- Гість, знайомтеся - Правобот !
- Приклад документів, для яких встановлено вимогу зберігати попередні редакції
Чи встановлені інші терміни зберігання документів для Представництва іноземної компанії на території РФ або вони єдині з терміном зберігання для російських організацій?
Ні, інші терміни зберігання для представництв іноземних компаній не встановлені.
рекомендація: Як визначити термін зберігання документів
Гість, знайомтеся - Правобот !
Інтелектуальний сервіс для підбору судової практики . Думає, як юрист, тільки швидше.
Познайомитися ближче
«У юридичному відділі можуть зберігатися:
Для кожної з цих категорій документів термін зберігання може бути різним.
Правовстановлюючі документи
У ситуаціях, коли зберігання документів регламентовано законодавчо, необхідно дотримуватися вимог нормативно-правових актів.
Відносно всіх юридичних осіб діють Федеральний закон від 22 жовтня 2004 № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації» і виданий відповідно до нього перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання (затверджений наказом Мінкультури Росії від 25 серпня 2010 року № 558 ; далі - Перелік).
Перелік передбачає наступні терміни зберігання документів.
Документи (заяви, копії установчих документів, виписки з реєстру, довідки, рішення, повідомлення та ін.) Про держреєстрацію юридичної особи Постійно Свідоцтва про держреєстрацію, про реєстрацію ліквідації юридичних осіб, індивідуальних підприємців; повідомлення на відкриття філій, представництв Постійно Інформаційні листи, сповіщення, повідомлення про взяття на облік у відповідних реєструючих органах П'ять років Статути, положення організації Постійно Договори про створення (заснування) суспільства, зміни і доповнення до них Постійно Протоколи установчих зборів Постійно Списки засновників Постійно Положення про структурні підрозділи організації; про філіях, представництвах Постійно, старі - протягом трьох років після заміни новими Положення про колегіальних, виконавчих, контрольних, наукових, експертних, методичних, консультативних органах організації Постійно, старі - протягом трьох років після заміни новими Довіреності, видані керівником організації, на представлення інтересів організації Постійно Документи (перелік відомостей, положення та ін.) по встановленню режиму комерційної, службової, професійної таємниці в організації Постійно Ліцензії, їх дублікат , Завірені копії Постійно Свідоцтва, сертифікати на право власності, володіння, користування майном, реєстрації та перереєстрації фірмових найменувань, знаків обслуговування Постійно
Цей же наказ встановлює терміни зберігання ряду інших документів, що з'являються в організації в процесі ведення діяльності.
Крім того, щодо акціонерних товариств діє Положення про порядок і строки зберігання документів акціонерних товариств , затверджене постановою ФКЦБ Росії від 16 липня 2003 № 03-33 / пс . Цим положенням встановлюється, зокрема, що документи про створення, статутні документи і протоколи зборів акціонерів повинні зберігатися постійно, а внутрішні документи товариства - до прийняття нових.
Вимога постійно зберігати правовстановлюючі документи цілком виправдано - адже вони необхідні організації, щоб підтвердити ту чи іншу право.
Локальні нормативні акти
В юридичному відділі зберігаються локальні нормативні акти, що мають відношення до роботи самого цього відділу або складені на виконання вимог федерального законодавства про виконавчі органи суспільства. Такими актами можуть бути, зокрема:
Також організація може приймати рішення про створення нормативних актів, не передбачених законодавством, але необхідних для забезпечення діяльності. Наприклад, це можуть бути положення про узгодження договорів, про осіб, що мають доступ до конфіденційної інформації, і т. П.
Наказом виконавчого органу може бути встановлена необхідність зберігання таких локальних актів в юридичному відділі.
Будь-який локальний нормативний акт повинен зберігатися до тих пір, поки не буде прийнятий новий. Особливі правила діють для тих актів, які складаються відповідно до вимог законодавства або можуть бути використані як докази в суді (зокрема, в трудовому спорі може бути використано угода про комерційну таємницю, підписану співробітником). Такі акти потрібно зберігати постійно або стільки, скільки вимагає законодавство.
Приклад документів, для яких встановлено вимогу зберігати попередні редакції
Для деяких видів положень Перелік встановлює постійний термін зберігання і на додаток до цього вимагає зберігати їх попередні редакції протягом трьох років з дати прийняття нової. Така вимога встановлена для положень про структурні підрозділи, а також про колегіальних, виконавчих, контрольних, наукових, експертних, методичних, консультативних органах організації.
договори
При визначенні термінів зберігання договорів потрібно враховувати вимоги корпоративного, цивільного і податкового законодавства.
Відповідно до законів про акціонерні товариства і товариства з обмеженою відповідальністю у акціонерів і учасників організації є право зажадати і отримати копії ряду договорів. Отже, організація повинна забезпечити зберігання таких договорів. Для ряду договорів терміни зберігання встановлені законодавчо і становлять п'ять років з дати закінчення терміну дії договору. Якщо нормативними актами термін зберігання не встановлений, то договір необхідно зберігати не менше трьох років з дати закінчення терміну його дії, оскільки три роки - це загальний строк позовної давності. Ухвалення рішення про знищення договорів лежить на виконавчому органі організації.
Документи, які запитуються від контрагентів, необхідно зберігати стільки ж, скільки становить термін зберігання договорів з відповідними контрагентами.
довіреності
Довіреності, що видаються організацією, можуть зберігатися в юридичному відділі або в бухгалтерії, але вимоги до термінів їх зберігання повинні бути єдиними.
Довіреності, що видаються у зв'язку з виконанням договору, повинні зберігатися не менше терміну зберігання такого договору.
Довіреності, що видаються для представлення інтересів в суді, повинні зберігатися до закінчення провадження у справі.
У будь-якому випадку термін зберігання довіреностей не повинен бути менше загального терміну позовної давності, оскільки довіреності є підтвердженням того, що дії відбувалися уповноваженим на них обличчям, і можуть бути доказами цього в суді або для перевіряючих органів.
перелік встановлює терміни зберігання для ряду доручень, які можуть бути видані організацією:
- довіреності, видані керівником організації на представлення інтересів організації, зберігаються постійно;
- довіреності, видані на здійснення окремих видів діяльності філіям, представництвам, зберігаються протягом п'яти років після закінчення терміну дії.
судовий архів
перелік встановлює термін зберігання для документів, що подаються до судів, - п'ять років з дати винесення рішення.
Якщо у організації багато судових справ у виробництві і юридичний відділ веде активну претензійно-позовну роботу, то для рішень, що вступили в законну силу, можна встановити тривалий термін зберігання. Це дозволить проводити аналіз і узагальнення практики по судовим спорам всередині відділу, що буває корисно для навчання нових співробітників.
кореспонденція
У поняття кореспонденції можна включити вхідну і вихідну кореспонденцію, опису та надіслати або прийняти документів, поштові повідомлення і повідомлення з відправленим документам контрагентам і в державні органи влади.
Термін зберігання вхідної та вихідної кореспонденції визначається в залежності від важливості того чи іншого листа.
Листи від контрагентів про зміну реквізитів та з інших схожих питань повинні зберігатися в папках документів контрагента. Листування з контрагентами повинна зберігатися протягом всього срокадействія зберігання договору, до якого вона належить, тобто не менше трьох років з дати закінчення терміну дії договору (з урахуванням строку позовної давності).
У разі виникнення спірних питань наявність таких документів буде додатковим доказом (наприклад, суперечка може зводитися до того, повідомив Чи один з контрагентів другого про настання того чи іншого обставини).
Поштові повідомлення про отримання контрагентом спрямованих документів необхідно зберігати разом з документом, отримання якого підтверджує повідомлення. Термін зберігання таких повідомлень дорівнює терміну зберігання документів, до яких вони належать.
Листи і повідомлення державних органів (ФНС Росії і т. Д.), А також опису у напрямку документів до податкових інспекцій потрібно зберігати протягом законодавчо визначеного періоду часу (якщо такий є), але не менше трьох років, оскільки саме за такий період може бути призначена, наприклад, податкова перевірка. При цьому необхідно враховувати встановлені в законодавстві правила для розрахунку періоду «глибини» податкових та інших перевірок. Наприклад, в поточному році податкова перевірка може бути призначена для перевірки повноти і правильності сплати податків за три попередні роки. Тому протягом усього 2012 року необхідно зберігати документи, які стосуються До 2011, 2010 та 2009 років.
Якщо лист стосується поточних операцій, то зберігати таку переписку необхідно протягом терміну зберігання документів, пов'язаних з такими операціями ».
«Терміни, протягом яких потрібно зберігати документи з особового складу, вказані в статті 22.1 Закону від 22 жовтня 2004 № 125-ФЗ і переліку , затвердженому наказом Мінкультури Росії від 25 серпня 2010 року № 558 . Початком терміну зберігання документів вважається 1 січня року, наступного за роком, в якому вони були закінчені діловодством, а не з дати створення ( п. 2 ст. 21.1 Закону від 22 жовтня 2004 № 125-ФЗ ).
Так, накази про прийом на роботу, переведення, звільнення, про відпустку без збереження зарплати і інші накази по особовому складу, а також заяви співробітників, якщо вони зберігаються в їх особових справах, в загальному випадку потрібно зберігати не менше 75 років, якщо вони закінчені діловодством до 1 січня 2003 року. Якщо зазначені документи закінчені діловодством після 1 січня 2003 року, то їх потрібно зберігати не менше 50 років.
Трудові договори, особові картки та особисті справи співробітників також потрібно зберігати протягом 75 років, якщо вони закінчені діловодством до 1 січня 2003 року, або протягом 50 років, якщо вони закінчені діловодством після 1 січня 2003 року, а особисті справи керівників - постійно. Також постійно належить зберігати штатний розклад.
Однак зазначені терміни зберігання не поширюються на документи з особового складу, щодо яких переліком архівних документів встановлено інші терміни зберігання ( п. 4 ст. 22.1 Закону від 22 жовтня 2004 № 125-ФЗ ).
При цьому будь-які документи з особового складу, які утворилися в період держслужби, що не є державною цивільною службою, потрібно зберігати 75 років незалежно від дати їх створення.
Такий порядок передбачений в статті 22.1 Закону від 22 жовтня 2004 № 125-ФЗ.
Накази про надання щорічних і навчальних відпусток, направлення у відрядження на території Росії (так само як і інші документи про відрядження: завдання, звіти і т. П.), А також накази про стягнення і заяви співробітників, якщо вони зберігаються окремо, а не в особистих справах, досить зберігати тільки п'ять років.
Такий висновок випливає з пунктів 19 і 665 переліку, затвердженого наказом Мінкультури Росії від 25 серпня 2010 року № 558 .
Матеріали по атестації робочих місць слід зберігати 45 років, а при важких, шкідливих або небезпечних умовах праці - 75 років.
Правила трудового розпорядку зберігайте навіть після заміни їх новими. Термін зберігання - один рік. Річний строк зберігання встановлений і для графіків відпусток.
Термін, протягом якого потрібно зберігати документи, що підтверджують, що співробітник отримав освіту за рахунок організації, обумовлений вимогами податкового законодавства. Справа в тому що пунктом 3 статті 264 Податкового кодексу РФ встановлено, що для списання цих витрат у зменшення оподатковуваного прибутку організація повинна зберігати всі підтверджуючі навчання документи (договір з освітньою установою, наказ керівника про скерування працівника на навчання, акт про надання послуг, диплом, атестат, сертифікат і т. п.). Їх термін зберігання обмежується терміном дії договору навчання і одним роком роботи співробітника, але не менше чотирьох років ».
