- Основне призначення
- зміст документа
- Бланк і зразок 2019
- Коротка і повна різновиди
- Витяг з протоколу
- особливості ведення
- Завантажити зразки бланків:
За результатом проведення засідання, зборів чи наради майже завжди складається протокол за відповідним зразком. Особливості заповнення та готовий приклад документа можна знайти нижче.
Завантажити зразок бланків можна в кінці статті.
Основне призначення
По ходу проведення наради завжди складається протокол, причому керівництво саме вирішує, яким зразком краще скористатися. Цей документ виконує відразу кілька функцій:
- Фіксує інформацію про всіх присутніх і виступали.
- Містить всі ключові рішення, прийняті в ході цієї наради.
- Відображає фактичний стан переговорного процесу, фіксує ключові домовленості на даному етапі.
Таким чином, основне завдання документа - зафіксувати факт проведеної наради та всіх рішень, які були прийняті за результатом.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. Не всі засідання протоколюються, тому керівництво компанії має право самостійно вирішувати, в якому випадку складати звітний документ, в якому - ні. Зазвичай протоколи застосовуються на тих нарадах, на яких обговорюються питання, що безпосередньо впливають на майбутній розвиток організації.
зміст документа
У законодавстві не розроблено ніяких вимог до змісту документа, і тим більше немає єдиної форми. Тому кожна компанія може використовувати власний бланк. У тому числі можна застосовувати різні варіанти бланків для конкретних випадків (наприклад, збори відділу, позачергова нарада або спільне засідання з представниками контрагента).
Зазвичай в документі відображаються такі відомості:
- Повна назва компанії, номер протоколу і дата його складання. Нумерацію можна проводити наскрізну - з початком відліку з кожного календарного року.
- Склад присутніх:
- голова комісії;
- відповідальний секретар, що фіксує записи в протоколі;
- решта присутніх - зазвичай список виноситься в кінець документа.
- Порядок денний - тобто список питань, які передбачається обговорити. Складається заздалегідь і доводиться до відома всіх присутніх (зазвичай створюються спеціальні оголошення за кілька днів за зборів).
- Список виступаючих (ПІБ, посада, тема виступу, порушені питання).
- Рішення, які були прийняті в результаті наради.
- Підписи голови та секретаря, розшифровки підписів (прізвище та ініціали).
- Якщо до протоколу додаються додаткові документи, а також матеріали аудіозаписів, фото- і відеозйомки, цей факт обов'язково відбивається в документі. В кінці прописують слово «Додатки» і перераховують назви документів та інших матеріалів, їх кількість і вид (оригінал або копія), а також кількість сторінок.
Бланк і зразок 2019
У найбільш простому випадку бланк виглядає так.
А в якості зразка можна вибрати таку форму:
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. У розділі «УХВАЛИЛИ» з описом рішення нерідко наводяться і результати процедури голосування, якщо воно було проведено на зборах. Результати фіксуються простим підсумовуванням голосів «ЗА», «ПРОТИ» і тих, хто утримався.
Коротка і повна різновиди
В одній і тій же організації можуть проводитися різні наради. Важливість того чи іншого зборів залежить від питань, які на ньому розглядаються. І вони ж визначають вибір того чи іншого зразка, за яким буде складено протокол. В цілому можна виділити 2 різновиди документа:
- Короткий протокол - як правило, складається для фіксування інформації, отриманої в ході оперативного, звичайного наради, на якому розглядаються поточні питання. У ньому досить просто згадати всіх виступаючих (ПІБ, посада) і коротко описати тему виступу (це і є тема доповіді). У деяких випадках фіксують і окремі питання у вигляді пунктів плану. Ось зразок короткого протоколу наради.
- Повний - тут необхідно більш точне і повне фіксування відомостей про темах виступу. Наводиться не тільки сам доповідь виступав, але і репліки, обговорення присутніх. Нерідко складаються стенограми (точні цитати з фіксуванням кожного слова доповідача, його опонентів та інших осіб). Ось приклад такого документа.
Витяг з протоколу
У разі необхідності отримання деяких відомостей з протоколу, складається виписка. Цей документ являє собою точну копію частини протоколу. У виписці обов'язково фіксується дата складання основного документа, його номер, назва компанії. Вірність копії засвідчується особистою підпис, секретаря та / або голови зборів.
особливості ведення
У разі звітних зборів за підсумками року зазвичай вибирають розширені форми документа. Якщо ж мова йде про збори окремого структурного підрозділу, керівники, як правило, вибирають найбільш простий шаблон.
Особливості фіксування фактів і зберігання протоколу наступні:
- Зразок протоколу наради стверджує керівництво компанії або конкретного структурного підрозділу організації.
- Ведеться безпосередньо в момент проведення зборів. Призначається спеціальний співробітник, відповідальний за оформлення документа. У більшості випадків це секретар, який також виконує обов'язки секретаря зборів.
- Щоб уникнути неточностей, некоректного тлумачення фраз виступаючих нерідко проводиться додаткове фіксування всіх подій, що відбуваються під час зборів. Застосовуються засоби аудіо- та відеозаписи. Згодом при необхідності в додаток до протоколу наводяться стенограми виступів - точні цитати того, що говорили співробітники та інші запрошені особи.
- Кількість оригінальних примірників складається в залежності від ситуації. Як правило, достатньо одного оригіналу. Однак в разі проведення зборів за участю партнера (представників іншої фірми) виникає необхідність складання 2 оригіналів. Зазвичай такі збори проводяться на різних етапах ділових переговорів.
- Що стосується копій документа, можна скласти будь-який їх кількість. Така необхідність виникає при проведенні зборів, рішення яких є обов'язковими для всіх відділів організації. Тоді копії розсилаються в усі структурні підрозділи. Як правило, вони засвідчуються оригінальною печаткою і власноручним підписом керівника.
Щоб уникнути можливих неточностей, застосовують засоби аудіо- та відеозаписи, щоб згодом стенографічних точно відтворити виступ кожного співробітника або запрошеної особи.
Завантажити зразки бланків:
Порожній бланк протоколу наради (word)
Зразок заповнення протоколу наради (word)
