безкоштовно скачати готовий бланк в excel типової форми.

Нормативна база

Постановою Держкомстату від 5 січня 2004 року № 1 затверджено «Уніфікована форма первинної облікової документації з обліку праці та її оплати» № Т-3, призначена для складання штатного розкладу.

Рекомендована для використання всіма підприємствами, юридичними особами, індивідуальними підприємцями, які ведуть якусь господарську діяльність із залученням найманих працівників.

У ТК РФ ніде не вказано, що організації зобов'язані складати документ, але в ст.57 обмовляється, що трудові функції працівника визначаються за посадою відповідно до штатного розкладу.

Для чого потрібно?

Виконує кілька важливих функцій, що дозволяють оптимізувати роботу підприємства, структурувати роботу всієї організації і окремих її підрозділів.

При наявності розкладу завжди зрозуміло, чи всі вакансії заповнені, спрощується підбір персоналу.

Досить зручний формат, який виконує кілька завдань одночасно, завдяки якому можна:

• легко відстежувати структуру компанії;
• завжди мати під рукою таблицю, де є загальна чисельність вакансій, а також в розбивці по відділах і цехах;
• простежувати систему матеріальної винагороди;
• встановлювати розміри матеріального стимулювання;
• швидко відстежувати вільні вакансії.

Обов'язково чи ні?

У будь-якому трудовому договорі, в тому числі терміновому , При прийомі співробітника на роботу вказується, що він прийнятий згідно зі штатним розкладом.

Більш того, при виїзних перевірках працівники соцстраху та податкової завжди запитують документ. Відсутність такого найчастіше розцінюється як порушення ТК РФ, за яке підприємство можуть оштрафувати.

У будь-якому випадку, щоб уникнути проблем краще оформляти штатний розклад.

Підстави для складання

Підставами для складання штатного розкладу є:

• створення нової організації;
• реорганізація підприємства в зв'язку з розширенням або скороченням виробництва.

Керівник видає наказ про створення штатного розкладу, з ним знайомляться головний бухгалтер та начальник відділу кадрів, на підставі наказу створюється і підписується нова ШР.

Відмінність від штатної розстановки

У багатьох підприємствах, поряд з основним розкладом, застосовується так звана робоча форма - штатна розстановка.

Це спрощена форма, де вказані список професій і заміщаються посади.

На відміну від форми Т-3 носить оперативний характер, вона динамічно змінюється в залежності від численних або якісних трансформацій і не вимагає окремого наказу про його зміну або затвердження.

Зазвичай в посадовий розстановці зазначаються відомості про конкретні працівниках, які займають ту чи іншу посаду або статус вакансії (зайнята або вільна), на відміну від основного, що показує тільки кількість вакансій.

ШР не дає можливість зрозуміти, хто із співробітників заміщає яку посаду і зайнята певна вакансія чи ні.

Документ не обов'язковий, але він досить зручний для оперативної кадрової роботи, особливо у великих компаніях, для оперативного контролю заміщення вакансій його часто використовують.

Штатний розклад в 2019 році

Коли і на який період складається і стверджується?

Документ за своєю суттю є плановим, а значить, передбачається, що оновлюватися він повинен щорічно.

Однак якщо ніяких серйозних змін в кадровій політиці організації не відбувається, то, оформлене раз, може бути дійсним не один рік, досить буде оформити список змін.

Законом не встановлено будь-які конкретні терміни дії, періоди зміни або кількість, в кожній організації такі питання регулюються самостійно, у міру необхідності.

Оформляється на певну дату, затверджується і завіряється зазвичай щороку станом на 1 січня, згодом протягом року може редагуватися.

Якщо протягом року розклад неодноразово і істотно змінювалося, то на початку наступного календарного року складається новий, уточнений документ.

Форма, розділи і зміст

За основу найчастіше приймається форма Т-3, розроблена Держкомстатом, але компанії вправі при необхідності додавати свої графи і рядки.

Складається з трьох розділів, кожен з яких несе свою інформаційну навантаження:

• перелік структурних підрозділів;
• назви посад, професій, спеціальностей, зайнятих в компанії;
• розмір і форма винагороди для кожної спеціальності або посади.

Правила і покроковий алгоритм заповнення

Щоб грамотно скласти ШР державної організації або комерційної фірми, слід скористатися бланком форми Т-3:

• В першу чергу, заповнюється так звана «шапка» уніфікованої форми, де фіксується назва, код за ЄДРПОУ, інші дані. Не можна не відзначити дату складання і номер.
• Далі слід змістовна частина, що представляє собою таблицю з 10 пронумерованими графами. Заповнення всіх обов'язково.
• Найменування. Тут записуються назви всіх структурних одиниць компанії згідно ієрархічній структурі.
• Код. Керівник підприємства присвоює кожному структурному підрозділу унікальний код, який відображається в цьому пункті.
• Відповідно до даних класифікатора професій записується код посади кожного співробітника підприємства, його розряд, категорія кваліфікації. Необхідно пам'ятати, що точну назву посади в розкладі, договорі і трудовій книжці має збігатися.
• Записується загальна кількість одиниць по кожній з наявних посад. Коли є одиниці на половину ставки або інші неповні вакансії, їх слід записувати дробовими числами, в частках від повної ставки. Тут же відзначаються вакантні і плановані до введення посади.
• Залежно від прийнятої схеми оплати праці тут записується оклад, відсоток від виручки співробітника, обумовлена частка від прибутку, тобто будь-яка щомісячна сума, яка покладена для певної вакансії в рублях. Треба пам'ятати, що розмір щомісячної грошової допомоги не може бути нижче МРОТ, прийнятого в регіоні.
• У графах 6, 7 і 8 записуються компенсаційні надбавки, передбачені для певних ситуацій стимулюючі і бонусні виплати. Вони бувають або фіксованими, або у відсотках до ставки або окладу.
• Пункт 9 служить для підсумовування показників, занесених в графах з п'ятої по восьму. При фіксованих надбавки просто складаються всі суми і записується загальна кількість в рублях, при процентному вираженні, розраховується загальне співвідношення всіх надбавок у відсотках до окладу або ставки.
• Остання графа служить для спеціальних позначок, коментарів і приміток.

Після заповнення всіх пунктів потрібно отримати підсумкову суму за всіма структурними підрозділами підприємства та окремо по організації. Для цього в підсумковому рядку складаються показники кожної графи.

Штатний розклад стверджують і підписують начальник відділу кадрів і головний бухгалтер. Ставити гербову печатку необов'язково.

порядок затвердження

Обговорюється і затверджується керівниками всіх структурних підрозділів підприємства, після чого його уважно вивчають кадровик і головний бухгалтер.

Візування паперу цими двома особами є вирішальним фактором для прийняття.

Після візування керівник організації видає наказ про затвердження нового ШР підприємства, і тільки після цього проставляється дата, присвоюється номер.

Наказ підписується особисто керівником або заміщає його особою, яка має право підписувати відповідні папери.

Права візування всіх важливих паперів, і цього зокрема, прописуються в установчих та статутних документах.

Наказ про затвердження (заповнений зразок):

Бланк наказу про затвердження штатного розкладу

Хто підписує?

Згідно з Правилами заповнення форми Т-3, вона повинна бути завірена керівником кадрової служби та головним бухгалтером організації на останньому аркуші.

Крім цих двох посад, допускаються підпису інших працівників, але в разі, якщо це передбачено, тоді в форму необхідно внести доповнення.

Форма Т-3 найчастіше займає не один лист, тому після його складання прошивається, а сторінки нумеруються. При необхідності підписання кожного листа, внизу кожної сторінки додається рядок для підпису.

Ставиться печатка?

Завіряти печаткою документ не потрібно.

зразок документа

Приклад складеного штатного розкладу:

Штатний розклад компанії заповнюється на типовому бланку форми Т-3, скачати безкоштовно який можна на нашому сайті:

Форма Т-3

При заповненні форми необхідно дотримуватися інструкції і правила оформлення, а саме:

1. Найменування всіх структурних підрозділів записуються строго відповідно до затверджених. При цьому будь-які комерційні організації можуть назвати свої підрозділи на свій розсуд, а державні установи повинні керуватися класифікаторами, довідниками та іншими документами нормативного характеру.
2. Кодуються структурні підрозділи організацією самостійно, коди призначені тільки для ведення документообігу та позначення місця підрозділу в організації і особливої ролі не грають.
3. Для визначення найменування посад рекомендовано керуватися класифікаторами професій і посад, які крім самих назв містять також їх кодові позначення. Вакантні посади позначаються або в примітках, або зносяться вниз сторінки.
4. Кількість штатних одиниць затверджується відповідно до потреб компанії і виходячи з економічної доцільності.
5. Вартісні показники відповідно до правил ведення документообігу вказуються в рублях з двома десятковими знаками після коми. Також в затверджуваному документі дозволено вказувати оклад не в певній сумі, а в деяких межах, наприклад: 5 000 - 7 000 рублів. Це дозволяє оплачувати працю працівників, які не зрівнюючи всіх, а відповідно до внеском або кваліфікацією кожного.
6. Всі надбавки, премії, стимулюючі виплати об'єднані в один підрозділ, де обов'язково робиться позначка, за що саме встановлена доплата.

для ІП

За нормами трудового законодавства, організація будь-якої форми власності зобов'язана мати штатний розклад. Але прямої вказівки на його необхідність для ІП немає.

Ось і на практиці далеко не у всіх ІП є документ. Найчастіше він складається, якщо кількість працівників понад три.

Багато ІП і зовсім ігнорують його оформлення. Однак складання документа при наявності декількох найманих співробітників бажано.

Для бюджетних установ

Бюджетні організації крім державного фінансування можуть залучати грошові кошти з інших джерел, наприклад - за надання платних послуг або різні субсидії на виконання муніципального або державного завдання.

В такому випадку оплата праці окремим співробітникам може відбуватися з різних джерел. Тому деякі організації практикують формування двох, а в деяких випадках - трьох штатних розкладів.

Однак законодавством такий поділ ШР на частини не передбачено, наказано формувати єдиний документ по всім співробітникам.

Терміни зберігання в організації

Згідно статті 71 Наказу Мінкультури Росії від 25.08.2010 N 558 штатні розписи організацій і зміни до них повинні зберігатися постійно.

Штрафи та відповідальність за помилки при оформленні

За грубі помилки при оформленні передбачені санкції на підставі пункту 1 статті 5.27 КоАП РФ .

При цьому штрафи становлять:

• для посадової особи від однієї до п'яти тисяч рублів;
• індивідуального підприємця від однієї до п'яти тисяч рублів;
• для юридичної особи від тридцяти до п'ятдесяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Внесення змін

Є два способи зміни:

• заміна самого документа, іншими словами - створення нового, з наступним порядковим номером;
• зміна чинного шляхом виправлення запису, додавання нової або видалення вже не діючої штатної одиниці.

Всі зміни підтверджуються наказами тільки після того, як був виданий і підписаний наказ про внесення змін до штатного розпису. Тоді можна проводити виправлення або коригування.

У наказі необхідно вказати підставу внесення змін.

Документ видається в довільній формі з обов'язковим зазначенням:

• назви компанії;
• типу документа;
• дати і номера реєстрації.

Візування керівником обов'язково, крім того наказ узгоджується з головним бухгалтером і начальником відділу кадрів.

Приклад наказу:

Причини і підстави

Причин для змін може бути кілька, серед них:

• зміна в складі співробітників;
• формування нових відділів;
• виключення старих посад;
• введення нових штатних одиниць.

Крім того, в наказі на зміну можуть бути вказані такі причини:

• реорганізація компанії або оптимізація діяльності;
• скорочення або збільшення штату.

перейменування посади

При перейменування посади будь-якого із співробітників організації необхідно:

• внести запис до відповідного рядка в графу 10 «Примітки»;
• прибрати непотрібні посади і внести нові і вказати, на якій підставі посаду перейменовується, з якої дати і як буде називатися в новій редакції.

Що-небудь прати або дописувати в інших графах не потрібно, достатньо записи в десятій графі.

зміна окладу

Причин для зміни окладу співробітникам фірми безліч: це може бути і підвищення кваліфікації працівника, і призначення персонального окладу.

У будь-якому випадку така зміна необхідно вказати в штатному розкладі в тому ж порядку, як і при перейменуванні посади.

У зв'язку з оптимізацією

В активно працюючої компанії нерідкі будь-які зміни в розкладі штату.

Причини різні:

• перерозподіл обов'язків між співробітниками;
• введення внутрішнього сумісництва;
• відкриття нових виробництв або перепрофілювання старих;
• інші випадки, пов'язані з оптимізацією виробництва.

Всі зміни вимагають видання відповідного наказу і закріплення в документі про структурні підрозділи і штатні одиниці.

Введення нової посади

Після декількох років роботи більшість компаній розширюються, відкриваються нові філії.

Природно, це вимагає збільшення чисельності співробітників, додавання нових вакансій.

Для введення нової посади необхідно:

• випустити наказ про зміни в штаті;
• внести зміни в записи;
• скласти посадову інструкцію.

Скасування (скорочення) ставки

Скорочення ставки передбачає виключення посад, при цьому працівники, чиї посади скорочуються, підлягають звільненню.

Але оскільки при скороченні обов'язковою умовою є попередження не пізніше, ніж за два місяці, то новий розклад починає діяти тільки після закінчення цього терміну.

Складанням нового можна зайнятися заздалегідь, тим більше, що наявність нового, затвердженого штатного розкладу може служити підтвердженням законності звільнення співробітників.

зміна МРОТ

Якщо посадовий оклад в ШР встановлений відповідно до МРОТ, то при будь-якій зміні мінімального розміру оплати праці штатний розклад теж необхідно змінити.

Видається наказ у довільній формі, де прописується, на якій підставі і яким співробітникам змінюється заробітна плата, потім вносяться зміни в саме ШР. Процедура змін прописана вище.

Як внести поправки?

При внесенні будь-яких змін в розклад компанія повинна керуватися ст.72 ТК РФ і ст.74 ТК РФ , Де зазначено, що внесення будь-яких поправок до трудового договору можливе лише за згодою сторін.

При цьому повідомити співробітників про те, що плануються зміни, організація зобов'язана не пізніше, ніж за два місяці.

Існує певна процедура внесення змін, яку зобов'язані дотримуватися всі роботодавці, першим етапом має стати оформлення службової записки, що містить підстави для внесення змін. Потім роботодавець зобов'язаний попередити письмово всіх співробітників, які підпадають під зміни.

Співробітники мають право або погодитися з пропонованими нововведеннями, підписавши повідомлення, або відмовитися.

У разі якщо змінювані посади вакантні, дотримання двомісячного терміну не потрібно. Такі штатні одиниці можна скорочувати в будь-який момент.

Коли необхідно складання нового документа?

Ніяких нормативів по періодичності складання немає, воно може бути затверджено раз і діяти протягом тривалого періоду, якщо немає яких-небудь серйозних змін в складі організації.

При незначних змінах достатньо наказу та позначок у чинному розкладі.

Виписка з документа

Кожен співробітник може отримати виписку з розкладу, в якій буде відображена частина інформації, яка відноситься до цього співробітника, будь-які інші дані (про інших працівників, підрозділах) для запису у виписці не допускаються.

Кому і в яких випадках потрібно?

Виписка може знадобитися працівникові організації для участі в торгах, а також для подання в:

• Пенсійний фонд;
• в податкову або трудової інспекції;
• до Фонду соцстраху.

Для отримання виписки необхідно подати заяву з проханням, де вказати, для яких цілей виписка потрібно.

Як Скласти?

Алгоритм складання виписки наступний:

• Повна і коротка назва організації.
• Тема, де вказується дата складання та реквізити наказу, яким затверджувалося розклад.
• Період дії, зазвичай вказується в такий спосіб: «Набула чинності з ...».
• Змістовна частина, де позначається загальна кількість співробітників, потім таблиця за формою Т-3, в яку вписані тільки дані заявника.
• Підписи. Підписують виконавець і начальник відділу кадрів.

зразок:

нюанси

Чи допускається округлення штатних одиниць?

Всі штатні одиниці заповнюються відповідно до ставки, якщо в розкладі позначено, що посада визначена в половину ставки, то округлення до цілого числа не допускається.

Як відновити, якщо було втрачено або зіпсовано?

Для відновлення буде потрібно зробити кілька кроків, а саме:

• Вивчити всі документи, наявні на підприємстві.
• Перевірити наявність кадрових документів, їх комплектність.
• Проаналізувати зміст всіх трудових договорів, що є в розпорядженні кадрової служби.
• Перевірити і проаналізувати всі трудові книжки, що знаходяться в кадрах.
• На підставі аналізу скласти робочу таблицю, куди внести всіх співробітників підприємства, їх посади, інші наявні дані.
• Систематизувати робочу таблицю і на її підставі скласти новий штатний розклад, затвердити його згідно з правилами.

Як часто можна змінювати?

Як часто і на який період, законодавство не називає, але, якщо врахувати, що документ за своєю суттю є плановим, передбачається, що оновлюватися він повинен щорічно, разом з іншою обліковою документацією.

Однак якщо ніяких серйозних змін в кадровій політиці організації не відбувається, то, оформлене раз, може бути дійсним не один рік, досить буде оформити список змін.

Як відобразити погодинну оплату?

У графі 5 штатного розкладу вказується норматив оплати праці в годину, потім в графі 10 робиться примітка: «Погодинна оплата» і дається посилання на положення, яке регулює такий порядок винагороди.

Як відобразити в документі півставки?

Половина ставки так і пишеться - 0,5 ставки, чверть - 0,25 ставки.

Чи потрібна для відокремленого підрозділу організації?

Складати окремий розклад для відокремленого підрозділу не потрібно, так як воно містить інформацію про всі структурні підрозділи.

Але законодавчо мати більше одного нормативу в компанії не заборонено, тому якщо в статуті підприємства прописано, що представництво або філія може мати окремий норматив, то він може бути затверджений керівником відокремленого підрозділу.

Чи потрібно оформляти, якщо немає співробітників, один директор?

Якщо організація складається з одного співробітника, то оформлення не потрібно.

Як відобразити надбавки?

Якщо надбавка нараховується не на оклад, а на всю суму нарахованої зарплати, то її розмір не вказується, а в графі 10 пишеться посилання на норматив, згідно з яким ця надбавка нараховується.