- Випадки списання заборгованості
- Процедура списання заборгованості
- Складові частини наказу
- підтвердження
- Особливий випадок
Наказ на списання дебіторської заборгованості є документальним підтвердженням зменшення існуючої податкової бази по податку на прибуток організації. За допомогою його компанія списує борги своїх контрагентів.
ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк наказу на списання дебіторської заборгованості .doc Завантажити зразок наказу на списання дебіторської заборгованості .doc
Зазвичай подібним чином діють тільки з безнадійними боргами. Ті суми, які ще можна якимось чином стягнути (наприклад, боржником був відписаний заставу), організація найчастіше намагається повернути.
Випадки списання заборгованості
Дебіторська заборгованість списується при:
- Ліквідації підприємства-боржника і неможливості покрити залишеним майном всі борги, про що свідчать судові пристави.
- Банкрутство боржника. Відрізняється від ліквідації примусовим порядком. Юридична особа - боржник в цьому випадку також перестає існувати, і претендувати ні на що.
- Ситуації, коли у дебіторської заборгованості минув термін позовної давності. Він становить 3 роки. Остаточний - 10 років. Справа в тому, що термін позовної давності відраховується від того моменту, як боржник останній раз визнавав свій борг перед кредитором. Це може відбуватися при різних обставинах. Але в будь-якому випадку термін можливості стягнення боргу ніколи не перевищує 10 років, згідно з існуючим законодавством.
- Наявності спеціального акту про припинення зобов'язань. Він повинен бути винесений муніципальним або державним органом.
У будь-якому випадку заборгованість повинна бути безнадійної, без єдиного шансу на подальше стягнення. І цей факт необхідно буде довести за допомогою наявної первинної документації. Не має сенсу списувати ще не прострочені борги.
Процедура списання заборгованості
Для того щоб провести повноцінне списання дебіторської заборгованості, необхідно правильно оформити досить велика кількість документації.
По-перше, потрібно провести інвентаризацію. Це необхідно для підтвердження факту існування боргу однієї організації перед іншою. Результати інвентаризації закріплюються спеціалізованою формою інв-17 або самостійно розробленим для цього бланком, закріпленим в обліковій політиці компанії.
По-друге, необхідно письмове обгрунтування про необхідність списання дебіторської заборгованості. У цьому письмовому обгрунтуванні перераховуються:
- Найменування контрагентів-боржників.
- Суми списаного боргу (вони вже повинні бути підтверджені інвентаризаційним актом).
- Конкретні причини, по якому списуються дебіторські борги визнаються організацією безнадійними.
- Підстави для виникнення описуваних боргів.
Складові частини наказу
Документ складається з декількох частин. Вступна частина складається з:
- Реквізитів організації в верхній частині наказу.
- Найменування документа.
- Дати наказу.
- Його номери.
Розташовуватися дані можуть на аркуші як горизонтально, так і вертикально. Головне, щоб дотримувався порядок викладу інформації, були прописані необхідні реквізити і зміст.
Основна частина наказу зазвичай містить:
- Пояснення причини списання дебіторської заборгованості. На початку ставиться посилання з акту інвентаризації. Повинні обов'язково бути присутнім його дата і номер. Також може бути присутнім посилання на бухгалтерську довідку і 196 статтю Цивільного кодексу.
- Розпорядження щодо визнання існуючого боргу безнадійним.
- Найменування контрагента, який виявився боржником.
- Точну суму дебіторської заборгованості, передбаченої для списання.
- Форму списання - бухгалтреском, податковому обліку. На практиці описують одразу обидва обліку.
- Розпорядження щодо взаємодії бухгалтера зі списаної сумою. При цьому вказується ПІБ співробітника, а також датування звітності, в якій слід відобразити нові цифри щодо дебіторської заборгованості на рахунках організації.
У наказі як доповнення може бути зазначено списання кредиторської заборгованості. Вона також виявляється за результатами інвентаризації та вимагає схожих документальних підстав. З цих причин їх можна об'єднати в один наказ.
Завершує наказ на списання дебіторської заборгованості підпис керівника та при наявності - друк. 
підтвердження
Так як справа стосується податків, необхідно перед виданням наказу переконатися в тому, що підтверджуючі документи в порядку.
Для того щоб підтвердити сам факт існування дебіторської заборгованості, стануть в нагоді договір з контрагентом-боржником, найпізніші акти звірки, акти прийому-передачі та інша первинна документація.
Крім факту існування боргу, яка списує організації необхідно довести, що він є безнадійним. Для цього необхідно запастися:
- Випискою з ЮГРЛ. При банкрутство та ліквідацію організації-боржника в їх основі не повинно існувати.
- Постановою судових приставів, в якому значиться факт неможливості подальшого стягнення матеріальних засобів з боржника.
- При банкрутство - довідкою про рішення суду після закінчення конкурсного виробництва.
- Постановою ліквідаційної комісії в тому, що вимоги оплати боргу не можуть бути задоволені з огляду на фізичну неможливість тощо.
Тільки після того, як вся документація і підтверджує «первинка» зібрані, потрібно формувати наказ на списання дебіторської заборгованості. Він підписується, а потім прикріплюється до бухгалтерській довідці.
Таким чином, списання дебіторської заборгованості буде юридично грамотно оформленим за наявності трьох документів:
- Акта інвентаризації.
- Бухгалтерської довідки.
- Наказу про списання боргу з підписом керівника.
Особливий випадок
Якщо за результатами інвентаризації вийшло так, що по відношенню до одного контрагента виявлена як дебіторська, так і кредиторська заборгованість, то бухгалтерії спочатку необхідно буде провести необхідні взаєморозрахунки. А дебіторською заборгованістю буде вважатися тільки різниця між сумами. І наказ на списання дебіторської заборгованості буде оформлятися на її основі.
