- На кого можна скласти наказ про призначення відповідального за діловодство
- Який наказ необхідно скласти ще, крім наказу про призначення відповідального за діловодство
- Як скласти наказ про призначення відповідального за діловодство
Розповімо, як, не порушивши закон про персональні дані, скласти і оформити наказ про призначення працівника, відповідального за діловодство в компанії. Скачайте зразок і бланк такого наказу.
Скачайте корисні документи:
На кого можна скласти наказ про призначення відповідального за діловодство
У невеликих організаціях обсяги документопотока, як правило, невеликі. Тому функції діловода можуть бути доручені як поєднання комусь із співробітників. Але тільки бажання керівника для цього мало. У статті 60.2 Трудового кодексу сказано, що виконувати додаткові трудові обов'язки в якості суміщення можна доручити працівникові тільки в тому випадку, коли він письмово висловить згоду на це.
Крім того, поєднання передбачає, що додаткові функції працівник буде виконувати протягом встановленого по основній роботі часу. Тобто, інтенсивність його праці, навантаження на працівника підвищиться. Отже, роботодавець повинен буде доплачувати працівникові, що виконує додаткові до основних трудові обов'язки.
Зміна умов первісного трудового договору з працівником оформляють двома наказами. Один з них - наказ про призначення відповідального за діловодство. Цим наказом доцільно призначити не тільки того, хто буде постійно здійснювати функції діловода, але і співробітника, який зможе замінити його в разі хвороби, відпустки, відрядження.
Наказ про призначення відповідального за діловодство
завантажити зразок
Увага!Перш, ніж складати наказ про призначення відповідального за діловодство, роботодавець повинен отримати від співробітників письмову згоду про те, що вони не заперечують на зміну умов праці.
Оскільки ведення діловодства вимагає наявності спеціальних знань, відповідальним за цю сферу діяльності компанії доцільно призначити тих, хто працює з документами.
Як правило, відповідальним за діловодство призначають кадровика або секретаря. Ці фахівці і так займаються обробкою, реєстрацією та зберіганням документів, їм буде легше виконувати додаткові функції діловода. При необхідності, якщо документопоток збільшиться, до роботи з документами можуть бути залучені співробітники підрозділів. У цьому випадку також потрібно буде скласти наказ про призначення відповідальних осіб за діловодство по відділам і службам компанії.
Як правильно сформулювати наказ про призначення кількох відповідальних осіб розповість експерт журналу «Довідник секретаря» в сфері діловодства та архівної справи.
Підказки для початківців секретарів. 6 схем діловодних процесів
Завантажити все пам'ятки
Який наказ необхідно скласти ще, крім наказу про призначення відповідального за діловодство
Оскільки нові функції, покладені на працівника, повинні оплачуватися додатково, надбавка також має бути встановлена наказом. Але це потрібно зробити окремим розпорядженням.
Справа в тому, що наказ про призначення відповідального за діловодство відноситься до внутрішніх документів з основної діяльності. Доступ до таких наказів мають і інші співробітники, працівники інших підрозділів. При цьому оплата праці конкретного працівника відноситься до персональних даних і розголошенню не підлягає.
Тому одночасно з наказом про призначення відповідального за діловодство складається другий наказ по особовому складу, яким співробітнику встановлюється надбавка за суміщення.
Наказ про доплату за суміщення професій / посад
завантажити документ
Відомості особистого характеру вказані в обох наказах, але в наказі про призначення відповідального за діловодство міститься тільки загальновідомий факт. При тому, що в наказі про встановлення надбавки містяться відомості, які законом віднесені до персональних даних, це закрита інформація, вона не повинна знаходиться в загальному доступі. Порушення цього правила може викликати в роботодавця великими штрафами.
Як скласти наказ про призначення відповідального за діловодство
Оскільки уніфікованої форми такого наказу федеральними нормативними актами не встановлено, скласти документ можна в довільній формі. Формуляр наказу потрібно затвердити як додаток до документа, яким регулюють діловодство в компанії - Положення або інструкції про діловодство .
Вимоги до оформлення наказів встановлені ГОСТ Р 7.0.97-2016. До реквізитів, які підлягають заповненню в обов'язковому порядку, відносяться:
- найменування організації відповідно до статутних документів;
- найменування і тема наказу;
- місце і дата складання документа;
- текст, який включає в себе констатує ірозпорядчу частини;
- підписи та посади керівника та всіх співробітників, які були згадані в наказі.
Констатуюча частина тексту наказу про призначення відповідального за діловодство починається словами «З метою оптимізації діловодства ...». Крім того, в ній потрібно привести найменування організації.
Розпорядча частина тексту починається фразою «Наказую:». Після нього йдуть пункти, які слід виконати для досягнення цілей, зазначених у преамбулі. Першим пунктом призначається співробітник, на якого покладаються обов'язки з ведення діловодства та дата, з якої він буде виконувати додаткові обов'язки в порядку суміщення.
В розпорядчої частини можна конкретизувати ті функції, які співробітник буде виконувати додатково, якщо для нього ще не розроблена нова посадова інструкція, доповнена переліком нових обов'язків.
Крім того, цим же наказом про призначення відповідального за діловодство доцільно призначити і того співробітника, хто буде замінювати діловода в разі відсутності. Стандартною фразою, що включається в текст наказу є пункт про те, хто буде здійснювати контроль над виконанням даного розпорядження.
Під наказом про призначення відповідальних осіб за діловодство керівник і призначаються співробітники повинні розписатися власноручно. Після цього співробітники, згадані в наказі, набувають статусу «посадових осіб, відповідальних за діловодство в організації». Це означає що з цього моменту не тільки на керівника, але і на них поширюється дія статті 15.11 КоАП РФ, що передбачає адміністративне покарання за порушення правил зберігання документів, встановлених федеральним законодавством.
Як правильно внести зміни до наказів при зміні відповідальної особи розповість експерт журналу «Довідник секретаря» в сфері діловодства та архівної справи.
підсумок:
Наказом про призначення відповідального за діловодство на співробітника покладають не лише додаткові обов'язки, оплачувані за законом, а й додаткова персональна відповідальність.
