Терміни зберігання документів

1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Порядок здачі в архів
3. порядок зберігання
4. Архівний порядок має іншу мету і інші умови. Архівна діяльність здійснюється на підставі:

Завалилися паперами? Шукаєте, де їх зберігати? Може, пора вже переглянути їх і безбоязно знищити ті, які можна? А які можна?

Зі статті ви дізнаєтесь:

терміни зберігання

Всі документи також можна буде розділити на три категорії: тимчасового, довгострокового і постійного термінів зберігання. До категорії тимчасового зберігання відносяться документи, термін зберігання яких не перевищує десяти років. Довготривала документація повинна зберігатися в організації від 10 (включно) і більше років (наприклад, 75 років). Відповідно, паперу з постійним терміном не мають обмежень по тривалості їх зберігання (а після ліквідації організації їх слід здавати на зберігання в державний чи муніципальний архів).

Терміни зберігання документів в організації ми виявимо в нормативних актах, наприклад, в Наказі Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558, а терміни зберігання архівних документів - у Федеральному законі від 02.03.2016 № 43-ФЗ.

Причому, терміни встановлюються для всіх видів документів: вони не залежать від того, в якій формі був створений документ: паперовій або електронній. Можливість і тривалість використання документів визначається значимістю наявної в них інформації. Для документації, відібраної для тимчасового збереження, важливо встановити, протягом якого часу вона може знадобитися. Саме тому визначення термінів зберігання окремих документів є однією з найважливіших задач експертизи цінності документів, яка проводиться відповідно до Методичних рекомендацій.

Так, для документів з особового складу, які створені до 2003 року, передбачені наступні терміни зберігання відповідно до Федерального закону від 02.03.2016 № 43-ФЗ:

в держорганах, органах місцевого самоврядування та організаціях, які передають документи в держ. і муніципальні архіви - 75 років від дня створення;

в архівах, куди надходять документи від ліквідованих держорганів, органів місцевого самоврядування - з дати надходження і до закінчення 75 років з дня створення;

в інших організаціях - 75 років від дня створення (не менше).

Для створених після 2003 року встановлено термін зберігання в 50 років.

Порядок здачі в архів

Документи в архів повинні передаватися щорічно за підсумками експертизи цінності. Вони повинні бути оформлені в справи відповідно до їх термінами зберігання і найменуванням. Слід враховувати, що в архів поміщаються ділові папери, справи по яких вже завершені. В іншому випадку документи повинні залишатися на поточному зберіганні до наступного року.

Крім того, слід пам'ятати, що важливо не тільки зберегти паперу, але і забезпечити їх цінність - читаність і використання в майбутньому. Мало просто звалити їх в купу, не піклуючись про їх стан. Архіви висувають безліч вимог при передачі їм документів, а також надають послуги з підготовки до передачі в рамках окремого договору послуг.

Детальніше про процес передачі в архів документів читайте тут

Читайте також:

порядок зберігання

Процеси зберігання документів різняться в залежності від того, поточний це зберігання або архівне. Поточне має на увазі, що вони використовуються в роботі, знаходяться «під рукою» і це зовсім не означає, що їх не треба зберігати. Обов'язково треба, тим більше, що багато хто з них можуть становити комерційну або іншу таємницю. А за недотримання порядку звернення (зокрема, зберігання) документів передбачена відповідальність (як дисциплінарна, так і інша).

Поточне збереження здійснюється за правилами, встановленими організацією самостійно. Для цього ведеться і затверджується номенклатура справ. Терміни зберігання документів у діловодстві визначаються на підставі вищевказаних нормативних актів, а також внутрішніх документів (які не повинні суперечити нормативним, зрозуміло).

Довідка

Архівний порядок має іншу мету і інші умови. Архівна діяльність здійснюється на підставі:

1. Федерального закону 22.10.2004 №125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації»; - «Основних правил роботи архівів організації», схвалених рішенням Росархіву від 06.02.2002;
   
2. Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання затвердженому Наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558.

Детальніше про порядок зберігання читайте тут

Документи тривалого терміну зберігання теоретично можна зберігати і на підприємстві. Терміни зберігання архівних документів в організації точно такі ж, як і при зберіганні в спеціалізованих архівах.

Що стосується, наприклад, документів з особового складу (кадрових), то тут роботодавець зобов'язаний забезпечити зберігання документів. Тому слід подбати про обмеження доступу третіх осіб (закриваються шафи, сейфи, приміщення з обмеженим доступом, закріплення в локальних актах функціоналу про відповідальність за збереження і т.д.). Зрозуміло, що для зручності і порядку необхідно згрупувати документи за видами, за термінами їх виготовлення або з інших зручним організації критеріям. Нормативно тут правила групування не встановлені.

Порядок збереження бухгалтерських документів в організації встановлюється відповідно до Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну СРСР від 29.07.1983 №105. При цьому різниця в термінах зберігання таких документів пояснюється відмінностями в ступені важливості, необхідності для обчислення і сплати податків, здійснення бухгалтерського обліку. Ті первинні документи, відповідно до яких обчислюються і відраховуються податки і страхові внески, згідно з ПК РФ, повинні зберігатися на підприємстві не менше чотирьох років. До таких документів належать ті, якими підтверджується отримання доходів, вироблені підприємством витрати і виплати в бюджет по податках. У той же час, відповідно до закону про бухоблік, порядок зберігання документів бухгалтерського обліку, передбачає п'ятирічний мінімальний термін їх зберігання і відповідність правилам організації державного архівної справи. подробиці тут

Ліквідовані організації зобов'язані передати на збереження в спеціалізований архів документацію, яка підлягає тривалому або постійному зберіганню. Для цього укладається договір, що регулюється нормами ЦК РФ про надання послуг.

Зверніть увагу, що для акціонерних товариств законом встановлені особливі вимоги, що стосуються строків і порядку зберігання ділових паперів. 16.07.2003 р було прийнято спеціальну постанову ФКЦБ №03-33 / пс, яке регламентує порядок зберігання документів акціонерних товариств. Справа в тому, що підприємства даної форми власності використовують у своїй діяльності цінні папери. До них законодавством пред'являються особливі вимоги до умов і термінів зберігання.

Читайте також: