Терміни виконання кадрових документів

1. Встановлення термінів виконання документів
2. Правильне оформлення реквізитів

Співробітники кадрової служби беруть участь в процесі виконання документів, наприклад заяв працівників. Але фахівці служби персоналу не завжди можуть виконати кадрові доручення директора поодинці.

Нерідко якість і терміни вирішення кадрових питань залежать від дій працівників інших підрозділів. Але як бути, якщо співробітники компанії уникають брати відповідальність на себе і не виконують документи в термін? Рідко який керівник хоча б раз не переймався цим питанням. Поговоримо про те, як виключити ситуації, в яких виникають проблеми з виконанням документів, в тому числі по особовому складу.

Контролю підлягає виконання всіх зареєстрованих документів. Мета контролю - забезпечення своєчасного і якісного виконання документів.

Уявімо собі ситуацію: компанія дуже зацікавлена ​​в укладенні договору, який повинен принести великий прибуток, переклад деяких співробітників на інші проекти і виплату премій працівникам. Але через тривалу проходження документів замовник вирішує укласти договір з іншою компанією, в якій всі питання вирішуються без бюрократії і в більш короткі терміни.

Інша схожа ситуація: в компанію надійшов запит на виконання замовлення, однак співробітник, відповідальний за цю ділянку роботи, захворів, питання про його заміщення іншим працівником не було вирішено вчасно, в результаті чого документи пролежали два тижні. А коли працівник повернувся з лікарняного і подзвонив потенційному клієнту, виявилося, що останнім вже не потрібні товари або послуги компанії, оскільки він знайшов іншого виконавця.

Ми позначили далеко не всі проблеми, які можуть виникнути у зв'язку з поганою виконавською дисципліною і відсутністю контролю руху документів. Недотримання термінів виконання окремих кадрових процедур, відсутність окремих документів може призвести і до судових розглядів.

Проблеми компанії, пов'язані з невиконанням документів:

• неотримання прибутку;
• судові спори;
• адміністративні санкції і штрафи;
• донарахування податків і фінансові санкції

ПРИКЛАД

Ч. просив визнати його звільнення за прогул незаконним, так як роботодавець порушив порядок звільнення, термін накладення дисциплінарного стягнення, передбачений ст. 193 Трудового кодексу РФ, що не ознайомив Ч. з наказом про звільнення під підпис.

Представник роботодавця вважає, що порушення строків притягнення до дисциплінарної відповідальності не було, т. К. Виявлення проступку, т. Е. Відсутність Ч. на роботі без поважних причин було встановлено тільки після отримання від нього пояснень. Раніше звільнити Ч. не представлялося можливим, тому що не було інформації про причини його відсутності на робочому місці. Також відповідач вказав, що акт про відсутності на роботі і наказ про звільнення були надані Ч., однак він відмовився їх підписувати.

Суд вказав, що ненадання працівником пояснення не є перешкодою для застосування дисциплінарного стягнення, яке застосовується не пізніше одного місяця з дня виявлення проступку, не рахуючи часу хвороби працівника, перебування його у відпустці, а також часу, необхідного на врахування думки представницького органу працівників. Наказ роботодавця про застосування дисциплінарного стягнення оголошується працівникові під підпис протягом трьох робочих днів з дня його видання, не рахуючи часу відсутності працівника на роботі. Якщо працівник відмовляється ознайомитися із зазначеним наказом (розпорядженням) під підпис, то складається відповідний акт.

Суд встановив, що відповідачем було порушено місячний термін для накладення дисциплінарного стягнення, роботодавець не ознайомив працівника під підпис з наказом про накладення дисциплінарного стягнення. Доводи відповідача про те, що місячний термін для застосування дисциплінарного стягнення повинен обчислюватися з дати подання Ч. письмових пояснень, не засновані на нормах чинного законодавства. Неспроможні і посилання роботодавця на те, що Ч. були надані акт про відсутність на робочому місці і наказ про звільнення, оскільки в цій ситуації повинен бути складений відповідний акт. Належним чином складений акт про відмову працівника ознайомитися з актом про відсутність на робочому місці і з наказом про звільнення суду представлений не був (визначення Кемеровського обласного суду від 16.12.2011 по справі № 33-14118).

Одним з найбільш серйозних випадків невиконання документів є невиконання рішень судів та вимог судових приставів.

НЕ УПУСТІТЬ З ВИДУ

Порушення особою, яка не є боржником, законодавства про виконавче провадження, що виразилося:

в невиконанні законних вимог судового пристава-виконавця;
поданні недостовірних відомостей про майновий стан боржника;
втраті виконавчого документа;
несвоєчасне відправлення виконавчого документа;
невиконанні вимог виконавчого документа, в т. ч. отриманого від стягувача,
- тягне за собою накладення адміністративного штрафу на посадових осіб в розмірі від 15 000 до 20 000 руб .; на юридичні особи - від 50 000 до 100 000 руб. (Ч. 3 ст. 17.14 Кодексу РФ про адміністративні правопорушення).

Досить часто, розуміючи всі проблеми невиконання або несвоєчасного виконання документів, керівництво компанії нічого не може вдіяти з виконавською дисципліною. Чому так відбувається? Назвемо найпопулярніші недоліки в роботі з документами.

В окремих організаціях не всі документи проходять процедуру реєстрації. Вхідні документи або внутрішні документи, що вимагають виконання, передаються безпосередньо виконавцям, і далі розвиток ситуації залежить від відповідальності і особливостей роботи цього працівника.
Деякі діловоди самостійно проводять відбір важливих документів і не реєструють документи, які можуть бути дуже цінними.
Навіть після процедури реєстрації документів і призначення відповідальних виконавчих не ведеться контроль виконання документів.

Також дуже важливим є ставлення керівництва до виконання документів. Якщо керівник компанії вважає за можливе не виконувати документи, переносити місяцями терміни їх виконання, не звертає уваги на несвоєчасність виконання доручень, то в цьому випадку виконавська дисципліна теж буде кульгати у всіх підрозділах без винятків.

Які ж існують способи боротьби з невиконанням документів в організації?

ЦЕНТРАЛІЗАЦІЯ ДІЛОВОДСТВА

Централізоване діловодство полегшить

• пошук документів;
• контроль виконавців;
• збір статистики по виконанню документів.

Централізація діловодства, як не дивно, відмінно сприяє вирішенню проблеми виконання документів. Якщо документи реєструються в кожному структурному підрозділі окремо, то цілісного контролю їх виконання не відбувається. Якщо ж в компанії є єдина централізована система реєстрації документів, це багато спрощує.

Однак в деяких ситуаціях централізація недоцільна. Так, якщо в компанії з розгалуженою структурної або у великому холдингу документи будуть реєструватися в одному місці, то це призведе до бюрократичної тяганини, коли в структурний підрозділ (до виконавця) документи будуть надходити із запізненням.

Зверніть увагу

За загальним правилом централізована система реєстрації документів більш сприятлива для компанії, оскільки дозволяє вести контроль виконання документів в одному місці.

Тому в організаціях зі складною структурою, що має мережу відокремлених структурних підрозділів, найчастіше документи реєструються за особливими правилами. Наприклад, всі вхідні документи, спрямовані на адресу керівництва компанії, а також вихідні документи, підписані керівником, внутрішні документи, створені в головному офісі, реєструються в одному місці (в канцелярії, загальному відділі або секретаріаті). А що входять документи, спрямовані на адресу відокремлених структурних підрозділів або підписані їх керівниками, реєструються безпосередньо в цих підроз- розподілах.

ПОРАДА

Якщо налагодити централізований документообіг у великій компанії зі складною структурою не можна, то доцільно організувати контроль або перевірку виконавської дисципліни в структурних підрозділах.

РЕЄСТРАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ

Реєстрація - це запис облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт його створення, відправлення або одержання (ГОСТ Р 51141-98. Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення).

Всі індивідуальні підприємці реєструють документи будь-якого виду (вхідні, вихідні та внутрішні). Ця процедура є обов'язковою для всіх документів, що вимагають обліку, виконання і використання в довідкових цілях, т. Е. Реєструються організаційно-розпорядчі, бухгалтерські, кадрові та ін. Документи.

Процедура реєстрації необхідна для вирішення багатьох важливих завдань:

• кількісний облік документів;
• забезпечення схоронності документів, усунення можливості їх втрати;
• відновлення інформації втраченого документа за допомогою реєстраційних форм та наявних завірених копій;
• забезпечення можливості ведення контролю виконання документів;
• забезпечення можливості ведення інформаційно-довідкової роботи по документах і пошуку інформації за запитами працівників і третіх осіб.

НЕ УПУСТІТЬ З ВИДУ

Кожна організація самостійно визначає, які реєстраційні форми будуть застосовуватися в діловодстві. Основними реєстраційними формами продовжують залишатися журнальна і карткова. Реєстраційні номери привласнюються документам у межах календарного року. Вихідні, вихідні та внутрішні документи реєструються окремо: що входять до день надходження, вихідні та внутрішні - в день підписання або затвердження.

Серед найбільш поширених помилок при реєстрації можна виділити наступні:

• всі вступники документи реєструються службою документаційного забезпечення управління (ДОП);
• немає переліку документів, що реєструються в структурних підрозділах.

До речі, можуть бути корисні навіть рекламні оголошення.

ПРИКЛАД

Пропозиції про навчання співробітників можуть бути ефективно використані для підвищення кваліфікації працівників, а пропозиції про продажі канцтоварів, оренді приміщень або перевезеннях можуть допомогти знизити витрати компанії.

Для побудови системи контролю виконання документів при їх реєстрації слід враховувати деякі рекомендації.

Дуже уважно ставитеся до тих документів, які не реєструються в компанії, оскільки чим більше буде таких документів, тим менше буде контроль за виконавською процедурою.
Окремо реєструйте вхідні, вихідні та внутрішні документи, чітко встановіть підрозділу, в яких реєструються ті чи інші документи. Це дозволить швидше знаходити документи і встановлювати виконавця і терміни.

Реєстрація вхідних документів

ГРАФІК ДОКУМЕНТООБІГУ

У багатьох компаніях є інструкції з діловодства, але більшість співробітників не читають або неуважно вивчають дані локальні нормативні акти і, на жаль, погано орієнтуються у вимогах, в т. Ч. І до виконання документів. У подібній ситуації має сенс розробити більш зрозумілий і простий документ, який би дозволяв визначати:

види документів, які використовуються в структурних підрозділах;
порядок реєстрації документів в структурному підрозділі;
взаємини між структурними підрозділами.

Зверніть увагу

Відсутність графіка документообігу не тягне за собою адміністративної або фінансової відповідальності, але ускладнює роботу з документами в компанії.

Таким документом може стати графік документообігу (додаток 1).

Графік документообігу дає можливість простежити весь життєвий цикл документа: від створення або отримання до виконання або відправлення. У цьому документі показані всі дії, здійснювані в процесі роботи з документами, вказані їх виконавці та наведені необхідні характеристики виконуваних процедур. Зазвичай графік складається у вигляді схеми або таблиці, в якій зазначаються особи, відповідальні за оформлення, виконання, обробку та перевірку кожного документа, а також термін обробки документів, порядок їх підготовки до оперативного зберігання і процедура передачі їх в архів.

ПОРАДА

Крім інструкції з кадрового діловодства розробіть графік документообігу відділу кадрів, який виділяє основні документи з особового складу та порядок їх руху і контролю виконання. В обов'язковому порядку визначте осіб, відповідальних за розробку, погодження та затвердження кадрових документів. Якщо у вашій компанії передбачено обов'язкове узгодження окремих документів, особливу увагу приділіть цій процедурі.

ПРИЗНАЧЕННЯ відповідальних за ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТІВ

Завдання, які вирішить організація системи контролю

• облік ходу виконання документів;
• виявлення порушень термінів виконання;
• інформування керівника про хід виконання документів;
• виявлення і своєчасне усунення причин невиконання документів;
• підвищення персональної відповідальності виконавців за своєчасне і якісне виконання доручень;
• зміцнення виконавської дисципліни.

Інша ефективний захід боротьби з поганою дисципліною при виконанні документів - призначення осіб, відповідальних за виконання конкретних видів документів.

Контроль виконання документів здійснюють керівники організації та структурних підрозділів, служба ДОУ і відповідальні виконавці. Наприклад, за документи з особового складу може нести відповідальність начальник відділу кадрів, за юридичні документи - начальник юридичного відділу, за бухгалтерські - головний бухгалтер і т. Д.

На практиці немає чого вимагати виконання документів від конкретного виконавця, якщо відповідальним за виконання документів є керівник, на якого покладено обов'язки з контролю за виконавською дисципліною.

Пам'ятайте, що відповідальність за систему документообігу завжди покладена навіть не на діловода, а на керівника компанії. Ця позиція підтверджується і судовою практикою.

ПРИКЛАД

Московський міський суд в ухвалі від 17.06.2010 у справі № 33-17946 назвав прорахунки в роботі керівника, при наявності яких його робота може бути визнана незадовільною. Так, якщо в компанії є незадовільна організація системи документообігу, не визначені особи, відповідальні за своєчасне проходження документів, це може привести до виникнення претензій засновників компанії і постановки питання про матеріальну відповідальність керівника.

В інтересах керівника компанії, який прагне грамотно делегувати повноваження, призначити відповідальних за своєчасне проходження документів в кожному структурному підрозділі, що буде сприяти підвищенню виконавської дисципліни. Це можна зробити шляхом видання наказу (додаток 2).

Якщо ж відповідальні посадові особи не призначені, то в разі втрати документа або порушення терміну його подання запитати буде не з кого, а значить, і поставлених цілей компанія не доб'ється.

СИТУАЦІЯ

Потрібно фіксувати отримання документа виконавцем.

Передавати документи виконавцям прийнято під підпис для підтвердження факту отримання документа і виключення можливості втрати документа при його русі в організації.

У великих організаціях при передачі в структурні підрозділи великої кількості документів, що надійшли щоб уникнути втрат документів, плутанини з їх передачею бажано складати реєстр (опис) переданих на виконання документів. Для внутрішніх документів у великих організаціях рекомендується оформити лист розсилки документа (додаток 3), який буде в письмовій формі підтверджувати факт його передачі на виконання.

Контроль виконання документів

Встановлення термінів виконання документів

Встановити терміни виконання документів можна:

• в самому документі;
• в інструкції з діловодства;
• в графіку документообігу.

Терміни виконання обчислюються, як правило, в календарних днях з дати підписання (затвердження) документа, а для надійшли - з дати надходження. Врахуйте, що в разі відсутності в документі термінів його виконання він може не виконуватися зовсім.

Як ми вже відзначили, не всі співробітники добре знайомі з вимогами інструкції з діловодства, а значить, має сенс вказувати терміни виконання (конкретної календарної дати) в самому документі. Це може бути зроблено двома способами.

Не секрет, что іноді співробітнікі ма ють звичка до останнього тримати документи и звітуваті по ним Із запізненням. У зв'язку з цим терміни бажано встановлювати з запасом, оскільки в деяких випадках документи вимагають узгодження, доопрацювання, внесення змін.

НЕ УПУСТІТЬ З ВИДУ

Типові терміни виконання документів можуть змінитися з прийняттям нового нормативного правового акта, а індивідуальні - за вказівкою керівників, які їх встановили. Зупиняти виконання документів, а також скасовувати їх має право, як правило, тільки автор документа.

Переносити терміни виконання документів небажано. Документи, терміни яких постійно переносяться, виконуються неефективно. Однак в окремих ситуаціях виконавець документа змушений звертатися до керівника з доповідною запискою з проханням про перенесення терміну з об'єктивних причин. Рішення про перенесення терміну виконання відображається в резолюції керівника на доповідній записці.

Крім того, повинні постійно вестися перевірка дотримання термінів і статистика порушення термінів.

ПРИКЛАД

Перевірка ходу виконання здійснюється на всіх етапах до закінчення терміну, наприклад, в наступному порядку:

• завдань наступних років - щоквартально;
• завдань наступних місяців поточного року - щомісячно;
• завдань поточного місяця - кожні 10 днів, а останню декаду - за п'ять днів і за три дні до закінчення терміну виконання документа.

Служба ДОУ повинна вести не тільки формально-строковий, але і попереджувальний контроль, т. Е. Не тільки нагадувати виконавцям про наближення термінів виконання, а й з'ясовувати стан виконання, виявляти причини можливого зриву і вживати заходів щодо їх усунення, інформуючи керівника і допомагаючи організувати виконання документа.

ПОРАДА

Аналізуючи стан виконавської дисципліни, важливо встановлювати причини зриву термінів виконання документів. Тут допоможе розробка класифікатора причин невиконання документів, наприклад:

01 - напрямок виконавця у відрядження;

02 - тимчасова непрацездатність виконавця;

03 - несвоєчасна передача документа виконавцю;

04 - помилка у встановленні термінів виконання документа;

05 - неподання інформації виконавцю іншими співробітниками організації і т. Д.

Контроль виконання документів включає

• постановку документа на контроль;
• перевірку своєчасного доведення документа до виконавця;
• перевірку і регулювання ходу виконання;
• облік і узагальнення результатів контролю виконання документів, інформування керівника.

Зазначені нами заходи формально-строкового і попереджувального контролю будуть стимулювати структурні підрозділи та окремих співробітників виконувати свої обов'язки ефективно, щоб потім, коли будуть збиратися статистичні дані, не опинитися в чорному списку. Коли виконавська дисципліна на увазі і під контролем, нікому не хочеться бути гірше всіх.

Документ вважається виконаним і знімається з контролю після виконання завдань, повідомлення результатів зацікавленим організаціям і посадовим особам або іншого документованого підтвердження виконання. Результати виконання відзначаються в контрольній картці і на самому виконаному документі.

Правильне оформлення реквізитів

У процесі контролю виконання документа оформляються два реквізити: відмітка про контроль і відмітка про виконання документа і направлення його до справи.
Реквізит «Відмітка про контроль» включає букву «К» або слово «Контроль», поставлені кольоровим олівцем або спеціальним штампом на службовому полі документа в правому верхньому куті.

Реквізит «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи» проставляється в лівому нижньому куті лицьового боку останнього аркуша виконаного документа, який підлягає списанню справу для подальшого зберігання та використання в довідкових цілях. На внутрішніх документах відмітка про виконання має коротку форму, включаючи лише слова «У справу», номер справи, в якій буде зберігатися документ, підпис виконавця документа і дату списання його в справу. На виконаних надійшли листах відмітка, як правило, має повну форму, включаючи короткі відомості про результати виконання.

МОТИВАЦІЯ ПЕРСОНАЛУ

Один із шляхів боротьби з неефективним виконанням документів - мотивація персоналу. Не секрет, що виконавська дисципліна в компанії підвищується, коли співробітники зацікавлені рублем.

ПРИКЛАД

У ВАТ «РЖД» введені в дію положення, спрямовані на посилення мотивації персоналу, а в критерії преміювання входять критерії виконання документів в поставлені терміни.

Критерій «Якість і дотримання термінів виконання документів».

Виконання завдань в строк дозволяє оцінити ефективність роботи співробітника і виплатити йому премію.

Корпоративна система преміювання працівників ВАТ «РЖД», безумовно, має багато позитивних сторін. Працівник бачить, як оцінюється його працю, і при більш високому внесок в робочий процес вправі розраховувати на матеріальне заохочення. Розмір преміювання та його розрахунок є досить прозорими - система розрахунку наочно представлена ​​в положенні про преміювання, фахівці відділу кадрів завжди можуть прокоментувати особливості розрахунку премії. І при цьому видно, який працівник виконує документи в термін, а який затягує виконання завдань. Здається, що введення подібної практики в інших компаніях також може бути дуже ефективним.

На закінчення відзначимо, що проблему виконання документів кожна компанія вирішує самостійно. Одні роботодавці всі можливі варіанти прописують в локальних нормативних актах, інші сподіваються на сумлінність персоналу. Але оскільки проблема виконання документів виникає у багатьох, вона однозначно потребує вирішення і найпильнішої уваги.

СИТУАЦІЯ

Можна затвердити терміни виконання окремим документом

Щоб звести до мінімуму суперечки з приводу термінів виконання окремих документів, можна визначити ці терміни на локальному рівні, викласти цю інформацію в табличній формі і затвердити, наприклад, в якості додатку до інструкції з діловодства (додаток 4).

Такий перелік дозволяє виконавцям легко орієнтуватися і виконувати доручення точно в строк. Якщо ж документ вимагає термінового виконання, то індивідуальні терміни можуть встановлюватися керівниками.