Швидше, значніше, сильніше! Або юридична значимість електронних документів

1. Поняття юридичної значимості і юридичної сили документа
2. Юридична сила електронного документа
3. проблематика

22.11.2016

«Наші предки тремтіли перед громом і блискавкою, перед тиграми і землетрусами; ближчі предки - перед шаблями, розбійниками, світовими хворобами і Господом Богом; ми ж тремчу перед папірцями, на яких щось надруковано, - будь то гроші або паспорт. Неандертальця вбивали кийком, римлянина - списом, середньовічна людина гинув від чуми, нас же можна запросто вбити шматком паперу ».

Еріх Марія Ремарк, «Возлюби ближнього свого»

Інформаційні технології та електронні документи міцно зміцнилися в нашій з вами повсякденному житті. Іноді ми й не підозрюємо, наскільки великий обсяг інформації отримуємо і передаємо за допомогою саме такої взаємодії. Говорячи про електронні документи, не варто забувати, що в загальному контексті до них можна віднести будь-яку інформацію, будь-який контент, створений людиною або отриманий при спілкуванні і взаємодії з людьми або системами (варто звернутися до понять «електронне повідомлення» і «електронний документ», закріпленим у Федеральному законі «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації» ).

Однак чим більше електронні документи проникають в наше повсякденне життя, тим сильніше ми залежимо від них. Сьогодні великий обсяг важливої ​​і значимої інформації зберігається в електронній формі, тому до слів класика можна зробити застереження з урахуванням нових технологій. Іншими словами, тільки чи шматком паперу можна умертвити сучасної людини? У цій статті ми поговоримо про юридичної значимості електронних документів.

Поняття юридичної значимості і юридичної сили документа

Абревіатура ЮЗЕД (юридично значимий електронний документ) досить часто вживається в статтях і доповідях про електронний документообіг.

Чим відрізняється документ, що володіє юридичною значимістю? Для цього нам необхідно визначити, що таке юридична значимість документа. Потрібне визначення дається в стандарті ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення (далі - ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Юридична значимість документа - властивість документа виступати в якості підтвердження ділової діяльності або подій особистого характеру.

Юридична значимість тісно пов'язана з поняттям юридичної сили документа, проте необхідно їх відрізняти (про це ми вже розповідали в статті «Папір або двійковий код: випробування на міцність» ).

Цим же згаданим вище стандартом визначено поняття юридичної сили документа.

Юридична сила документа - властивість офіційного документа викликати правові наслідки.

Як бачимо, в цьому визначенні мова йде вже не про просте документі, а щодо офіційного. Знову звернемося до стандарту ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Офіційний документ - документ, створений організацією, посадовою особою або громадянином, оформлений в установленому порядку.

Таким чином, для того, щоб документ мав юридичну силу, він повинен бути офіційним і юридично значущим.

Все це повною мірою відноситься і до електронних документів з тим застереженням, що для надання їм юридичної сили потрібно врахувати специфіку їх форми.

Юридична сила електронного документа

Юридична сила документа забезпечується шляхом дотримання ряду правил:

1. Документ оформляється згідно з установленим порядком.
2. Зміст документа не суперечить законодавству РФ.
3. Документ підписується уповноваженим на це особою.
У випадку з електронними документами з'являється ще один пункт:
4. Робота з такими документами повинна відповідати встановленим законодавством РФ регламентам (актуально для рахунків-фактур).

Наприклад, законодавство РФ дозволяє нам укладати договори в електронній формі і підписувати їх електронним підписом (далі - ЕП), але із застереженням на облік при цьому вимог законодавства в галузі застосування ЕП. Тому електронний документ, підписаний простий або некваліфікованої ЕП, не володітиме юридичну чинність у разі недотримання вимог Федерального закону «Про електронний підпис».

Ще один приклад можна навести, нагадавши про порядок обміну рахунками-фактурами в електронній формі. Такий рахунок-фактура буде мати юридичну силу, тобто породить право платника податків на відрахування по ПДВ тільки в разі дотримання вимог Наказу Мінфіну РФ від 10.11.2015 року №174н. В іншому випадку платник податків не зможе скористатися своїм правом, тому що не буде породжує його документа.

Відзначимо, що сам по собі оператор електронного документообігу в цьому випадку не стільки забезпечує юридичну значимість документа, скільки виступає однією з обов'язкових складових для її забезпечення.

Таке навряд чи можливо з паперовими документами, саме тому, працюючи з електронними, необхідно враховувати їх специфіку і бути уважними при дотриманні вимог закону в цій сфері.

Також потрібно відзначити, що ряд документів просто не можна перевести в електронну форму. І хоча законодавець не забороняє цього, а іноді навіть прямо дозволяє, зробити цього не можна за непрямими причинами (неможливість подальшої роботи з такими документами, відсутність регламентації по їх зберіганню і т.д.).

Наприклад, кадрові документи. Велика їх частина відноситься до документів тривалого і навіть постійного зберігання (наприклад, особисті справи і картки зберігаються 75 років). По-перше, для забезпечення юридичної значимості таких документів в електронній формі на протязі всього терміну зберігання потрібно дотримуватися ряду технічних умов; по-друге, документи, що вимагають неодноразового підписання з боку, наприклад, працівника, зручніше вести на папері.

Кадрових документів була присвячена наша стаття «Цифрові кадри»: чи можна перевести кадрову документацію в електронний вигляд?

проблематика

Організації важливо забезпечити юридичну силу і «внутрішніх», і «зовнішніх» електронних документів. У разі виникнення розбіжностей, спірних ситуацій або судового розгляду довести свою правоту можна лише за допомогою ЮЗЕД (це справедливо для будь-яких електронних документів, а не тільки для документів суб'єктів підприємницької діяльності).

Однак найчастіше одним з основних зупиняють факторів в переході на електронний документообіг для організації стає страх неприйняття і підозрілого ставлення до таких документів з боку держорганів і контрагентів. На цю тему експерти Synerdocs неодноразово відповідали в своїх статтях «Що потрібно знати юристу про ЕДО» , «5 страшилок про електронний обмін документами» , «Домовимося про електронний договорі?» , «Папір або двійковий код: випробування на міцність» .

Більш того, саме держава часто і виступає ініціатором переходу (іноді навіть обов'язкового - як у випадку зі здачею податкової звітності) на електронний документообіг (наприклад, останні поправки процесуального законодавства, див. Докладніше в статті «Електронні документи в судах: важливі зміни в процесуальному законодавстві» ). Хоча, як правило, законодавець не буває стурбований детальним регламентуванням роботи з електронними документами на протязі всього їх життєвого циклу (від створення до знищення), ніж породжує безліч питань і побоювань. У будь-якому випадку електронні документи - це наша з вами дійсність, і з нею необхідно не тільки змиритися, але і використовувати на благо.

Спочатку здається, що вимог до електронних документів більше і дотримуватися їх складніше, ніж працювати «на папері», але вже на самому початку використання електронного документообігу стає зрозуміло, що це просто справа звички.

Автор: Уляна Коровкина, аналітик Synerdocs