Дебет-Кредит № 37 :: Якщо бухгалтер замість директора ставить підпис ...

Дебет-Кредит № 37 (11.9.2006)
Суть справи :: Практика

Увага! архівна публікація

Ця сторінка містить давню архівну публікацію бухгалтерського тижневика "Дебет-Кредит", яка в даний час, цілком можливо, втратила актуальність і може не відповідати чинним нормам бухгалтерського і податкового обліку.
Для роботи з актуальними матеріалами журналу перейдіть до ONLINE.dtkt.ua
або виберіть потрібний вам розділ ДК-порталу у верхньому рядку навігації.

На практиці досить часто виникають ситуації, коли бухгалтеру доводиться підписувати звітність або інші документи як за себе, так і за директора. Причому на деяких підприємствах це звичайна практика. Про те, в зв'язку з чим виникають такі ситуації, чому вони не відповідають вимогам чинного законодавства, яка відповідальність передбачена і як узаконити такі ситуації, йдеться в цій статті.

Чому виникають подібні ситуації?

Бухгалтер склав звітність і просить директора її підписати. А у відповідь чує: «Я в цьому все одно не розбираюся. Підпиши за мене і не заважай працювати ».

Вам знайома така ситуація?

Або склав бухгалтер звітність, тихенько підписав і за себе, і за директора, та й відніс до фондів, статуправління, податкову. А про себе думає: «Все одно директор в цьому нічого не розуміє. Не буду йому заважати ».

Може бути й таке. Скажімо, директор у відрядженні, а потрібно здавати звітність. Дзвонить він бухгалтеру: «Підпиши замість мене. Іншого виходу немає".

Три типових ситуації, хоча і з різними наслідками для директора і бухгалтера. Адже в першій ініціатор порушення - директор, в другій - бухгалтер, а в третій - формально також директор, а по суті - непередбачений випадок. Але об'єднує їх те, що всі вони є неправомірними.

У чому порушення законодавства?

Мабуть, не варто окремо доводити, що за загальним правилом директор та бухгалтер щодо підприємства є найманими працівниками і оформлені на ньому за трудовим договором. Хоча бухгалтер може бути оформлений і за цивільно-правовим договором. В останньому випадку бухгалтер може бути суб'єктом підприємництва (приватним підприємцем) або звичайною фізичною особою, непідприємцем.

У будь-якому випадку всі дії працівників, які здійснюються ними від імені підприємства, повинні бути певним чином документально обумовлені. Визначаються вони насамперед договором - трудовим або цивільно-правовим. Нагадаємо, що перший регулюється трудовим законодавством, основним нормативно-правовим актом якого є КЗпП, а другий - цивільним законодавством, які базуються на ГК. Якщо будь-які дії обумовлені договором, то працівник уповноважений ці дії виконувати, тобто стає уповноваженим працівником.

«Трудовий договір є угодою між працівником і власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом чи фізичною особою, за якою працівник зобов'язується виконувати роботу, визначену цією угодою.» (Ст. 21 КЗпП). Тобто директор як працівник підприємства зобов'язаний виконувати певну трудовою угодою роботу. Для нього така робота полягає в управлінні підприємством, здійсненні распорядительно-організаційних функцій і т.п. А що ж являє собою підпис? З норм нормативно-правових актів, наприклад ст. 207 ГК, випливає, що в нашому контексті підпис є невіддільним атрибутом відповідної посадової особи.

Фактично це означає, що якщо посадова особа укладає договір (здійснює правочин), то воно його і підписує.

Згідно п. 1 ст. 11 Закону про бухгалтерський облік керівник підписує фінансову звітність. Така ж вимога міститься в нормативних актах по складанню податкової звітності, наприклад в п. 1.6 Порядку складання декларації з податку на прибуток підприємства, затвердженого наказом ДПАУ від 29.03.2003 р №143. Крім того, обов'язок підписувати фінансову і податкову звітність - це посадовий обов'язок директора відповідно до трудовим договором (контрактом, якщо мова йде про державні підприємства). Але, наголошуємо, цей обов'язок є похідною від посади.

Тому особа, яка виконує певну трудову функцію, в даному випадку функцію директора, не може своє невіддільне право підпису передати іншій особі, не надавши в той же час відповідні директорські повноваження. Обов'язок підписувати документи, зокрема звіти, є обов'язком директора, похідною від його посади. Сама по собі функція підписання документів не вважається самостійною роботою, трудовою функцією. Хіба що директор передасть всі або частину своїх посадових повноважень іншому працівникові, наприклад бухгалтеру. А право підпису як невіддільне від посадових повноважень автоматично перейде до бухгалтеру.

Але «Працівник повинен виконувати доручену йому роботу особисто і не має права передоручати її виконання іншій особі, за винятком випадків, передбачених законодавством» (ст. 30 КЗпП). Як бачимо, за загальним правилом свої посадові обов'язки директор повинен виконувати особисто. Він не має права, знову ж таки за загальним правилом, передати (передоручити) їх виконання бухгалтеру разом з правом підпису. Хіба що якщо директор буде на лікарняному, у відпустці або в інших випадках, передбачених статутом підприємства.

Крім того, відзначимо, що виконання необумовлені дій щодо підприємства не уповноваженою на це особою, в т.ч. підписання звітів, інших документів, може загрожувати серйозними наслідками для підприємства. Адже зазначені документи фактично є недійсними.

Такі ж наслідки виникають у разі, якщо бухгалтер працює за цивільно-правовим договором.

Яка відповідальність передбачена?

Підстави для відповідальності для всіх трьох вищезазначених ситуацій, коли бухгалтеру доводиться підписувати документи (зокрема звіти), різні. Залежать вони і від того, на яких підставах бухгалтер працює на підприємстві -по трудовому або за цивільно-правовим договором. Розглянемо ситуацію, коли бухгалтер працює за трудовим договором.

У першій ситуації директор порушує законодавство про працю, оскільки намагається, інколи навіть вимагає цього, безпідставно передоручити виконання своєї функції бухгалтеру, в той час як це не обумовлено трудовим договором.

Для таких випадків ч. 1 ст. 41 КпАП для директора передбачена адміністративна відповідальність.

Протоколи про адміністративне правопорушення в даному випадку мають право складати уповноважені на це посадові особи органів Мінпраці, а розглядають такі справи і накладають штрафи судді районних, районних у місті, міських чи міськрайонних судів (п. 1 ст. 255, ст. 221 КпАП).

Одночасно із залученням до адміністративної відповідальності директора може очікувати ще і кримінальна. У КК це порушення належить до грубих порушень угоди про працю, за що ст. 173 передбачена відповідальність.

Зрозуміло, що до кримінальної відповідальності директора може залучити тільки суд за поданням органів Мінпраці, прокурора або навіть скривдженого бухгалтера.

Правда, бухгалтер теж може бути покараний. Його дії можна кваліфікувати як службове підроблення, за що ст. 366 КК передбачена відповідальність.

Зауважимо, що тяжкими вважаються наслідки, якщо вони стали причиною матеріальних збитків, які в 250 і більше разів перевищують н.м.д.г. (250 х 17 = 4250 грн) (примітка 4 до ст. 364 КК). Матеріальні збитки можуть виникнути, якщо підписаний бухгалтером документ буде визнаний недійсним у судовому порядку і це спричинить за собою додаткові матеріальні, зокрема грошові, витрати. Але в цьому випадку підприємство матиме право подати на бухгалтера позов до суду з вимогою відшкодувати ці збитки. Причому передбачене ст. 132 КЗпП обмеження розміру збитку, що відшкодовується з працівника, середнім заробітком не застосовується.

По-перше, з аналізу абз. 1 ст. 130 і ст. 132 випливає, що збиток в розмірі не вище середнього заробітку може відшкодовуватися тільки якщо він виник в результаті порушення працівником покладених на нього трудових обов'язків. А в нашому випадку на бухгалтерів не покладався обов'язок підписання документів замість директора.

По-друге, ст. 134 КЗпП містить перелік випадків, коли до працівників застосовується повна матеріальна відповідальність, де в п. 3 вказана така підстава, як збиток, нанесений діями працівника, які мають ознаки діянь, переслідуваних у кримінальному порядку. Це якраз те, що стосується нашого випадку, - кримінальна відповідальність за ст. 366 КК.

У третій ситуації директор і бухгалтер несуть таку ж відповідальність, як і в першій. А в другій відповідальність перш за все покладається на бухгалтера - як в першій ситуації. Хоча директор не такий вже і невинний. Він, по-перше, не забезпечив належного контролю за діями своїх підлеглих, а по-друге, не виконав своєї посадовий обов'язку - не ознайомився з результатами діяльності підприємства, що містяться в звітності, і не підписав звітність.

Ми нагадали загальні принципи відповідальності. Але в залежності від конкретних обставин відповідальність може бути різною. Наприклад, якщо порушення вчинили директор і бухгалтер підрядної організації, то, крім вищенаведеного, до них можуть бути застосовані заходи дисциплінарного впливу вищестоящою організацією.

Щодо бухгалтера, який працює за цивільно-правовим договором, зазначимо таке. Він не може бути посадовою чи службовою особою підприємства. Тому відповідальність за ст. 366 КК йому не загрожує. Залучити до цивільної відповідальності його можуть за порушення, допущені в результаті невиконання умов відповідного договору, в порядку, передбаченому таким договором та / або законом (ГК). А директору в даній ситуації загрожує тільки ст. 41 КпАП.

Яким чином узаконити такі ситуації?

На нашу думку, є один-єдиний універсальний законний спосіб, та й він стосується тільки бухгалтерів, які працюють за умовами трудового договору: видати наказ по підприємству, яким обов'язки тимчасово відсутнього директора покласти на бухгалтера. Правда, в такому випадку бухгалтер матиме право не тільки підписувати звіти, але і виконувати інші адміністративно-розпорядчі функції. Покласти на бухгалтера обов'язок тільки щодо підпису звітних документів за директора не можна в принципі, тому що право підпису є не самостійним, а похідним від посадових обов'язків, про що вже говорилося вище.

Тоді в рядку звітних документів «П.І.Б. керівника »слід вказувати прізвище, ім'я та по батькові бухгалтера, що заміщує директора і тимчасово виконує його функції. У рядку «Підпис» бухгалтер ставить свій підпис. Крім того, на практиці зліва від назви рядка звітного документа «Керівник» зазвичай ставиться коса лінія «/», яка свідчить про те, що документ підписаний не безпосередньо директором, а заміщає його працівником.

Але на практиці дуже часто чинять інакше. Записують П.І.Б. директора, а підпис ставлять заступника. Робити так не тільки некоректно, але і неправомірно. Тому що заміщається не конкретне фізична особа, як, скажімо, Іванов І.І., а посадова особа - директор. Тому потрібно ставити П.І.Б. тієї особи, яка в даний момент виконує функції директора.

Бухгалтери, які працюють за цивільно-правовим договором, ні за яких обставин не повинні підписувати звітні документи замість директора, тому що відсутні законні підстави надати їм такі повноваження - заміщати директора. Посадовими особами вони бути не можуть. Хіба що паралельно прийняти їх на роботу заступником за трудовим договором.

замість висновку

Бухгалтер може підписувати звітність та інші документи за директора у виняткових випадках і тільки після покладання на нього наказом по підприємству всіх або деяких директорських функцій. Це виключення з правила, яких бажано не зловживати. Підписувати звітні та інші документи за керівника підприємства - обов'язок, а не право директора. Нехтувати цим обов'язком не слід, оскільки наслідки для підприємства можуть бути дуже небажаними - від неприємних розмов з працівниками тих органів, куди подається звітність, до накладення штрафних санкцій.

Нормативна база

КК -Уголовний кодекс України від 05.04.2001 р №2341-ІІІ.

КпАП - Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р №8073-Х.

КЗпП - Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р №322-VIII.

ЦК - Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р №435-IV.

Закон про бухгалтерський облік - Закон України від 16.07.99 р №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Вимоги до письмової форми правочину

Правочин, який вчиняє юридична особа, підписується особами, уповноваженими на це її установчими документами, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства, та скріплюється печаткою.

Пункт 2 ст. 207 ГК

Порушення вимог законодавства про працю та про охорону праці

Порушення встановлених термінів виплати пенсій, стипендій, заробітної плати, виплата її не в повному обсязі, а також інші порушення вимог законодавства про працю - тягнуть за собою накладення штрафу на посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності та громадян - суб'єктів підприємницької діяльності від п'ятнадцяти до п'ятдесяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Ст. 41 КпАП

Грубе порушення угоди про працю

Грубе порушення угоди про працю службовою особою підприємства, установи, організації незалежно від форми власності, а також окремим громадянином або уповноваженою ними особою шляхом обману чи зловживання довірою або примусом до виконання роботи, не обумовленої угодою, - карається штрафом до п'ятдесяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або позбавленням права обіймати певні посади або займатися певною діяльністю на строк до п'яти років, або арештом на строк до шести місяців, або огра ІЧЕНЬ волі строком до двох років.

Пункт 1 ст. 173 КК

Службове підроблення

Службове підроблення, тобто внесення службовою особою до офіційних документів завідомо недостовірних відомостей, інша підробка документів, а також складання і видача завідомо недостовірних документів - карається штрафом до п'ятдесяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або обмеженням волі на строк до трьох років з позбавленням права обіймати певні посади або займатися певною діяльністю на строк до трьох років.

Те саме діяння, якщо воно спричинило тяжкі наслідки, карається позбавленням волі на строк від двох до п'яти років з позбавленням права обіймати певні посади або займатися певною діяльністю на строк до трьох років.

Пункти 1, 2 ст. 366 КК

Олександр ЗОЛОТУХІН

Як самоперевіритися з ПДВ-2
Суть справи :: Практика
Тему самоперевірок з ПДВ ми почали з розгляду нюансів заповнення податкової накладної 1. Продовжуючи її, зупинимося на менш поширених, але не менш важливих первинних документах системи податкового обліку з ПДВ: додатках до податкових накладних, ...

Поступка права вимоги «єдиннику»
№ 22 (1.6.2015) :: Суть справи :: Практика
ТОВ на загальній системі хоче поступитися право вимоги боргу в 10 тис. Грн.
Поступається ТОВ на єдиному податку. Варіанта два: поступка за 3 тис. Гривень або
поступка безкоштовно. Який варіант вигідніший з точки зору оподаткування?
Коли виникає д ...

Кінцеві бенефіціари - продовження історії
№ 22 (1.6.2015) :: Суть справи :: Практика
Ажіотаж, який піднявся навколо надання держреєстраторам інформації про
кінцевих бенефіціарів власників (контролерів) юросіб, змусив
законодавців прийняти 21.05.2015 р Закон України №475-VIII «Про внесення
змін до деяких законів України у ...