- Документи, якими користуються ваші колеги
- Які види документів по особовому складу потрібно зберігати
- Скільки зберігати перелік документів з особового складу
- Терміни зберігання документів з особового складу організації
- Як зберігати документи з особового складу організації
Дізнайтеся, що входить в документи з особового складу. Скачайте зразки документів і корисну таблицю з термінами зберігання.
Документи, якими користуються ваші колеги
Які документи відносять до документів з особового складу
Документи, в яких відображають трудові відносини співробітника з роботодавцем, відносяться до документів з особового складу. Їх різновиди наведені в переліку (Наказ Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558).
До документів з особового складу відносять:
- Накази по особовому складу (по прийому, переміщенню, за переказами, суміщений, звільнень).
- Особові справи співробітників .
- Особисті картки.
- Особові рахунки.
- Всі відомості по нарахуванню зарплати.
- заповнюються табелі обліку робочого часу .
- Оформлені трудові договори.
- Документи про проходження навчання та підтверджують отримання відповідної освіти (дипломів, атестатів, сертифікатів тощо).
- Документи по проведеної атестації та встановленої кваліфікації (атестаційні, кваліфікаційні листи, видані посвідчення, оформлені протоколи засідань атестаційної комісії тощо).
- Документи, якими підтверджують шкідливі умови виробництва.
- Списки всіх співробітників, які мають право на отримання пільгової пенсії (Наприклад, клопотання, видані довідки, анкети).
- Форми обліку виданих документів (наприклад, журнали, книги), записи які служать підставою для підтвердження трудового стажу, отриманого освіти або наданих пільг.
Інтерактивний тест від журналу «Кадрове справа». Перевірте свої знання і з'ясуйте, чи все правила і вимоги до оформлення наказів ви дотримуєтеся.
Які види документів по особовому складу потрібно зберігати
Всі документи організації, які згідно із законом належать до архівних, необхідно зберігати (п. 1, ст. 17 Федерального закону від 22.10.2004 №125-ФЗ). Відповідальність за зберігання несе, як правило, кадрова служба. У комерційних компаніях такий обов'язок закріплена в законах про ТОВ та акціонерних товариствах (ст. 50 Закону від 8.02.1998 № 14-ФЗ, ст. 89 Закону від 26.12.1995 № 208-ФЗ).
Документи по особовому складу формуються протягом усього періоду діяльності організації. Їх зберігають поряд з наказами, положеннями, які є обов'язковими до виконання всіма співробітниками. Акціонерні товариства забезпечують збереження в порядку, також установленому постановою ФКЦБ Росії від 16 липня 2003 року №03-33 / пс. Товариства з обмеженою відповідальністю прописують в статуті детальну інформацію про те, як будуть зберігати такі документи (п. 2 ст. 12 Закону від 8.02.1998 №14-ФЗ). Правила можна закріпити в Положенні про архів на підставі частини 1 статті 8 ТК РФ.
Експерт «Системи Кадри» розповість, як зберігати документи в кадровій службі . У статті ви знайдете терміни, порядок зберігання, відповідальність за порушення при роботі з архівної документації.
Скільки зберігати перелік документів з особового складу
Терміни зберігання вказані в статті 22.1 Закону від 22.10.2004 №125-ФЗ і в переліку, який затверджений наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 №558. Початком цього терміну вважають 1 січня року, який слідує за роком, в якому було закінчено діловодство, а не з дати їх створення (п. 2 ст. 21.1 Закону від 22.10.2004 №125-ФЗ).
Терміни зберігання документів з особового складу організації
документ
де зберігають
скільки зберігають
Накази з особового складу, заяви співробітників
В особистих справах
- 50 років, якщо вони закінчені діловодством після першого січня 2003 року
- 75 років, якщо вони закінчені діловодством до першого січня 2003 року
Особові справи, трудові договори, особові картки співробітників
У відділі кадрів
- 50 років, якщо вони закінчені діловодством після першого січня 2003 року
- 75 років, якщо вони закінчені діловодством до першого січня 2003 року
Особові справи керівників
В архіві
постійно
Штатний розклад
У відділі кадрів
постійно
Увага! Будь-які документи з особового складу, якщо вони утворилися в період держслужби, яка не є державною цивільною службою, зберігають 75 років незалежно від дати їх створення (ст. 22.1 Федерального закону від 22.10.2004 №125-ФЗ).
Закон дозволяє зберігати нормативні документи з особового складу не в особистих справах, а окремо. У цьому випадку термін їх зберігання - 5 років. До таких документів відносять:
- накази про надання щорічних відпусток і навчальних;
- накази про направлення у відрядження в межах України;
- звіти про відрядженнях, службові завдання;
- накази про стягнення.
Документи, які стосуються проведення атестації робочих місць, потрібно зберігати 45 років. Якщо на робочих місцях виявили шкідливі або небезпечні фактори, зразки документів з особового складу зберігайте 75 років.
Експерт «Системи Кадри» розповість, як правильно підготувати кадрові документи до передачі в архів організації . У статті ви знайдете порядок підготовки, проведення експертизи, оформлення результатів діяльності комісії і безпосередньої передачі в архів.
Як зберігати документи з особового складу організації
Для зберігання документів організації обладнайте спеціальні приміщення. Підійдуть сейфи або шафи. Всі рекомендації прописані в Правилах (наказ Мінкультури Росії від 31.03.2015 №526). Експерти журналу «Кадрове справа» розкажуть, що загрожує керівнику, якщо в компанії немає архіву
Комерційні організації мають право не дотримуватися весь перелік вимог до обладнання спеціального приміщення для зберігання документів (п. 1.4 Правил, затв. Наказом Мінкультури Росії від 31.03.2015 №526). Документи-підстави по особовому складу потрібно зберігати таким способом, щоб забезпечити їх збереження від пилу і впливу світла. Це єдина вимога, яку зобов'язані дотримуватися комерційні компанії.
При зберіганні документів в електронному вигляді потрібно забезпечити такий режим, який дозволить запобігти втрату, спотворення, знищення інформації. У міру старіння колишніх носіїв потрібно робити перезапис на нові (п. 2.32 Правил, затв. Наказом Мінкультури Росії від 31.03.2015 №526).
Організація може створити свій власний архів. Документами з різними термінами зберігання потрібно встановлювати різні номери. За допомогою кодування буде простіше відокремити накази та інші документи з термінами зберігання 50, 75 або менше років.
висновок
Трудові відносини співробітника з роботодавцем відображають документи, які і відносяться до документів з особового складу. Терміни зберігання вказані в статті 22.1 Закону № 125-ФЗ і в переліку Мінкультури. Початком цього терміну вважається 1 січня року, який слідує за роком, в якому було закінчено діловодство, а не з дати їх створення. Для зберігання документів організації обладнайте спеціальні приміщення. Підійдуть сейфи або шафи
