Як зробити запит в архів про родичів і предків

Якщо Ви хочете дізнатися, як зробити запит в архів про родичів або предках, то ця публікація, безумовно, для Вас. Запити населення діляться на три типи: соціально-правові (довідки за трудовим стажем і т.д.), тематичні (інформація біографічного характеру про людину) і генеалогічні. Для перших двох видів передбачені окремі матеріали, а тут ми докладно розглянемо питання про те, як зробити запит в архів про предків. Посилання на безкоштовне скачування зразків декількох форм знаходиться в кінці статті, але перед відправкою рекомендуємо ознайомитися з роз'ясненнями, щоб підвищити ймовірність позитивної відповіді з відомостями про предків від державної установи. Для тих читачів, хто хоче заощадити час і нерви, пропонуємо замовити генеалогічний запит в архів про родичів в нашому бюро фамільних досліджень. В рамках цієї послуги, ми за символічну плату складемо грамотний текст і повідомимо точні координати архівів, куди необхідно направити заяву. Далі читайте цікаві нюанси взаємин із співробітниками читальних залів та відділів зберігання документів, так як, в більшості випадків, саме вони працюють із запитами про родичів, які приходять від громадян.

генеалогічний запит

Перед тим, як зробити запит в архів про предків, зверніть увагу на важливий психологічний фактор при спілкуванні з представниками регіональних організацій, куди повинні передаватися документи віком понад сто років з органів ЗАГС. Засновники сайту livemem.ru проводили пошук родичів більш ніж в п'ятдесяти регіонах країни і, з огляду на цю статистику, виявлено, що більшість персоналу державних архівів є освіченими і інтелігентними людьми. За словами співробітників, не в їх інтересах затягувати процес обробки архівних запитів, так як, чим швидше вони допоможуть заявнику, тим швидше приступлять до безпосередніх обов'язків. Варто врахувати і той факт, що доходи від вирішення завдань за запитами про родичів (а це платна послуга) йдуть в казну, а не якогось конкретного виконавця. З огляду на те, що відповіді на запити в архів про предків не належать до основної діяльності працівників, Ваша заявка може бути відхилена без пояснення причин відмови або з наданням формальної відписки. На деяких інтернет-ресурсах федеральних установ так і написано: "архів і не виконує жодних запити генеалогічного характеру про родичів з-за сильної зайнятості фахівців".

З органами ЗАГС (записи актів громадянського стану) справи йдуть інакше. Відповісти на запит в архів про родичів вони зобов'язані. Заявки кардинально різняться, кого-то цікавить шлюб або його розірвання між старшими членами сім'ї, інші шукають свідоцтво про народження або смерть родича. Законодавство періодично змінюється, через що точну процедуру виконання запитів в архів про предків слід дізнаватися на момент звернення. В установі можуть зажадати доказ спорідненості з особистістю або свідоцтво про її смерть. Наприклад, в ході одного з досліджень роду, співробітник відділу зберігання документів в органі ЗАГС уточнив, що допускається запитувати відомості тільки про померлих, причому робити це без додаткових дозволів можуть лише діти. Передбачається, що люди будуть відновлювати свідоцтва особисто або через повноважних представників. Тобто, онук, при живих батьках, не отримає позитивний результат на запит в архів про родичів третього покоління (дідусів або бабусь). Якщо батько чи мати не можуть займатися пошуком даних, то вони повинні оформити у нотаріуса довіреність на ім'я виконавця, яким може бути хто завгодно. Однак, як уже сказано, актуальний алгоритм дій стає відомий в конкретній ситуації в період її виникнення і залежить від ступеня споріднення громадянина, що посилає запит в архів про предків, з шуканої персоною. У строгих правилах присутній логіка. Мало хто з читачів зрадіє тому факту, що хтось чужий безперешкодно "копається" в біографії і відносинах їх родичів або проводить вивчення історії родини , Намагаючись знайти компромат в корисливих цілях.

Після роз'яснення базової концепції підходу до спілкування з архівістами перейдемо до суті теми публікації на генеалогічному сайті Livemem. Як зробити запит в архів про родичів так, щоб його не проігнорували і виконали в найкоротші терміни? Спочатку визначте, в якій міський архів або орган ЗАГС необхідно звернутися зі своєю заявою про пошук предка. Вибір установи для відправки запиту про родичів залежить від виду завдання (відновлення свідоцтв або отримання відомостей) і дати події (народження, одруження або смерть). За нормативами, якщо з моменту створення документа не минуло сто років, то він повинен зберігатися у територіальних органів ЗАГС. Але з практики діяльності нашого бюро фамільних досліджень відомо, що більш "молоді" записи актів громадянського стану зустрічаються і в сховищах регіональних архівів. Тобто, коли цікавлять сімейні документи радянського походження, то направляти запит про родичів слід відділу РАГС за місцем події, а якщо вони вже передані до фондів федеральних архівів, то Вам про це повідомлять в листі. Державними службами ведеться розробка централізованої електронної бази даних з відповідною інформацією про громадян, тому, не виключено, що скоро з'явиться можливість посилати запити про предків в місцеві організації.

Державними службами ведеться розробка централізованої електронної бази даних з відповідною інформацією про громадян, тому, не виключено, що скоро з'явиться можливість посилати запити про предків в місцеві організації

Розглядаючи випадок із запитом пошуку фактів про родичів з метричних зошитів церкви (попередники книг з актами цивільного стану, які були офіційним документом ~ до 1917 року), варто звернути увагу на те, що надходити необхідно навпаки. Спочатку, запитуйте відомості про предків у федеральних архівів в залежності від регіону, де відбулася подія, а якщо записи не були передані їм на зберігання, то заявника перенаправляють до органів РАГС. Відзначимо заплутану плутанину з районами, де в рамках адміністративно-територіального поділу іноді змінювалися кордону. Зустрічаються неоднозначні ситуації, коли село (село, місто) і прихід її церкви, наприклад, в 1850 році ставилася до однієї губернії, а в 1851 - вже до іншої. Значить, і церковні метричні книги з сімейною історією предків по даному населеному пункту можуть перебувати у двох регіональних архівів. Є ймовірність, що громадянину про це не повідомлять, а на запит дадуть відповідь класичної відпискою "не виявлено". При сумнівах на тему ретельності обробки запиту в архів про родичів - продублюйте лист до установ сусідніх міст, куди могли бути відправлені книги з записами обрядів предків по спірних територій.

Тепер пояснимо безпосередньо саму процедуру оформлення архівної заявки на пошук відомостей про предків з написанням правильного текстового супроводу. Розглянемо ситуацію на прикладі генеалогічного запиту до державного архіву, так як у випадку з органами ЗАГС - дії досить схожі, а підготовлені нами форми по посиланню для безкоштовного скачування в кінці публікації не потребують додаткового роз'яснення. Запит до архіву про родичів можна умовно розділити на три блоки (як в зразку на першій фотографії): куди вирушає звернення, його суть і ким направлено. Відразу скажемо, що всі частини є обов'язковими для заповнення, якщо хоча б одна буде пропущена, то з імовірністю 99% Ваша заява буде відхилена. Перед тим, як зробити запит в архів про предків, зайдіть на сайт установи або уточніть по телефону, чи займаються співробітники їх виконанням в принципі. І якщо робота зі зверненнями громадян на тему пошуку даних про родичів ведеться, дізнайтеся, яким способом архіву буде зручніше прийняти заяву - по електронній пошті або традиційним листом. Коли запити обробляються тільки на фізичному носії (в письмовому вигляді), не зайвим буде укомплектувати посилку другим конвертом. На жаль, за розповідями архівістів, іноді саме через відсутність власних коштів пересилання, запити про родичів можуть бути проігноровані (чим менше архів, тим скромніше бюджет на спілкування про предків сім'ї).

Що стосується змісту документа, то необхідно знати такі нюанси. Архів, куди надсилається запит про предків сім'ї, і відправник розташовуються в візуально єдиному просторі - в лівому верхньому кутку. При цьому, заявка повинна спрямовуватися на ім'я директора. Точне найменування та актуального керівника Ви знайдете на сайті установи. Виглядає ця частина запиту відомостей про родичів приблизно так: "Директору державного архіву такого-то суб'єкта Російської Федерації (області, республіки, краю і т.д.), його прізвище, ім'я, по батькові (з нового рядка)". Далі вкажіть в бланку П.І.Б. заявника, його адреса фактичного проживання (де Ви зможете отримувати кореспонденцію), а також контактні дані (номер телефону або електронну пошту, а краще обидва варіанти). Анонімні запити в архів про родичів сім'ї та звернення без зазначення коштів зворотного зв'язку зі зрозумілих причин до виконання співробітниками не приймаються.

Анонімні запити в архів про родичів сім'ї та звернення без зазначення коштів зворотного зв'язку зі зрозумілих причин до виконання співробітниками не приймаються

Як скласти текст заяви, щоб підвищити шанси на позитивний результат? Вважаємо за потрібне спростувати поширений міф, який говорить: "ніж докладніше викласти суть запиту в архів про предків, тим вище ймовірність отримати відповідь з відомостями родичів". Такий підхід є актуальним при взаємодії з приватними генеалогії або профільними організаціями на кшталт нашого бюро фамільних досліджень "Хранителі сімейних таємниць". Але з державними установами все повинно відбуватися абсолютно навпаки. Чим чіткіше і лаконічніше сформульована задача, тим більше шансів добитися від архіву вирішення поставленого питання і розгляду запиту про родичів в невеликі терміни. Не варто писати твір про повагу до предків, вкажіть лише точні факти: місце з датою народження, населений пункт, ім'я родича, ступінь спорідненості, а також тип запису. Можна написати приблизні дані, але це збільшить вартість і час виконання генеалогічного запиту в архів про предків, а в деяких випадках зробить пошук інформації про родичів неможливим. В кінці архівного запиту відзначте, що інтерес пов'язаний з відновленням родоводу, і Ви погоджуєтесь відшкодувати роботу. Постарайтеся вмістити суть в 3-4 рядки.

Грамотне звернення в архів із запитом про відновлення історії предків виглядає приблизно так: "Прошу знайти в метричній книзі запис про народження (або смерті) мого прадіда такого-то (його прізвище, ім'я, по батькові) за X рік в селі (селі, місті) N. При відсутності метрик, буду вдячний, якщо повідомите про збереження літописів, про сповіді і інших генеалогічних джерел за вказаний період. При успішному пошуку родича, хотілося б оформити архівну довідку (зробити виписку, ксерокопіювання або фотографію сторінок и). Готовий оплатити послуги. " Коли цікавить обряд одруження предків, то просто замініть фразу про народження на відповідний текст про шлюб. Співробітниками архівів не вітаються розпливчасті формулювання і масштабні запити про родичів у вигляді "проведіть генеалогічне дослідження роду" або "хочу дізнатися родовід свого прізвища". Рішення таких завдань досить ускладнене, і архів навряд чи за них візьметься, так як генеалогія сім'ї - НЕ профільний напрям його діяльності. У неформальних бесідах архівісти відзначають, що ввічливе і культурне спілкування додатково мотивує на якісне виконання роботи, що, в принципі, цілком закономірно. На окремих сайтах установ в розділі з правилами обробки заяв пишуть: "не розглядаються запити в архів про родичів, які містять нецензурні вислови". Страшно уявити, з яким населенням доводиться мати справу. Не втрачайте особа, яка не порочьте пам'ять про предків і ведіть себе гідно!

Внизу бланка поставте дату і розпишіться. Тобто, Вам необхідно роздрукувати документ, підписати і відсканувати його (якщо мова про пересилання по електронній пошті). Звертаємо увагу читачів на те, що немає ніякого сенсу дублювати відправку запиту в архів про родичів, так як нове звернення встане в кінець черги і створить зайве навантаження на співробітників. Краще, направте в установу питання: "прошу уточнити стадію виконання мого запиту від дати Y, заявник такий-то". З приводу термінів виділимо той факт, що виконання роботи архівом може зайняти як лічені дні, так і кілька місяців. В інтернеті відомі підтверджені випадки, коли відповіді доводилося чекати і 10 місяців. Однак, справедливості заради відзначимо, що на архівні запити про предків, підготовлені фахівцями livemem.ru, результат, як правило, приходить протягом 1-2 тижнів, що ще раз підтверджує важливість правильного оформлення і чіткої постановки завдання. З огляду на всі наші поради при підготовці заяви, Ви зможете зробити коректний запит в архів про родичів і отримати відомості про членів сім'ї. До речі, рекомендуємо замовити в нашому генеалогічному бюро детальний план проведення дослідження , Який відчутно полегшить реалізацію пошуку предків, а також підвищить ефективність витраченого часу і вкладених коштів на відновлення родоводу.

скачати типові запити про предків в архіви і органи ЗАГС (185 Kb; формат: docx).

Автор: Андрєєв Максим Олександрович

Всі права захищені, копіювання тексту допустимо тільки з розміщенням посилання на livemem.ru

Як зробити запит в архів про родичів так, щоб його не проігнорували і виконали в найкоротші терміни?
Як скласти текст заяви, щоб підвищити шанси на позитивний результат?
Навигация сайта
Новости
Реклама
Панель управления
Информация