- Зі статті ви дізнаєтесь:
- Журнал вхідної кореспонденції
- Основними функціями даної книги є:
- Журнал реєстрації вхідної кореспонденції
- Журнал обліку вхідної кореспонденції: зразок
У будь-якій сучасній організації ведеться облік і своєчасна обробка вхідної кореспонденції. Для цих цілей на підприємствах заводять спеціальний журнал, в який заносять відомості про всіх вступників листах та інших документах. Як правильно вести такий журнал, розповідається в даній статті.
Зі статті ви дізнаєтесь:
Прийом документів, що надходять здійснює секретар або діловод. Всіх листів присвоюється реєстраційний номер, вони сортується і передаються адресатам.
Деякі сучасні підприємства ввели у себе систему електронного документообігу. Однак програмне 
забезпечення для цього нововведення встановлено поки що не у всіх організаціях, в зв'язку з чим надходження нових листів реєструється в окремому паперовому журналі. Дана процедура - невід'ємна частина системи управління будь-якого підприємства.
Журнал вхідної кореспонденції
журналом вхідної кореспонденції називається спеціальна зошит, в якій фіксується факт надходження кореспонденції і наводиться інформація про її подальшому розподілі по організації. Зошит може мати звичайну паперову форму або електронну. Право вибору способу ведення журналу залишається за керівництвом компанії. Електронні журнали дають більше можливостей для систематизації і пошуку інформації, в зв'язку з чим вони стали набувати все більшого поширення.
Реєстрація вхідної кореспонденції проводиться в день її надходження до канцелярії або секретаріат організації. Книга обліку вхідної кореспонденції служить для полегшення і формалізації процесу реєстрації вступників листів.
Довідка
Основними функціями даної книги є:
- Реєстрація, облік і подальша обробка кореспонденцію, що надходить;
- Оперативна реакція на вимоги керівництва;
- Здійснення контролю за роботою з листами співробітникам організації;
- Видача довідок по вхідної документації.
Залежно від форми організації діловодства на підприємстві веденням журналу займається або секретар, або спеціальний працівник канцелярії. Бувають ситуації, коли в організації немає зазначених співробітників, тоді урахуванням вхідної кореспонденції повинен займатися спеціально призначений керівником працівник.
Іноді вважають, журналу обліку вхідної кореспонденції повинен відповідати якогось єдиного зразку або шаблоном. Насправді, це не так. Ні законодавством, ні ГОСТом не передбачено стандартної форми ведення цієї книги. Керівництво організації може включати в даний вид обліку будь-які додаткові графи.
Журнал реєстрації вхідної кореспонденції
Традиційний паперовий журнал реєстрації вхідної кореспонденції виглядає як виготовлена в друкарні книга формату А4. Сторінки книги мають вигляд таблиці. Журнал такої форми зручний тим, що завжди залишається можливість вписати в нього додаткові графи, які керівництво вважатиме за потрібне, враховуючи потреби свого діловодства,
Дані про вхідний листі вносяться або з лівого, або з правого боку сторінки. Можна використовувати блакитні, сині, фіолетові і чорні чорнило. Використання гелевих ручок не рекомендовано, оскільки вони не забезпечують збереження інформації. Краще використовувати звичайну кулькову ручку.
Сформована практика переконливо доводить, що паперова форма книги є найбільш зручною у використанні і надійної в зберіганні. Єдиний недолік - відсутність пошуку по книзі і сортування по заданих параметрах. Для дрібних і середніх підприємств цей недолік не є великою проблемою, а більші організації переходять на електронну форму ведення.
Що являє собою електронний журнал обліку вхідної кореспонденції? По суті, це просто окремий файл формату Microsoft Excel або Word в формі таблиці, що містить всі ті ж графи, що і паперовий варіант. Існують готові електронні шаблони, доступні для скачування.
Звичайно, електронної варіант системи реєстрації надходить пошти має свої безперечні переваги і дає додаткові можливості. В першу чергу, це, звичайно, пошук за ключовими словами, датою, адресату, відправнику і т.д. Друга перевага, це можливість сортування стовпців за тими ж параметрами. Третя перевага - можливість зберігання даних на сервері і одночасна робота з книгою кількох людей, у яких є доступ до неї.
Переваг можна знайти безліч, але є і недоліки і небезпеки. По-перше, це ризик втрати даних в результаті комп'ютерного збою і вірусних атак. По-друге, це можливість спотворення даних і несанкціонованого доступу. По-третє, це необхідність подолати опір співробітників старшого покоління, які не бажають переходити на електронні системи обробки вхідної інформації. Всі перераховані вище причини і маса інших, неназваних, обумовлюють той факт, що багато підприємств зберігають паперову систему реєстрації вхідної кореспонденції.
Читайте також:
Журнал обліку вхідної кореспонденції: зразок
Яку б форму ведення журналу ви не вибрали, він повинен містити кілька обов'язкових граф, без яких його наявність стає безглуздим.
Отже, до основних графам відносяться:
Кореспондент, тобто відправник;
Зміст, тобто Тема листа;
Вид документа;
Дата отримання;
Реєстраційний номер.
Реєстраційний номер складається з цифр і букв, які присвоюються документу. Дана комбінація є кодовим позначенням документа.
Традиційно на більшості підприємств застосовуються код, що складається з трьох цифр. Перша використовується для позначення коду структурного підрозділу, друга позначає код самого журналу (він присвоюється йому в номенклатурі справ або всієї організації, або одного відділу), а третя цифра позначає порядковий номер вхідного документа. Наприклад: 02-01-32 або 02/01/32. Як бачимо, цифри можуть розділятися або дефісом, або косою рисою.
Зверніть увагу, що дата документа - це дата його надходження в секретаріат або канцелярію.
Коли документ отриманий, потрібно послідовно зробити дві речі - спочатку занести в журнал всю інформацію, що стосується документа, а потім вже на самому листі, в правому нижньому кутку, проставити дату надходження та реєстраційний номер, який повинен збігатися з номер, занесеним до книги.
Вся вхідна кореспонденція буває двох видів - внутрішня і зовнішня.
Як правило, і внутрішня, і зовнішня кореспонденція надходить у вигляді наступних документів:
розпорядження;
Співробітник, який призначається керівництвом відповідальним за вирішення питання, поставленого в листі, називається "виконавцем". Відправник або автор листа називається "кореспондентом". Кореспондентом може бути фізична особа, в цьому випадку фіксується його прізвище та ініціали, або юридична, в цьому випадку фіксується його повна назва. Ці відомості є обов'язковими.
Керівник організації або підрозділу може додати в книгу будь-яку кількість додаткових граф. Найбільш поширеними з них є графи "Відмітка про виконання" і "Резолюція". Остання ставиться керівником організації на вхідному документі і містить вказівку, що потрібно зробити з ним надалі. Потім ця резолюція переписується в книгу.
Вона використовується для подальшого контролю виконання доручення керівника організації. Відмітка про виконання - це підсумковий результат дій, вчинених щодо цього документа. Найчастіше обмежуються написом "Виконано", але ми рекомендуємо робити розшифровку цього слова: ким і коли виконано, щоб надалі уникнути непорозумінь. Також рекомендується поруч з резолюцією проставити дату її накладення на лист. Це полегшить в подальшому контроль за терміном виконання даного резолюції.
Додатковими графами можуть також стати інформація про кількість аркушів в документі, спосіб його доставки і будь-яку кількість приміток.
Зразок заповнення журналу наведено нижче:
Завантажити чистий бланк >>>
Завантажити заповнений зразок >>>
До того як ви почнете вносити в книгу інформацію про вхідної кореспонденції, вам потрібно правильно оформити сам цей документ. На титульному аркуші слід вказати назву організації та дату його створення. Далі, на наступних сторінках, потрібно розмістити інформацію про співробітників, які несуть відповідальність за ведення обліку. Інформація містить такі відомості: прізвище, ім'я, отечество, займана посада, період роботи, особистий підпис.
Слід мати на увазі, що сама реєстрація вхідної кореспонденції повинна початися тільки з четвертої сторінки книги. Зрозуміло, що даний документ слід пронумерувати ще до початку роботи з ним. Нумерація наскрізна, починається щороку. На кожний календарний рік не має сенсу заводити новий документ, можна продовжувати робити записи в старому. Після закриття книги її зберігають не більше п'яти років. Документ не прошивають.
Книга реєстрації вхідної документації не є документом суворої звітності. Єдине, що потрібно зробити - в день її створення, книгу потрібно зареєструвати та присвоїти їй реєстраційний номер. Як вже зазначалося вище, кількість стовпців в книзі, а також їх назви ніяк не регламентується законодавством. Це визначається самим керівництвом відповідно до специфіки та традицією діловодства в кожній конкретній організації.
Що являє собою електронний журнал обліку вхідної кореспонденції?
