Правильно пишемо генеалогічний запит

Привіт, шановні читачі. Оскільки тема пошуку своїх предків стала в останні роки популярною, багато "загорілися" бажанням створити своє родовідне дерево, написати сімейну енциклопедію або книгу життя свого роду. Відразу скажу, що ресурсів на яких можна знайти рекомендації для цієї роботи багато, варто лише задати пошук в Яндексі або Гуглі, типу "як скласти свій родовід", "як створити родовід книгу".

На нашому ресурсі теж є рекомендації щодо створення родоводу книги тут .

Але зараз коротко про те, де брати матеріал для родоводу книги. Після опитування родичів, і "шелестіння" за сімейними архівами, пора вирушати в архів. І найпростіше справа відправитися державний архів того обласного центру в якому ви проживаєте. В архіві, з добре відпрацьованим алгоритмом роботи з сімейними істориками, з вами проведуть співбесіду. Не лякайтесь! Це для того, щоб визначити наскільки ви підготовлені до роботи в архіві.

Дослідник-пошуковик з мене який? Визначимо ступінь своєї готовності до роботи

Цілком очевидно, що якщо ви йдете в архів вперше, і у вас все-навсього пекуче бажання знайти інформацію про предків, то для роботи в архіві підготовлені ви слабо. До речі, до фондів вас не допустять. Тільки в читальний зал. Але в руки потраплять історичні документи. І працювати з ними треба знати як.

Чи не відчуваєте в собі сили самостійно працювати з архівними справами?

Зробіть генеалогічний запит, і службовці архіву самі знайдуть потрібну інформацію.

Який запит робити?

Запити, що надходять в архіви, підрозділяються на тематичні, генеалогічні і запити соціально-правового характеру.
Тематичний запит - запит про надання інформації з певної проблеми, теми, події або факту. Різновидом тематичного запиту є біографічний запит, за яким встановлюються відомості, необхідні для вивчення життя конкретної особи, уточнюються факти його біографії.
Генеалогічний запит - запит, що виражає потреба в документної інформації, яка встановлює спорідненість, родинні зв'язки двох або більше осіб, історію сім'ї, роду.
Запит соціально-правового характеру - запит конкретної особи або організації, пов'язаний із забезпеченням прав і законних інтересів громадян.

На які запити архів повинен відповідати?
Архів зобов'язаний відповідати не на всі запити, а тільки на такі, при написанні яких виконані певні правила. Запит повинен містити:

відомості про те, хто його написав - назва організації або прізвище ім'я та по батькові громадянина,
поштову адресу, щоб можна було відповісти на ваш запит поштою,
тему - тобто має бути чітко сформульовано, що саме ви хочете дізнатися, просто переказувати історію своєї сім'ї і висловлювати бажання, що ви хотіли б дізнатися що-небудь ще, марно, потрібен конкретний питання,
хронологічні рамки запитуваної інформації - просити знайти всіх носіїв вашого прізвища у всіх документах архіву безглуздо, але попросити зробити це за певним регіоном і хронологічним періоду цілком допустимо.

На запити, в яких ці умови не дотримані, архіви, швидше за все, просто не дадуть. На інші запити відповісти вони зобов'язані, але іноді трапляються і дивні випадки - один архів, наприклад, не міг відповідати на запити, тому що внаслідок важкого матеріального становища не мав конвертів (це абсолютно реальний випадок).

Архівісти мене не похвалять, але я все ж дам маленький рада

Після того як ви відправили запит, має сенс зателефонувати в архів і дізнатися, чи отримано ваш запит, а потім телефонувати ще неодноразово, щоб дізнаватися, як справи. Повторю, це з розряду "шкідливі поради", але це дійсно допомагає.

Терміни виконання тематичного або генеалогічного запиту встановлять за попереднім погодженням з вами - вони залежать від складності пошуку потрібної інформації.
Запит пишемо на ім'я директора архіву. Суворої форми запиту немає, головне, щоб все було написано зрозуміло.
Не треба поспішати і просити скласти вам родовід, рухайтеся поступово.
Лист пишете таке:
Директору архіву такого-то
Адреса
Від (ваше ПІБ та адреса)
Заява

Я, (ПІБ), (якщо ви припускаєте, що вам можуть бути надані пільги, напишіть це відразу, тобто ветеран війни, багатодітна мати, персональний пенсіонер і т.п.) прошу допомогти мені в генеалогічному пошуку (якщо ви вважаєте, що це може розглядатися як тематичний запит або запит соціально-правового характеру, напишіть про це тут, для цього потрібно вказати причину пошуку, наприклад, в зв'язку з питанням про спадщину).
Мій (ступінь споріднення) (ПІБ), (такого-то) віросповідання, народився в такому-то населеному пункті такого-то числа такого-то року, що зазначено в (такому-то документі, припустимо, в свідоцтві про шлюб). Прошу, використовуючи наявні в вашому архіві метричні книги або інші фонди, повідомити мені відомості про його батьків і надіслати копії наявних документів. Оплату гарантую (цей пункт можете опустити, деякі архіви виконують частину запитів безкоштовно).
З повагою
ПІБ
Дата.

А тепер пояснення "якщо"
1) Якщо ви не знаєте точно, коли ваш предок народився, можете бути менш конкретні, тоді треба написати: «за сімейними переказами народився в такому-то населеному пункті приблизно в такому-то році» та, відповідно, в заяві попросіть уточнити дату народження .

2) Якщо ваш предок жив не в селі, а в місті, особливо у великому, де було багато церковних парафій, бажано знати його адресу (тоді, швидше за все, він був прихожанином найближчого до місця проживання приходу). Може бути, архів і погодиться переглянути відомості про всі парафіях, але коштувати це буде дуже дорого.

3) Якщо надійшов непрофільний запит (наприклад, ви переплутали Великий і Нижній Новгород і відправили лист не туди), архів направляє його в потрібний архів або пише у відповіді, що ви помилилися, пояснюючи, куди потрібно звернутися. Реакція на непрофільний запит згідно із законом не має бути більше 5 днів з моменту надходження запиту в архів.
Запити організацій і громадян розглядаються керівництвом архіву, направляються на виконання до відповідного підрозділу або безпосередньо виконавцю, і повинні виконуватися за всіма, що зберігаються в архіві документів і друкованих видань, що належать до предмета запиту.
При надходженні непрофільного запиту архів направляє його за місцем зберігання запитуваних документів або дає організаціям і громадянам відповідні рекомендації.
Архів проводить роботу по виконанню тематичних запитів користувачів в порядку надання платних послуг (в тому числі на основі договору) або безоплатно. Терміни та вартість робіт по виконанню запитів користувачів узгоджуються з ними - зверніть увагу на цей пункт, вам повинні заздалегідь сказати про те, скільки вам доведеться заплатити.
При необхідності проведення пошуку по значному комплексу документів і організації їх копіювання архів письмово повідомляє користувачеві про проміжні результати роботи.

Залишилися питання?

На сайті Федерального архівного агентства ще відповіді на питання пов'язані із запитами щодо відновлення родинних зв'язків і створення генеалогічного древа. Читайте

Немає часу і впевненості що впораєтеся, найміть приватного генеалога

Більше рекомендацій і підказок у нашій групі ВК "Практична Генеалогія не для всіх, а для кожного"