- Визначено порядок обчислення строків зберігання архівних документів
- Нові терміни і умови зберігання документів з особового складу
Указом Президента РФ від 04.04.2016 № 151 керівництво Федеральним архівним агентством передано з відання Мінкультури Росії безпосередньо Президенту РФ. У зв'язку з цим закон про архівну справу в Російській Федерації доповнено новими нормами. Ці норми, зокрема, стосуються встановлення та обчислення строків зберігання архівних документів, а також термінів і умов зберігання документів з особового складу, які відображають трудові відносини працівника з роботодавцем. Коментують зміни експерти 1С.
Організації та підприємці зобов'язані зберігати документи, що стосуються особового складу. Це випливає з частини 1 статті 17 Федерального закону від 22.10.2004 № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації».
Документи по особовому складу є архівні документи, що відображають трудові відносини працівника з роботодавцем (п. 3 ст. 3 Закону № 125-ФЗ). До них відноситься трудовий договір, графік відпусток, трудова книжка, табель обліку робочого часу, особиста картка співробітника і т. Д.
Закон № 125-ФЗ доповнено новими нормами, що регулюють порядок зберігання архівних документів у всіх випадках, коли закон передбачає таке зберігання (Федеральний закон від 18.06.2017 № 127-ФЗ).
Визначено порядок обчислення строків зберігання архівних документів
У новій статті 21.1, запровадженої Законом № 127-ФЗ, визначено, що терміни зберігання архівних документів встановлюються федеральними законами, іншими нормативними правовими актами РФ, а також переліками документів, передбаченими частиною 3 статті 6 та частинами 1 і 1.1 статті 23 Закону № 125- ФЗ.
Терміни зберігання архівних документів незалежно від місця їх зберігання обчислюються з 1 січня року, наступного за роком, в якому вони були закінчені діловодством.
Нові терміни і умови зберігання документів з особового складу
Нова редакція статті 22.1 Закону № 125-ФЗ диференціювала терміни зберігання документів з особового складу в залежності від року, в якому вони були завершені в діловодстві. Документи, закінчені діловодством:
- до 01.01.2003 - зберігаються 70 років;
- після 01.01.2003 - зберігаються 50 років.
Зазначені терміни не поширюються на документи з особового складу, щодо яких переліками архівних документів встановлено інші терміни зберігання. Так, згідно з Переліком типових управлінських архівних документів, затв. наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 58, характеристики працівників, які не ввійшли до складу особових справ, повинні зберігатися 75 років, а документи (довідки, доповідні, службові записки, копії наказів, виписки з наказів, заяви та ін.) - 5 років .
Після закінчення терміну зберігання документи проходять експертизу цінності документів.
Правило про зберігання документів з особового складу держслужбовців залишилося колишнім - вони зберігаються протягом 75 років після припинення держслужби з проведенням експертизи цінності документів після закінчення терміну їх зберігання.
Федеральний закон від 18.06.2017 № 127-ФЗ опублікований 18.06.2017 на офіційному інтернет-порталі правової інформації . Основні положення діють з 18.06.2017.
Нагадаємо, що стаття 22.1 була додана до Закону № 125-ФЗ Федеральним законом від 02.03.2016 № 43-ФЗ. Зазначений закон визначив з 13.03.2016 терміни зберігання документів, які тепер втратили силу.
До прийняття Закону № 43-ФЗ положення Закону № 125-ФЗ не пов'язували термін зберігання документів з особового складу з датою їх створення. Тому термін зберігання (незалежно від дати створення) становив 75 років (пп. «Б» п. 4 ст. 22 Закону № 125-ФЗ в попередній редакції, п. 19 Переліку, затв. Наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558) .
1С: ІТС
У «Довіднику кадровика» в розділі «Кадри і оплата праці» можна знайти ще більше інформації про локальних нормативних актах і кадрових документах, а також про порядок оформлення трудових відносин з працівниками.
