- Ведення протоколу - невід'ємна частина будь-якої наради, конференції, засідання, вченої ради та інших...
- оформлення протоколу
Ведення протоколу - невід'ємна частина будь-якої наради, конференції, засідання, вченої ради та інших меропріятій.Очень важливо складати протокол правильно, адже саме цей вид документа відображає суть наради і може служити підтвердженням або спростуванням деяких моментів цього заходу. У діловодстві однаково важливі як протоколи великих нарад між різними компаніями, так і внутрішніх планерок.
01.09.2013 вступив в силу федеральний закон від 07 травня 2013 року №100-ФЗ «Про внесення змін до підрозділи 4 і 5 розділу I частини першої та статтю 1153 частини третьої Цивільного кодексу Російської Федерації». Одна зі змін - вимоги до оформлення протоколів зборів тепер містяться в Цивільному кодексі .
розділи протоколу
ГОЛОВУЮЧИЙ - посадова особа, яка веде збори, нарада тощо.
СЕКРЕТАР - присутній на зборах і ведучий протокол цих зборів людина. Не обов'язково це секретар за посадою, вести протокол може будь-який співробітник будь-якого відділу.
ПРИСУТНІ - перерахування всіх присутніх на зборах із зазначенням їх посад. Список присутніх оформляється відповідно до займаних посад, від найвищої до найнижчої. У случаекогда серед присутніх є кілька людей з рівнозначними посадами, тоді їх черговість у списку визначається алфавітним порядком. Інший варіант розташування присутніх - в алфавітному порядку прізвищ, незалежно від займаної посади.
Якщо на нараді присутні більше 15 осіб, то вони оформляються окремим списком, який прикладається до протоколу:
ПРИСУТНІ: 45 осіб (список додається).
ПОРЯДОК ДЕННИЙ - в цьому розділі послідовно відображаються всі питання, які планується розібрати на нараді. У коротких протоколах і протоколах оперативних нарад порядку денного може і не бути.
СЛУХАЛИ - тут вказується ім'я доповідача і тема або, при необхідності, короткий зміст його виступу.
наприклад:
СЛУХАЛИ: Іванова П.І. з доповіддю про розвиток нового пріоритетний напрям.
ВИСТУПИЛИ - за прізвищами перерахування всіх, хто коментував доповідь.
ВИРІШИЛИ - тут пишемо, до яких рішень прийшли в ході наради і вказуємо узгоджені на нараді терміни реалізації рішень. Найчастіше «рішення» носять характер завдань і мають всі складові для цього: прізвище виконавця, зміст завдання, термін виконання. наприклад:
Іванову І.І. - в термін до 20.12.2014 скласти план підвищення кваліфікації співробітників відділу закупівель на 2015 рік.
Крім того, рішенням протоколу можна затвердити або погодити проект документа:
Затвердити Правила користування корпоративною електронною поштою ТОВ «Весна» і ввести їх в дію з 03.08.2015.
або
Узгодити Номенклатури справ ТОВ «Весна».
Рідше в протоколах зустрічаються такі розділи:
Заслухавши - один із присутніх зачитує всім якийсь документ або частина документа.
наприклад:
Заслухавши Лист Мінфіну від 22.07.2015 №4545-п
ВІТАЛЬНЕ СЛОВО - як правило, привітальна промова вимовляється головою зборів на великих конференціях і форумах. На звичайних нарадах обходяться без барвистих привітань.
ЗАПРОШЕНІ - це експерти в якійсь галузі, яких запросили для того, щоб вони висловили свою компетентну думку з питань наради. У прийнятті рішень запрошені особи участі не приймають.
ОСОБЛИВА ДУМКА - це думка одного з учасників наради, яке розходиться з прийнятим рішенням. Учасник має право вимагати, щоб його особливу думку було зафіксовано в протоколі. Воно оформляється на окремому аркуші і є невід'ємною частиною протоколу.
Якщо по оному з питань виникла дискусія, то вона записується і оформляється так:
СЛУХАЛИ: І.А. Парамонова про необхідність впровадження в групі компаній єдиної системи електронного документообігу.
ПИТАННЯ: Т.А. Михайлова. Чи є впровадження єдиної СЕД економічно доцільним на даному етапі розвитку групи компаній?
Відповідь: Впровадження СЕД не тільки є економічно доцільним, а й допоможе оптимізувати витрати на адміністративну діяльність групи компаній.
Голосування фіксується наступним чином:
У голосуванні взяли участь 10 осіб. «За» - 8 осіб, «Проти» - 1 особа, утримався - 1 людина.
оформлення протоколу
Протокол оформляється на бланку організації для документів. на цьому бланку присутні наступні реквізити:
- найменування організації;
- найменування структурного підрозділу (якщо нарада відбувається у відділі або дирекції);
- місце складання документа (можна не вказувати, якщо населений пункт, в якому працює організація, входить в її назву: «Тольяттинский молочний завод»);
- найменування документа - ПРОТОКОЛ;
- заголовок до тексту - в цьому випадку назва наради або найменування колегіального органу:
ПРОТОКОЛ
оперативної наради
або
ПРОТОКОЛ
засідання експертної комісії
Готовий протокол розсилається всім учасникам наради. Якщо документ містить завдання - ставиться на контроль.
Внутрішні протоколи, як правило, складаються в короткій формі. Мета тут - зафіксувати доручення директора, а не хід наради або думки його учасників. Зовсім інша справа, коли на нараду збираються представники кількох організацій. Якими б не були хорошими стосунки з ними сьогодні, ніколи не відомо, що чекає нас завтра. Може бути, протокол саме цієї наради стане ключовим документом, який доведе вашу правоту в можливому спорі. Тому на спільних нарадах протоколи ведуться з усією строгістю.
Як організувати нараду , Читайте в статті за посиланням.
Image by photostock / www.freedigitalphotos.net
