- Бланки суворої звітності і їх види
- Порядок виготовлення бланків
- Порядок обліку БСО
- Особливості нумерації бланків суворої звітності
- Як вести книгу обліку БСО
- Як заповнювати книгу обліку
- Оформлення шапки документа
- Інвентаризація та списання БСО
Будь-який підприємець прагне звести до мінімуму організаційні витрати, пов'язані з діяльністю його компанії. Тому, якщо закон дозволяє відмовитися від використання в роботі касового апарату і застосовувати в розрахунках з клієнтами бланки суворої звітності, має сенс скористатися цією можливістю. Але потрібно пам'ятати, що ці документи, як і випливає з їх назви, потребують ретельного обліку, реєстрації в спеціальній книзі і контролі їх використання.
Бланки суворої звітності і їх види
Відповідно до Постанови Уряду РФ від 06.05.2008 № 359 різні організації, в тому числі комерційні, і індивідуальні підприємці мають право при наданні широкого переліку послуг населенню (фізичним особам) видавати замість касових чеків бланки суворої звітності (БСЗ). Для різних видів послуг вони виглядають і називаються по-різному. Це можуть бути:
- квитанції;
- квитки;
- путівки;
- абонементи і ін.
Для більшості видів діяльності єдиного зразка БСО не існує, і кожна організація або ІП має свій стандарт цих документів. Однак Постанова встановлює ряд обов'язкових для всіх реквізитів, включаючи назву та організаційно-правову форму для компаній і П. І. Б. для індивідуальних підприємців.
Порядок виготовлення бланків
Виготовлення БСО допускається двома способами:
- замовлення в друкарні;
- друк за допомогою автоматизованої системи.
Перш ніж замовляти бланки, потрібно впевнитися, що у друкарні є дозвіл на їх випуск. Друкувати їх самостійно на принтері закон не дозволяє.
Чекодрукуюча машина дозволяє відмовитися від ведення книги обліку БСО і не вимагає реєстрації в ФНС
Замість цього можна придбати спеціальний пристрій для їх виготовлення. Хоча за зовнішнім виглядом воно нагадує касовий апарат і продається в тих же магазинах, офіційно воно не відноситься до ККМ і не вимагає постановки на облік в ФНС.
Порядок обліку БСО
Процедура обліку бланків суворої звітності залежить від способу їх виробництва. Вона однакова для ІП і організацій. Якщо бланки друкуються в друкарні, приймати їх повинен працівник, призначений відповідальним за їх зберігання (обов'язково є матеріально відповідальною особою), або керівник особисто.
Приймаючий повинен переконатися, що серії і порядкові номери отриманих бланків, а також їх загальну кількість відповідають заявленому в супровідних документах. На завершення складається акт приймання БСО. Він підписується керівником організації або ІП спільно з членами комісії з приймання БСО, склад якої перед цим затверджується спеціальним наказом. Отримання і видача бланків фіксуються в книзі обліку БСО.
Якщо бланки виготовляються за допомогою спеціального пристрою, в веденні книги обліку немає необхідності, так як в пам'яті апарату зберігаються дані про всі коли-небудь надрукованих документах.
Зараз існує багато інтернет-сайтів, які заявляють, що вони мають статус автоматизованої системи. Це дозволяє їх клієнтам друкувати БСО на своєму принтері, не порушуючи закон. Чи можна довіряти таким сайтам? На цей рахунок можна почути різні думки експертів. На загальну думку, використовувати БСО можна, дотримуючись таких умов.
Формування бланків документів може здійснюватися з використанням автоматизованої системи. При цьому для одночасного заповнення бланка документа і випуску документа повинно забезпечуватися виконання наступних вимог. По-перше, автоматизована система повинна мати захист від несанкціонованого доступу, ідентифікувати, фіксувати і зберігати всі операції з бланком документа протягом не менше 5 років. По-друге, при заповненні бланка документа і випуску документа автоматизованою системою повинні зберігатися унікальний номер і серія його бланка.
Тобто, при виборі такого способу формування і обліку БСО слід звернути особливу увагу на надійність системи і переконатися, що облік на сайті ведеться належним чином і вся інформація може бути надана на першу вимогу перевіряючих з ФНС.
Особливості нумерації бланків суворої звітності
Будь-БСО повинен мати унікальний порядковий номер, що складається з шести цифр, а також серію, позначається двома буквами. При використанні автоматизованих систем нумерація бланків здійснюється автоматично. При замовленні в друкарні першої партії зазвичай присвоюється серія АА, нумерація ведеться з 000001. При наступних замовленнях нумерацію потрібно продовжувати, а не починати заново.
Такий бланк суворої звітності, виготовлений в друкарні, використовується в готельному бізнесі
Як вести книгу обліку БСО
Вести цей документ зобов'язані як організації, так і індивідуальні підприємці, якщо вони не користуються автоматизованою системою друку і обліку БСО. Єдиного стандарту книги для комерційних структур, якими є ТОВ та ВП, не передбачено, тому можливо використовувати бланк книги обліку БСО для державних і муніципальних установ. Його можна завантажити тут або розробити свій дизайн документа.
При цьому необхідно дотримуватися таких вимог:
- всі листи пронумеровані;
- книга прошита;
- підписана керівником організації і головним бухгалтером або індивідуальним підприємцем.
Робити записи в книзі уповноважена тільки особа, відповідальна за приймання і видачу бланків суворої звітності.
У книгу вносяться дані про наступні події:
- отриманні бланків БСО з друкарні;
- видачі бланків особам, які працюють з клієнтами;
- кількості залишилися бланків;
- списання БСО.
Важливо: запис в книгу обліку потрібно вносити при передачі бланка БСО співробітнику, який працює з клієнтами, а не при прийнятті оплати від клієнта.
У книзі повинні бути відображена інформація про кожному примірнику БСО, отриманому організацією або ІП, в тому числі бракованим, заповненим з помилками і зіпсованим. Вони не викидаються, а перекреслює і прикладаються до книги обліку.
Як заповнювати книгу обліку
Це інструкція щодо заповнення типової форми книги обліку БСО. Як вже було сказано раніше, закон допускає відступу від неї. Якщо для конкретної фірми якісь з елементів неактуальні, їх можна не включати в документ.
Шапка книги містить наступні елементи:
- «Установа» (рядок 1);
- «Структурний підрозділ» (рядок 2);
- «Дата відкриття» (поле 1);
- «Дата закриття» (поле 2);
- «Код за ЄДРПОУ» (поле 3);
- «Номер рахунку» (поле 4);
- «Найменування форми суворої звітності» (поле 5);
- «Код форми» (поле 6).
Стовпці таблиці:
- «Дата» (стовпець 1);
- «Від кого отримано (кому відпущено)» (стовпець 2);
- «Підстава» (стовпець 3);
- «Прихід» (стовпець 4);
- «Витрата» (стовпець 5);
- «Залишок» (стовпець 6).
Оформлення шапки документа
- У рядку 1 необхідно вказати повне найменування компанії відповідно до її статуту. Для індивідуального підприємця зазначаються прізвище та ініціали згідно з паспортом, наприклад: «Індивідуальний підприємець Васильєв М.М.»
- У рядок 2 заноситься назва структурного підрозділу. Якщо фірма не має таких, можна поставити прочерк або просто не писати цей рядок.
- У полях 1 і 2 зазначаються відповідно дати початку і завершення ведення книги.
- В поле 3 потрібно вписати відповідний код, а якщо він не був привласнений, то просто поставити прочерк.
- Поле 4 необхідно заповнювати тільки для тих фірм, які ведуть бухоблік.
- В поле 5 вказується назва БСО (наприклад, квитанція або путівка).
- В поле 6 записується відповідний код, який присутній на самих бланках БСО. Якщо його немає, можна поставити прочерк.
заповнення таблиці
- У стовпець 1 заносяться дати проведених з БСО операцій: отримання, видачі або списання.
- У стовпці 2 вказується назва організації, яка друкувала бланки (при отриманні) або П. І. Б. МОЛ (матеріально відповідальної особи), кому вони видаються (при видачі).
- У стовпці 3 потрібно вказати документ (його назву, дату і номер), на підставі якого проводиться приймання або видача БСО.
- Стовпець 4 заповнюється кожен раз після отримання нової партії надрукованих БСО з друкарні. Потрібно вказати: загальна кількість прийнятих бланків, їх серію і номер першого і заключного документів в серії. Працівник, в чиї обов'язки входить зберігання належать компанії БСО і ведення книги, підтверджує отримання бланків своїм підписом.
- Аналогічно при видачі БСО співробітнику фіксується їх кількість, серія, номер першого і заключного бланка в стовпці 5. Тоді підпис ставить приймає співробітник.
- У стовпці 6 вказується число бланків, які перебувають в організації або у ІП після кожної операції.
Зразки заповненої книги обліку БСО для організації та ВП
Для наочності при заповненні книги можна користуватися готовими зразками, представленими нижче.
Зразок заповненої книги обліку БСО допоможе індивідуальному підприємцю правильно оформити цей документ
Правила ведення книги обліку БСО однакові для компаній і індивідуальних підприємців.
Зразок заповненої книги обліку допоможе співробітникам ТОВ правильно оформити цей документ
Інвентаризація та списання БСО
Інвентаризація бланків суворої звітності збігається за часом з інвентаризацією каси. При цьому перевіряється, чи всі знаходяться в бухгалтерії організації або у ІП корінці або копії БСО відображені в Книзі обліку і чи немає втрачених бланків. Для проведення цієї процедури створюється спеціальна комісія. Результати перевірки фіксуються в формі ИВН-16, заповнювати яку потрібно в двох примірниках.
Списання БСО проводиться після закінчення нормативного терміну їх зберігання, який становить 5 років. При цьому членами спеціально створеної комісії складається Акт про списання БСО. У ньому враховуються не тільки корінці і копії бланків, переданих клієнтам, а й зіпсовані екземпляри. Невикористані бланки, що втратили актуальність (наприклад, при зміні реквізитів організації або ІП), можна списувати і знищувати в будь-який час, при цьому також складається акт.
При використанні організацією або ІП бланків суворої звітності потрібно приділити максимум уваги їх обліку, регулярно проводити інвентаризацію і правильно заповнювати книгу обліку БСО. Інформацію про всі бланках, які пройшли через фірму, повинна бути відображена в книзі або автоматизованої паспортної системи. Грамотне ведення обліку БСО допоможе убезпечити компанію від претензій з боку податкових органів.
Чи можна довіряти таким сайтам?
