Ведення спеціальних прибуткових і видаткових книг - можуть виконувати тільки високоосвічені люди.
(Юрій Збанацький, «Сеспель», 19
Під час недавньої генеалогічної поїздки на Волинь серед інших документів, приємною знахідкою стали церковні радянські документи з обліку доходів та витрат. Виявляється, в СРСР навіть церква звітувала і існували докладні інструкції, як вести звіт.
Ми подумали, що цікаво було б вам розповісти більш докладно про ці документи, можливо, комусь вони стануть в нагоді і дозволять «просунутися» далі в дослідженні родоводу і познайомлять ще з одним типом генеалогічних джерел. Якщо інформація актуальна - запрошуємо до прочитання.
У жовтні 1944 року Помісний Собор Єпископів і Священний Синод ввели в церквах Московської Патріархії облікові записи приходу і витрати коштів, а також матеріалів, товарів і продуктів. Для зручності обліку церковного майна почали вести касові, товарно-матеріальні книги і книги інвентарю. Це був той мінімум, який дозволяв чітко визначити, що і скільки має церква, чого вона потребує і навіщо.
Звичайно, жодна запис в таких книгах не могла вноситися безпідставно, підставою в цьому випадку служила документація. Так, для кожного запису в касовій книзі повинен бути прибутковий або видатковий документ. Для записів в товарно-матеріальної книзі використовували рахунки, або інший документ, за яким купували товар або матеріал, або акти. Те ж саме стосувалося інвентарної книги - кожен запис робили на підставі рахунку або іншого документа.
Касова книга
Касова книга призначалася для записів скільки надходило і витрачалося грошей. Зліва в книзі записували прибуток, а праворуч - скільки витрат. Спочатку вносили порядковий номер запису, потім сам короткий і зрозумілий текст і нарешті суму.
Кожна касова книга також мала свій номер. На останній сторінці записували: «У цій касовій книзі є стільки-то сторінок». Нову касову книгу починали з назви певного місяця і підписів настоятеля церкви, касира і рахівника (бухгалтера).
Коли починався наступний місяць, запис в касовій книзі робили на новій сторінці, нагорі писали назву нового місяця, а нижче - скільки грошей залишилося в касі на 1-е число місяця. В кінці кожного місяця підсумовували, скільки вийшло прибутків і витрат. Все повинно бути завіреним касиром і рахівником (бухгалтером).
Строго заборонялися будь-які підчистки тексту. Якщо в касовій книзі записували щось неправильно, запис закреслювали тільки однією лінією, а над нею робили виправлення. Збоку або внизу на сторінці вказувалося: «Виправленому вірити, а закреслена не читати». Під цими словами той, хто правил, повинен поставити свій підпис.
Прибуткові документи, що служили підставою для запису в касовій книзі, створювалися зараз, як надходили гроші з таких джерел, як:
- виручка (тоді писався рапорт про продаж свічок, хрестиків тощо);
- внески окремих жертводавців (жертводавців давали розписку, а її копія служила підставою для запису в касовій книзі);
- тарілочний і квартовий збори (підставою служив короткий акт);
- оплата парафіянами за послуги церкви і користування церковним майном (наприклад, покрив; парафіянам також давали розписку, а її копія служила підставою для запису в касовій книзі);
- податки з зарплати і рахунків за працю (податки повинні були вноситися не рідше одного разу на місяць в фінансовий відділ місцевої райради).
На прибуткових документах зазначали: «Записано в касовій книзі за № ...», а потім зберігали їх в спеціальній папці в підшитому вигляді і в хронологічному порядку.
Витратні документи також зберігалися в окремій, своїй папці. Це могли бути:
- відомість на виплату зарплати персоналу, який обслуговував церква;
- відомість на виплату зарплати співакам хору церкви;
- квитанція про сплату грошей будь-якої організації чи установі;
- рахунок за куплені матеріали, продукти, товари, інвентар;
- розписка, про те, що були отримані певні суми грошей з каси за послуги;
- рахунок за працю або послуги для церкви від приватних осіб;
- довідка про витрати дрібних сум (до 50 рублів) на покупки без рахунків.
У всіх рахунках повинна була стояти дата, коли вони були складені, також зазначалося, кому або якій церкві пред'явлений рахунок, від кого цей рахунок спрямованого, коротко і зрозуміло повідомлялося, за яку послугу або угоду. І звичайно, ставили внизу підпис і дату.
Варто зауважити, що акти на грошові витрати без підстав були категорично неприпустимі. І для того, щоб витратні документи ставали чинними, їх повинен був прийняти настоятель церкви або уповноважена особа.
Товарно-матеріальна книга
Коли надходили або витрачалися матеріали, товари, продукти і т.д., для їх обліку велася товарно-матеріальна книга. Як і в касовій книзі, зліва писали про надходження, а праворуч - про витрати. Для окремих речей, видів або сортів матеріалу існувала окрема (подвійна) сторінка. Наприклад, на окремих сторінках могли вести облік церковного вина, воску, ладану. Для деяких видів матеріалу дозволяли відкрити об'єднані рахунки (наприклад, за різні фарби).
Підставою для записів у товарно-матеріальної книзі служив рахунок або інший документ, за яким купували товар або матеріал. Той, хто приймав віск для переробки свічок, розписувався в одержанні воску і т.п. Рідко, але в певних випадках дозволялося складати акти про витрати матеріалу, коли ще не було вчасно виписаних накладних. Тоді акт складався тим, хто відповідав за матеріали, і хто робив витрати цих матеріалів. В акті обов'язково вказували, який матеріал і скільки його витрачено і для чого.
Звичайно, на рахунках, які стосувалися придбання матеріалу або інвентарю, робили зауваження, коли і за яким номером та на якій сторінці товарно-матеріальної або інвентарної книги вказано надходження за рахунком. Документи зберігалися в папці «Документи обліку матеріалів і товарів».
Рідше одного разу на квартал і не менше двох разів на рік, проводилася інвентаризація матеріально-товарних цінностей, тобто перевіряли, чи дійсно є матеріали і товари, які були записані в книзі. Коли починався новий рік, записи в книзі починали з інформації, скільки залишилося матеріалу і товару з минулого року.
Інвентарная книга
Церковні громади використовували церковні будівлі, що належать державі і які передавалися громадам на підставі угод з місцевими Радами. Крім церковних будівель, часто передавалися і предмети церковного вжитку, за їх збереження і збереження церковні громади несли відповідальність.
Також громади могли купувати і предмети інвентарю, і предмети побуту, і церковне начиння, облачення тощо. Відомості про все це зберігалися в інвентарній книзі. Звичайно, перш за все мали на увазі два джерела інвентарю від Ради (тобто «Інвентар, що знаходиться в оренді») і «інвентар власний». Тому інвентарну книгу ділили на дві частини.
Практично інвентарна книга писалася так само, як і товарно-матеріальна. Зліва в книзі записували наявність інвентарю та його прибуття, а праворуч - його вибуття.
Кожному предмету інвентарю присвоювався постійний номер, який прописувався в книзі. До речей акуратно приклеювалися невеликі залізні жетони з вибитими на них такими ж номерами. При збереженні інвентарю цілком відповідала одна особа або група осіб. У великих храмах одна людина могла відповідати за вівтар, а інший - за господарський вівтар. Майно відповідальним особам передавалося по акту передачі.
Всі документи зберігалися в окремій папці «Документи з обліку інвентарю».
звітні дані
На підставі записів у книгах щомісяця становили касовий звіт і звіт руху матеріалів і товарів.
Касовий звіт складався на підставі записів в касовій книзі. Всі суми надходжень і витрат групувалися за окремими статтями витрат до доходів.
Звіт руху матеріалів і товарів складався на підставі записів у товарно-матеріальної книзі. У звіті відображалося стан руху матеріалів, вказувалося все залишки, надходження і витрати, а також кількість, вартість матеріалів і товарів.
Коли виникали труднощі в господарському житті, суспільства писали пояснення. Пояснювалися головні ремонтні роботи, які потрібні матеріали і які є можливості для їх отримання.
У матеріальному звіті вказували, куди йшли основні матеріали, на які роботи. Для звіту були обов'язкові одиниці виміру. Наприклад, свічки - в кілограмах, віск - в кілограмах, хрестики - в штуках, залізо покрівельне - в листах, дрова - в кубічних метрах, вино - в літрах, масло лампадне - в літрах, цвяхи - в кілограмах, фанери - в листах.
Звітні дані надавалися благодійному не пізніше 10 числа наступного місяця.
списки жертводавців
Внески окремих жертводавців фіксувалися в спеціальному журналі. Жертводавці давали розписку, а її копія служила підставою для запису в касовій книзі. Журнал вівся за 1 рік. У списках записували ім'я, прізвище жертводавця, суму пожертви і порядковий номер. Знизу кожної сторінки була порахована сума.
Автор Аліса Гаврильченко ©
Папка c фото c генеалогічної поїздки на Яндекс Диск , Де є все скани інструкції з ведення обліку в церкві
PS 
Статтю підготовлено спеціально для Пращур.укр . Якщо Ви зацікавлені в дослідженні своїх сімейних коренів, хочете створити генеалогічне дерево, знайти документи про походження для Карти Поляка - звертайтеся до нас. Ми допоможемо!
⋅
